Este artículo proporciona una introducción a la bandeja de entrada de Personio. La bandeja de entrada es una ubicación central para gestionar tu trabajo en Personio. Te ayuda a mantenerte organizado al combinar tus notificaciones y tareas en un solo lugar. Haga clic en un elemento para ver más detalles, tomar decisiones informadas y completar su trabajo sin salir de la bandeja de entrada.

Acceder a la bandeja de entrada

Widget Bandeja de entrada

El widget Bandeja de entrada de la página de inicio muestra los cinco elementos de trabajo más recientes. Puedes revisarlas y realizar acciones directamente desde el widget, o hacer clic en Ver todo para abrir la bandeja de entrada completa.

Bandeja de entrada de página completa

Haga clic en el icono de la bandeja de entrada de la barra de navegación para ver todos los elementos de trabajo. Esto abre una lista completa, que incluye el estado de cada elemento, la fecha de vencimiento y los indicadores de tareas urgentes o atrasadas. Los elementos no leídos, o aquellos en los que no se ha hecho clic, tienen un fondo azul claro. Usa las opciones de clasificación y filtrado para centrarte en tipos de trabajo específicos y organizar los elementos según tus necesidades.

Aplicación móvil

La bandeja de entrada está disponible en la aplicación móvil y contiene todos los mismos elementos que la versión de escritorio. Pulsa el icono de Bandeja de entrada en la barra de navegación. Cambia la sincronización entre el móvil y el escritorio.

Notificaciones y tareas

Notificaciones

Las notificaciones proporcionan información importante y le avisan sobre eventos puntuales. No requieren ninguna acción y, a menudo, se activan mediante recordatorios o workflows. Una vez que revisas una notificación, puedes descartarla para eliminarla de tu bandeja de entrada.

Si la notificación o el recordatorio se enviaron a un rol, cada miembro del rol puede descartarlo individualmente. Al hacerlo, no se retirará el recordatorio de la bandeja de entrada de ningún otro miembro del rol. Las notificaciones desaparecen automáticamente después de 180 días.

Ejemplos de notificaciones: Cumpleaños, tu solicitud de ausencia se ha aprobado, un compañero ha aceptado o rechazado tu solicitud de sustitución, hay un informe listo para descargar o se ha subido un documento a tu perfil. 

Tareas

Las tareas requieren acción y permanecen en tu bandeja de entrada hasta que se completen o eliminen. Pueden requerir dos tipos de acción: 

• Revisa y actualiza la información: estas tareas requieren que introduzcas o cambies datos en Personio. A menudo se activan por diferentes áreas, como Desempeño, Automatizaciones o Reclutamiento. Haz clic en una tarea para ver sus detalles y completarla.
• Tome decisiones de aprobación: estas tareas requieren que apruebe o rechace las solicitudes relacionadas con la asistencia, las ausencias o los cambios en el perfil del empleado. Solo los usuarios asignados como responsables de aprobación ven estas tareas. Puedes revisar los detalles clave y tomar decisiones directamente en la bandeja de entrada. La bandeja de entrada agrupa los elementos de aprobación similares para una acción masiva.

Si se asigna una tarea a un rol, solo un miembro del rol tiene que completarla. Una vez que un miembro la marca como completada, desaparece de las bandejas de entrada de todos los demás miembros del rol. Las tareas de onboarding y offboarding caducan después de tres meses de vencimiento. A continuación, desaparecen de la bandeja de entrada. 

En la siguiente tabla se describen las tareas que pueden recibir los usuarios en función del área de Personio.

Ordenar y filtrar en la bandeja de entrada

Ordena y filtra para ver tipos específicos de artículos y organízalos en el orden que más te convenga. Puedes cambiar las vistas predeterminadas seleccionando el icono de chincheta situado junto a una opción en cada menú desplegable.

Consejo:
Puedes guardar vistas específicas para abrir la bandeja de entrada con filtros predefinidos en el futuro. Esto resulta útil cuando se gestionan con frecuencia tipos de solicitudes específicos. Haz clic en Vistas > Guardar vista actual. 

