Los administradores pueden crear workflows para definir qué cambios en la información de los empleados necesitan aprobación manual y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Al crear un flujo de aprobación, añade condiciones para especificar qué cambios en la información del empleado necesitan aprobación manual, en función de la sección del perfil del empleado que se esté actualizando. A continuación, añade normas para especificar a quién se aplica el workflow.

El sistema comprueba los cambios nuevos en los datos de los empleados comparándolos con todos los workflows activos. Si un envío cumple las condiciones de un workflow, envía una tarea de aprobación a los responsables de aprobación asignados. Los responsables de aprobación pueden buscar y revisar estas solicitudes en su bandeja de entrada, donde pueden realizar varias tareas a la vez.

Si un envío no cumple ninguna de las condiciones del workflow, se aprueba automáticamente.

Permisos

Antes de empezar, asegúrate de que los usuarios pertinentes tengan los permisos correctos:

• Necesitas permisos de administrador para configurar, editar o supervisar los flujos de aprobación de cambios de datos.
• Para recibir y tramitar solicitudes de cambio de datos, los responsables de aprobación deben tener permisos de visualización para los datos relevantes de los empleados.
• Solo los usuarios con permisos de propuesta para un tipo de ausencia desencadenan un proceso de aprobación. Los usuarios con permisos de edición pueden editar los datos de los empleados sin necesidad de aprobación.

Antes de empezar

Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando se activa un workflow de aprobación, este se aplica inmediatamente a cualquier nuevo envío que cumpla los criterios. Los nuevos aprobadores reciben una notificación.
• Los workflows solo se activan cuando alguien con permisos de acceso Proponer envía cambios en los datos de los empleados. Los empleados con permisos de edición no activan los workflows de aprobación. 
• Si un empleado con permisos de propuesta no cumple ninguno de los criterios de un workflow, sus cambios se aprueban automáticamente.
• Si la solicitud de un empleado coincide con varios flujos de aprobación de datos de empleados, el sistema aplica el flujo de trabajo con la prioridad más alta. Por este motivo, asigna la prioridad más baja al workflow más general y la prioridad más alta al workflow más específico. Consulta cómo cambiar la prioridad de los workflows.
• Si asigna un rol de empleado como responsable de aprobación, todos los miembros de ese rol reciben la tarea de aprobación. Una vez que uno de ellos la aprueba, la tarea desaparece para todos los demás.
• Los aprobadores deben tener permisos de Visualización para las secciones del perfil del empleado que necesiten revisar. 
• Las reglas de aprobación en el área de automatizaciones no envían automáticamente recordatorios o correos electrónicos a los responsables de aprobación sobre la tarea de aprobación. Debes agregar un paso de correo electrónico al workflow. 
• Si el estado del empleado aprobador esInactivo o De inactividad temporal, las solicitudes que le correspondan no se enviarán a su delegado. En su lugar, pasan directamente al último editor del flujo de aprobación. Si el proceso de aprobación se migró automáticamente desde nuestro sistema heredado, es posible que se trate del empleado con más antigüedad y con permisos de administrador. 

Configurar un workflow de aprobación de cambios en los datos de los empleados

Para crear un workflow de aprobación para los envíos de cambios en los datos de los empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Crear un workflow > Aprobaciones.
2. Elige la plantilla de la regla de aprobación de cambios en los datos del empleado..
3. Haz clic en el cuadro de desencadenante para añadir condiciones al workflow. Sin condiciones, todos los envíos de cambios en los datos del empleado desencadenarán una aprobación.
4. Opcionalmente, añade reglas para definir qué empleados se ven afectados por este workflow.
5. Haz clic en Actualizar para guardar las modificaciones.
6. Haz clic en el paso de aprobación para asignar al responsable de aprobación.
7. Opcional: Asegúrate de que las solicitudes no se retrasen activando la opción Habilitar delegación . Establece cuántos días hay que esperar antes de delegar y quién debe recibir la solicitud. Si ese usuario tampoco está disponible, el creador del workflow recibe la tarea. 
8. Opcional: Añade pasos para las solicitudes aprobadas o denegadas.
9. Guarda y activa el workflow.

Añadir condiciones a un workflow de aprobación

1. En el cuadro desencadenante, haz clic en Añadir condición > Sección de perfil.
2. Selecciona una o más secciones relevantes del perfil que requieran aprobación si se editan. 

Añadir reglas a un workflow de aprobación

1. En el cuadro desencadenante, haz clic en Añadir regla.
2. Selecciona un atributo predefinido disponible o un atributo personalizado y define los criterios que deben cumplir los empleados.
3. Opcionalmente, añade más reglas para refinar el filtro.

Asignar un responsable de aprobación a un workflow de aprobación

1. Haz clic en el menú desplegable y selecciona un responsable de aprobación. Selecciona hasta cuatro responsables de aprobación en el mismo paso.
2. Opcionalmente, crea una cadena de aprobación añadiendo varios pasos. Las tareas de aprobación se desencadenan en el orden en que están definidas. Tan pronto como uno de los responsables de aprobación de un paso actúe sobre la solicitud, el workflow pasará al siguiente paso.
3. Si tu organización tiene capacidades de supervisor adicional, inclúyalas si es necesario. 

Condiciones

Usa las condiciones para seleccionar qué secciones del perfil requieren aprobación una vez editadas. También puedes asignar responsables de aprobación según la sección. Cualquier cambio en estas secciones activará una tarea de aprobación.

Para asignar responsables de aprobación específicos a una sección, crea workflows independientes. Por ejemplo,

• Cambios en la información de la nómina: se requiere la aprobación de los miembros del rol Departamento de finanzas.
• Cambios en la información de recursos humanos y los contactos de emergencia: se requiere la aprobación de los gerentes de RR. HH.

Ten en cuenta que:
En organizaciones con integraciones de nómina activas, ciertos atributos relacionados con la nómina no están disponibles para seleccionar al crear condiciones.

Agregar supervisores adicionales a una aprobación

Si tu organización usa supervisores adicionales, puedes incluirlos en los workflows de aprobación. Sigue estos pasos:

1. Crea un workflow de aprobación de cambios de datos como se describe anteriormente.
2. En el cuadro de activación, añade una norma. 
3. Escoge el atributo Supervisor adicional correspondiente y si el workflow se aplica a los empleados con o sin este atributo. Actualiza tus cambios. 
4. En el cuadro de aprobación, agrega un paso de aprobación. 
5. Haz clic en Desde este workflow y selecciona el atributo Supervisor adicional correspondiente. Actualiza tus cambios.
6. Complete la configuración y guarde o active el workflow según sea necesario. 

Pasos siguientes

Para comprobar las aprobaciones pendientes, los administradores pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.