Este artículo describe la nueva experiencia de aprobaciones en Automatizaciones. Antes de seguir leyendo, comprueba si tienes acceso a la nueva experiencia. Si no es así, configura aprobaciones predeterminadas en su lugar.

Los administradores pueden crear workflows para definir qué cambios en la información de los empleados necesitan aprobación manual y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Para crear un workflow de aprobación, agrega condiciones para especificar qué cambios necesitan aprobación manual según la sección del perfil del empleado que se está editando. Luego, agrega reglas para definir a quién se aplica el workflow.

El sistema compara los envíos de cambios de datos de nuevos empleados con todos los workflows activos. Si el envío de un cambio coincide con las condiciones de un workflow, envía una tarea de aprobación a los responsables de aprobación designados. Los responsables de aprobación definidos en el workflow reciben y revisan estas solicitudes en su bandeja de entrada, donde pueden tramitarlas en bloque.

Si un envío no cumple con ninguna de las condiciones del workflow, se aprueba automáticamente.

Permisos de acceso

Antes de empezar

Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando activas un workflow de aprobación, el sistema lo aplica a cualquier envío nuevo. Los nuevos responsables de aprobación reciben una notificación al respecto.
• Solo los envíos de usuarios con permisos de acceso Proponer desencadenan workflows.
• Cuando un rol de empleado es el de responsable de aprobación, todas las personas con ese rol reciben solicitudes de aprobación. Tan pronto como uno de ellos la aprueba, la tarea desaparece para los demás.
• Si se rechaza una solicitud en cualquier punto de la cadena de aprobación, el workflow aparece como completo y se rechaza la solicitud de aprobación. 
• Los responsables de aprobación necesitan permisos de acceso de visualización para las secciones del perfil del empleado que necesitan revisar.
• Si se aplican varios workflows de aprobación de datos de empleados al mismo empleado, solo se ejecuta el workflow activado más recientemente. Por este motivo, te recomendamos que configures primero los workflows generales y, a continuación, los workflows para grupos específicos de empleados.

Configurar un workflow de aprobación de cambios en los datos de los empleados

Para crear un workflow de aprobación para los envíos de cambios de datos de los empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Crear workflow > Aprobación.
2. Escoge la plantilla de Regla de aprobación de cambios de datos de empleados.
3. Haz clic en el cuadro de desencadenante en la parte superior para ajustar las condiciones. Sin condiciones, todos los envíos de cambios de datos de los empleados desencadenarán el workflow.
4. Opcionalmente, añade reglas para definir a qué empleados se aplica este workflow, utilizando los atributos preestablecidos y los atributos personalizados disponibles. Añade reglas para incluir supervisores adicionales en el proceso de aprobación.
5. Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
6. Para elegir el responsable de aprobación de la solicitud, haz clic en el cuadro de aprobación. Selecciona hasta cuatro responsables de aprobación por paso.
   • Añade varios pasos para crear una cadena de aprobación. Tan pronto como uno de los responsables de aprobación de un paso aprueba la solicitud, el workflow pasa al siguiente paso.
   • Si tu organización tiene capacidades adicionales de supervisor, inclúyelas si es necesario. 
7. Opcionalmente, agrega pasos para solicitudes aprobadas o denegadas. 
8. Guarda y activa el workflow.

Nota:
en las organizaciones con integraciones de nómina activas, ciertos atributos de nómina (como el IBAN y el ID de nómina) se convierten en atributos del sistema y no están disponibles para seleccionar en reglas o condiciones.

Condiciones

Al crear workflows de aprobación de datos de empleados, puedes seleccionar las secciones del perfil que requieren aprobación una vez editadas. Cualquier cambio en estas secciones desencadenará una tarea de aprobación.

Para asignar responsables de aprobación específicos de la sección, crea workflows separados. Por ejemplo:

• Un workflow para los cambios en la información de la nómina, aprobados por los miembros del rol del Departamento de Finanzas.
• Un workflow para la información de recursos humanos y los cambios en los contactos de emergencia, aprobados por los superiores de recursos humanos.

Si el envío de un cambio de datos de un empleado cumple las condiciones de más de un workflow, solo se aplica el workflow activado más recientemente. Si editas y reactivas un workflow, se considera el activado más recientemente. 

Añadir supervisores adicionales a una aprobación

Si tu organización tiene supervisores adicionales configurados, puedes añadirlos a los workflows de aprobación. Sigue estos pasos:

1. Crea un workflow de aprobación de cambios de datos como se describe anteriormente.
2. En el cuadro del desencadenante, agrega una regla. 
3. Escoge el atributo Supervisor adicional relevante y si el workflow se aplica a empleados con o sin este atributo. Actualiza tus cambios. 
4. En el cuadro Solicitar aprobación, agrega un paso de aprobación. 
5. Haz clic en Desde este workflow y selecciona el atributo Supervisor adicional relevante. Actualiza tus cambios.
6. Completa la configuración y guarda o activa el workflow según sea necesario. 

Editar workflows de aprobación de cambios de datos de empleados

Al editar el workflow de aprobación de los datos de un empleado:

• Las solicitudes abiertas que aún requieren aprobación permanecen en la bandeja de entrada del responsable de aprobación original.
• Cualquier cambio en los datos de los empleados enviado después de editar y activar el workflow sigue al nuevo workflow de aprobación.
• Si se aplica más de un workflow de aprobación de cambios de datos de empleados al mismo empleado, el sistema solo ejecuta el workflow editado y activado más recientemente.

Supervisar las aprobaciones de cambios en los datos de los empleados

Para verificar qué envíos de datos de empleados necesitan aprobación, los administradores pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.