Flujos de trabajo de aprobación y recordatorios con múltiples supervisores

 

Workflow_Hub.pngEste artículo está relacionado con los flujos de trabajo de Personio. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

En este artículo te explicamos cómo configurar flujos de trabajo de aprobaciones o recordatorios para los empleados o equipos de tu empresa que, además de tener un supervisor, tengan asignado también, por ejemplo, un gestor de proyecto.

 

1. Configuración de supervisores adicionales

Durante la fase de importación de datos de los empleados, Personio solo permite definir un único supervisor por empleado, que posteriormente se incluirá en su correspondiente perfil. Para añadir otro supervisor o gestor de proyecto, tendrás que crear un rol de empleado personalizado para cada equipo de proyecto siguiendo los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Ve a Ajustes > Roles de empleado y haz clic en Crear un nuevo rol.
  2. Recuerda que debes crear un nuevo rol para cada gestor de proyecto o supervisor que quieras añadir.
  3. A continuación, selecciona a qué empleados quieres asignar estos roles haciendo clic en sus respectivos nombres.
  4. Por último, haz clic en Guardar cambios.

  

2. Creación de equipos

Personio te permite crear equipos que podrás utilizar después para crear filtros de empleados, asignar procesos de aprobación especiales (conjuntos de reglas) o configurar recordatorios. Hay dos maneras de crear equipos de proyecto en Personio:

  

Opción 1: mediante los roles de empleado

Puedes crear los diferentes equipos de proyecto como roles de empleado independientes, del mismo modo que con los roles de supervisor del punto 1 anterior. De esta forma puedes crear todos los equipos de proyecto que desees y asignar a los empleados los roles de equipo correspondientes.

 

Opción 2: mediante el atributo "Equipo"

Otra opción es definir los diferentes equipos mediante la creación de un atributo personalizado de tipo Lista de opciones. De esta forma puedes asignar empleados a equipos específicos y utilizar después esta información para configurar procesos de aprobación especiales. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Información del empleado > Atributos y añade un nuevo atributo en la sección deseada.
  2. A continuación, selecciona el tipo de atributo Lista de opciones y define las opciones que quieres incluir en la lista. 
  3. Por último, pulsa en Guardar para crear el atributo.
  4. Ahora tendrás que completar la información del atributo que acabas de crear para cada empleado. Para ello, puedes importar la información o bien editar en bloque el atributo a través de la lista de empleados si quieres asignar el mismo equipo a varios empleados a la vez.

 

3. Creación de conjuntos de reglas para los flujos de trabajo de aprobaciones

Por último, tendrás que crear los conjuntos de reglas correspondientes para los flujos de trabajo de aprobaciones de tus empleados. Por ejemplo, puedes establecer que las solicitudes de vacaciones de los empleados tengan que ser aprobadas tanto por el supervisor como por el gestor de proyecto para que la ausencia se confirme en Personio.

 

Opción 1: filtrar por rol de empleado

  1. Ve a Ajustes > Aprobaciones > Filtros de empleado > Gestionar filtros de empleado.
  2. Haz clic en Añadir regla y define el criterio "Rol de empleado" igual a "equipo de proyecto que corresponda".
  3. Para guardar los ajustes, haz clic en Enviar.
  4. Ahora haz clic en Volver a las reglas de aprobación para regresar a la pantalla de configuración del proceso de aprobación. 
  5. A continuación, pulsa en Añadir nuevo conjunto de reglas y selecciona el filtro de empleado que acabas de crear.
  6. Ahora ya puedes añadir los pasos de aprobación pertinentes utilizando el rol adecuado.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de aprobaciones especiales en nuestro artículo "Configuración de conjuntos de reglas".

 

Opción 2: filtrar por el atributo "Equipo"

  1. Ve a Ajustes > Aprobaciones > Filtros de empleado > Gestionar filtros de empleado.
  2. Haz clic en Añadir regla y define el criterio "Equipo" igual a "valor que corresponda".
  3. Para guardar los ajustes, haz clic en Enviar.
  4. Ahora haz clic en Volver a las reglas de aprobación para regresar a la pantalla de configuración del proceso de aprobación. 
  5. A continuación, pulsa en Añadir nuevo conjunto de reglas y selecciona el filtro de empleado que acabas de crear.
  6. Ahora ya puedes añadir los pasos de aprobación pertinentes utilizando el rol adecuado.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de aprobaciones especiales en nuestro artículo "Configuración de conjuntos de reglas".

 

4. Creación de flujos de trabajo de recordatorios

Además de los flujos de trabajo de aprobaciones, también puedes configurar recordatorios para los supervisores de los equipos. Al igual que con los procesos de aprobación especiales, la configuración del filtro dependerá de la opción que hayas escogido para crear los equipos (rol de empleado o atributo) .

Por norma general, si el envío del recordatorio se ha programado para antes de un evento o el mismo día del evento, la notificación permanecerá en el panel hasta un día después de su celebración y, si el envío se ha programado para después del evento, la notificación desaparecerá automáticamente del panel pasada una semana.

 

Opción 1: configuración de recordatorios para los roles

Si te has decantado por la primera opción y has creado roles de empleado separados para tus equipos de proyecto, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Ve a Ajustes > Roles de empleado > Recordatorios y haz clic en Añadir workflow de recordatorio.
  2. En Recordar a, selecciona el rol de empleado correspondiente.
  3. En Acerca de, selecciona el evento que activará el recordatorio.
  4. Ahora en el campo de selecciona Especial y define el filtro "Rol de empleado" igual a "equipo de proyecto que corresponda".
  5. Para terminar, completa los campos Cuándo y Frecuencia, y añade opcionalmente una Nota.
  6. Haz clic en Añadir para guardar el nuevo recordatorio.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de recordatorio en nuestro artículo "Configurar recordatorios".

  

Opción 2: configuración de recordatorios por atributo

Si has elegido la opción 2 y has creado otro atributo para agrupar a los empleados en equipos, a continuación te mostramos cómo podría ser un posible recordatorio para un gestor de proyectos:

  1. Ve a Ajustes > Roles de empleado > Recordatorios y haz clic en Añadir workflow de recordatorio.
  2. En Recordar a, selecciona el rol de empleado correspondiente.
  3. En Acerca de, selecciona el evento que activará el recordatorio.
  4. En el campo de selecciona Especial y define el filtro "Equipo" igual a "nombre del equipo que corresponda".
  5. Para terminar, completa los campos Cuándo y Frecuencia, y añade opcionalmente una Nota.
  6. Haz clic en Añadir para guardar el nuevo recordatorio.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de recordatorio en nuestro artículo "Configurar recordatorios".

 

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