En este artículo te mostramos cómo configurar la integración con ADP Partner. Prepara tu cuenta siguiendo los pasos a continuación.

Nota
Para usar la integración con ADP Partner, se requiere una entidad legal con sede en España. Para obtener más información sobre las entidades legales, lee nuestro artículo del Centro de ayuda Crear entidades legales.

Introducción

¿Cuál es el beneficio de esta integración?

Al integrar Personio con el sistema de tu proveedor de nóminas, los equipos de recursos humanos y los gestores de nóminas obtienen beneficios significativos al optimizar su proceso de gestión de datos. Los usuarios de la solución ya no tendrán que introducir los datos dos veces. Una vez introducida la información en Personio, podrás transferirla fácilmente al sistema de nóminas. Esta sincronización garantiza que los registros de los empleados estén siempre actualizados, lo que reduce el riesgo de discrepancias. Además, la posibilidad de errores manuales se minimiza significativamente. Esto reduce el esfuerzo manual que requiere la preparación de la nómina.

¿Cuál es el alcance de la integración?

• Archivo de exportación: Personio crea un archivo de exportación con el formato específico para importarlo a ADP Partner y se puede enviar a través de SFTP (Protocolo de transferencia de archivos seguro) a un servidor seguro.  
• Datos de los empleados: el archivo de exportación de ADP Partner contiene datos de los empleados. Para obtener una lista completa de los atributos incluidos, consulta la tabla en Atributos definidos.
• La integración admite la rescisión de los empleados, así como las actualizaciones de los datos de los empleados.

Nota
▶Para garantizar que la importación funcione correctamente, no debes realizar ningún cambio en los archivos de importación
▶ No admitimos la creación de empleados a través de la integración de ADP Partner. Primero debes agregar los empleados en ADP.

Requisitos previos para usar la integración

• Debes utilizar ADP Partner para la nómina.
• Asegúrate de tener al menos una entidad legal configurada en el sistema.

Cuenta

Paso 1: Preparar la cuenta y completar los atributos

Para reservar la integración de ADP Partner directamente en Personio a través del Marketplace, sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en la barra de navegación.
2. Busca ADP Partner España.
3. Haz clic en Reservar integración.

Para transferir correctamente los datos entre Personio y ADP Partner, nuestro equipo de operaciones de nómina comprobará la configuración de tu cuenta. Analizan que se hayan creado los atributos requeridos, y que tengan el formato y soporte correctos durante el proceso de activación.

Esto puede dar lugar a cambios en tu cuenta. Los atributos ya creados con el formato correcto se vinculan directamente. Los atributos que falten y que formen parte de la exportación se añadirán a la nueva sección ADP Partner en los perfiles de los empleados. Inicialmente, esta sección solo es visible para los administradores.  

Paso 2: Configurar la integración

Una vez configurada la integración de ADP Partner, podrás activarla para la entidad legal correspondiente. Ve a Ajustes > Nómina > ADP Partner. Selecciona la entidad legal correcta. Esto solo es necesario si hay varias entidades legales. Activa la integración e introduce los siguientes campos:

• Código ADP PAC 
• Nombre de usuario SFTP
• Contraseña SFTP

Nota
Si no tienes esas credenciales, comunícate con tu persona de contacto de ADP para que te las proporcione.

Paso 3: Completa los atributos

Debes completar los atributos antes de poder usar la integración. Tienes dos opciones para completar todos los nuevos atributos añadidos a tu cuenta:

• Completa todos los atributos manualmente.
• Completa todos los atributos utilizando una de las plantillas de importación de la izquierda. Lee nuestro artículo sobre la importación de datos de empleados para obtener más información.

Al completar los atributos, también debes definir qué empleados deben incluirse en la sincronización. Esto se explicará con más detalle en la siguiente sección.

Decide qué empleados deben incluirse en la sincronización

Al completar los valores, hay dos atributos a los que debes prestar especial atención, ya que determinan si los empleados deben tenerse en cuenta durante la sincronización y bajo qué identificador:

Incluir en la nómina española: establece este atributo en Sí para todos los empleados cuyos datos se transferirán a través de la integración. Configúralo en No para todos los empleados que quieras excluir de la sincronización.

Número de empleado (ADP): sirve como identificador único entre los dos sistemas y garantiza la asignación correcta de los datos de los empleados durante la sincronización. 

Nota
Ten en cuenta que los campos vacíos en Personio no sobrescribirán ningún campo en ADP Partner.

Paso 4: Completa la configuración y comienza la transferencia

Para crear y transferir una exportación de ADP Partner para un mes de nómina específico, sigue estos pasos:

1. Ve a Nómina en la barra de navegación y selecciona la entidad legal/grupo contable correspondiente.
2. Haz clic en Generar exportación > Datos del empleado de ADP Partner para crear un archivo de exportación. 
3. En la pestaña Documentos, puedes descargar el archivo de exportación o transferirlo directamente a tu servidor de socios de ADP.
4. Envía el archivo de exportación a tu contable de nóminas o asesor fiscal.
5. Tu contable de nóminas o tu asesor fiscal ya pueden importar el archivo a ADP Partner.  

Nota
Para los empleados marcados en rojo en la tabla de nómina preliminar, puede haber errores de validación en los datos de nómina relevantes. Por lo tanto, no se incluyen en la exportación y no se transfieren a ADP Partner. Los errores de validación deben resolverse antes de la exportación para garantizar el procesamiento correcto de la nómina.

Permisos de acceso

• Para realizar una exportación de ADP Partner, el rol respectivo necesita permisos de edición para la nómina de la entidad legal para la que se realiza la exportación.
• Para configurar los ajustes para la exportación de ADP Partner, el rol respectivo requiere permisos de acceso para los ajustes de nómina.  

Atributos definidos