Gestionar los elementos de tu bandeja de entrada

Acciones y agrupaciones masivas

La bandeja de entrada agrupa los elementos según el tipo y el ID del empleado, para que puedas aplicar acciones masivas. Por ejemplo, puedes aprobar varias solicitudes de registro del tiempo del mismo empleado con un solo clic para reducir el desorden de la bandeja de entrada.

Acción de un elemento en tu bandeja de entrada

1. Abre la bandeja de entrada. 
2. Si lo desea, pase el ratón por encima de un elemento y utilice una de las acciones rápidas que aparecen a la derecha.
3. Para ver más detalles sobre la notificación o la tarea, haz clic en ella. 
4. Agregue la información necesaria o decida y confirme.

Una vez completados, descartados o vencidos, los elementos desaparecen de la bandeja de entrada. Puedes ver estos elementos en el archivo de la bandeja de entrada.

Si se asigna una tarea a un rol, una vez que un miembro del rol la marca como completada, se marca como completada para todos y desaparece de las bandejas de entrada de todos los miembros del rol.

En el caso de los recordatorios de roles, cada miembro del rol recibe el recordatorio y puede descartarlo individualmente. Al hacerlo, no se retirará el recordatorio de la bandeja de entrada de ningún otro miembro del rol.

Elementos archivados de la bandeja de entrada

Desde la bandeja de entrada, puedes ver todos los elementos completados haciendo clic en el botón Ver archivo. Esto abre la página Elementos archivados. 

El archivo muestra una lista de los elementos de trabajo completados, descartados o vencidos en los últimos 30 días. Para ver los elementos más antiguos, cambia a la vista mensual. Utiliza las opciones de clasificación y filtrado para refinar la lista. Junto a cada elemento figura la fecha en que se archivó y su estado (completado, descartado o vencido).

Desencadenantes de notificaciones y tareas (incluidos los correos electrónicos)

¿Qué ha activado una notificación o una tarea en la bandeja de entrada?

La siguiente tabla muestra los posibles desencadenantes de una notificación o tarea que aparezca en la bandeja de entrada. En función de sus permisos, los usuarios pueden gestionar ciertos artículos que reciben.

• Todos los usuarios de Personio pueden gestionar determinadas notificaciones yendo a su nombre en la parte inferior izquierda de la barra de navegación y, a continuación, seleccionando Ajustes personales > Recordatorios o Notificaciones. 
• Otras notificaciones y tareas solo las pueden administrar los administradores. 

Correos electrónicos sobre notificaciones y tareas

Los usuarios de Personio también reciben correos electrónicos para determinadas tareas o notificaciones si las notificaciones por correo electrónico están activadas en los ajustes de la empresa. Los administradores pueden ver y administrar estos ajustes para toda la organización:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Cuenta y ayuda, haz clic en Valores predeterminados de la empresa. 
3. En Predeterminado y ajustes, activa las notificaciones por correo electrónico.
4. Envía los cambios.

Al desactivar las notificaciones por correo electrónico, se desactivarán todas las alertas por correo electrónico de forma global, por lo que Personio no enviará correos electrónicos a nadie de la empresa. Sin embargo, Personio siempre envía correos electrónicos a los usuarios nuevos invitados a Personio, o bien correos electrónicos escritos y enviados manualmente. Por ejemplo, proporcionar a los usuarios nuevos su inicio de sesión en Personio o enviar correos electrónicos de bienvenida de onboarding. 

Ten en cuenta que:
Personio no envía notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de registro de jornada o las aprobaciones de datos de los empleados.

Gestionar los correos electrónicos como empleado

Como empleado, puedes gestionar determinadas notificaciones por correo electrónico. Consulta cómo activar las notificaciones por correo electrónico en los ajustes personales.

Más información

Aprende sobre las otras funciones en tu página de inicio de Personio.