Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

Este artículo explica cómo configurar flujos de trabajo de aprobación o recordatorios para empleados específicos o equipos completos en tu empresa que reportan a múltiples supervisores.

Configurar supervisores adicionales

De manera predeterminada, cada uno de tus empleados solo puede tener un supervisor oficial, ingresado en su perfil cuando importaste los datos de tu empleado. Si bien no existe la opción de registrar varios supervisores, puedes crear un rol de empleado personalizado para agregar un gerente de proyecto u otro supervisor. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Roles de empleados > Crear nuevo rol.
2. Recuerda que debes crear un nuevo rol para cada gestor de proyecto o supervisor que quieras añadir.
3. Agrega los superiores de proyecto o supervisores adicionales a los roles.
4. Por último, pulsa en Guardar cambios.

Crear un rol de empleado personalizado para supervisores adicionales hará que sea más rápido actualizar los empleados asignados a este rol en el futuro.

Crear equipos

El siguiente paso es crear equipos para usar en filtros, procesos especiales de aprobación (conjuntos de reglas) y recordatorios. Tienes dos opciones para asignar empleados a equipos específicos. El resto de los pasos de este artículo dependerán de la opción que elijas:

Opción A: Rol de empleado personalizado

Crea los distintos equipos de proyecto como roles de empleados separados usando las mismas instrucciones para crear los roles de supervisor en el paso anterior. Agrega tantos equipos de proyecto como necesites. A continuación, asigna a todos los empleados que pertenecen a un equipo de proyecto específico a la función de equipo adecuada y guarda los cambios. Para este ejemplo, llamaremos a este rol de empleado “Equipo de proyecto”.

Opción B: atributo personalizado

Alternativamente, la distinción entre diferentes equipos también se puede mapear creando un atributo con el tipo de atributo Lista de opciones. Para crear el atributo de equipo, sigue estos pasos:

1. Vaya a Ajustes > Información del empleado > Atributos.
2. Agrega un nuevo atributo a la sección de tu elección. Para este ejemplo, llamaremos al atributo “Equipo del proyecto”.
3. Elige el tipo de atributo Lista de opciones y añade las opciones que luego deseas elegir.
4. Haz clic en Save.
5. Rellena el atributo de cada empleado que necesites asignar a los equipos. Si deseas hacer esto para varios empleados al mismo tiempo, importa los datos o usa la función de edición masiva en la lista de empleados.

Crear conjuntos de reglas para flujos de trabajo de aprobación

Ahora debes crear los conjuntos de reglas adecuados para los flujos de trabajo de aprobación de tus empleados. Puedes, por ejemplo, hacer que sea obligatorio para los empleados que sus solicitudes de inactividad temporal sean aprobadas tanto por su supervisor como por su superior de proyecto.

Opción A: Rol de empleado personalizado

1. Ve a Ajustes > Aprobaciones > Administrar filtros de empleados.
2. Haz clic en Agregar nuevo filtro y escribe un nombre para tu filtro. Por ejemplo: “Equipo de proyecto”.
3. Haz clic en el ícono + > Editar > Añadir regla.
4. Usando los tres campos disponibles, ingresa “Roles de empleados es igual a Equipo de proyecto”.
5. Haz clic en Enviar > Volver a las reglas de aprobación.
6. Haz clic en Agregar nuevo conjunto de reglas y selecciona el filtro de empleados que acabas de crear.
7. Agrega los pasos de aprobación relevantes usando el rol de empleado que creaste para los supervisores o superiores de proyecto adicionales.

Para obtener información detallada sobre la creación de flujos de trabajo de aprobación con conjuntos de reglas especiales, consulta nuestro artículo Configuración de conjuntos de reglas.

Opción B: atributo personalizado

1. Ve a Ajustes > Aprobaciones > Administrar filtros de empleados.
2. Haz clic en Agregar nuevo filtro y escribe un nombre para tu filtro. Por ejemplo: “Equipo de proyecto”.
3. Haz clic en el ícono + > Editar > Añadir regla.
4. Usando los dos primeros campos disponibles, ingresa “Equipo del proyecto es igual a”, y elige el equipo relevante
5. Haz clic en Enviar > Volver a las reglas de aprobación.
6. Haz clic en Agregar nuevo conjunto de reglas y selecciona el filtro de empleados que acabas de crear.
7. Agrega los pasos de aprobación relevantes usando el rol de empleado que creaste para los supervisores o superiores de proyecto adicionales.

Para obtener información detallada sobre la creación de flujos de trabajo de aprobación con conjuntos de reglas especiales, consulta nuestro artículo Configuración de conjuntos de reglas.

Creación de flujos de trabajo para los recordatorios

También puedes configurar recordatorios para los supervisores adicionales o superiores de proyecto con respecto a sus respectivos equipos. Las solicitudes de ausencia desencadenan un recordatorio de forma predeterminada, así que usa esta opción para configurar otros recordatorios.

Al igual que con los conjuntos de reglas de aprobación especiales anteriores, los ajustes del filtro dependerán de cuál de las opciones anteriores para identificar equipos de proyecto (rol o atributo del empleado) hayas elegido.

Por regla general, los recordatorios programados para enviarse antes o el mismo día de un evento permanecen en el panel de control hasta un día después del evento respectivo. Los recordatorios programados para enviarse después de un evento se eliminan automáticamente de tu panel después de una semana a partir de la fecha en que se muestran por primera vez.

Opción A: Rol de empleado personalizado

Si has elegido la opción A, sigue estos pasos para configurar un recordatorio:

1. Ve a Ajustes > Roles de empleados > Recordatorios > Agregar recordatorio de rol.
2. En Recordar, elige el rol de empleado supervisor creado al comienzo del proceso.
3. En Acerca de, elija para qué ocasión deseas enviar el recordatorio.
4. Debajo de, elige Especial.
5. Haz clic en Agregar filtroe ingresa Roles de empleados y Equipo de proyecto en los dos campos que aparecen.
6. Completa el resto de las opciones según sea necesario.
7. Haz clic en Añadir para guardar el nuevo recordatorio.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de recordatorio en nuestro artículo "Configurar recordatorios".

Opción B: atributo personalizado

Si has elegido la opción B, sigue estos pasos para configurar un recordatorio:

1. Ve a Ajustes > Roles de empleados > Recordatorios > Agregar recordatorio de rol.
2. En Recordar, elige el rol de empleado supervisor creado al comienzo del proceso.
3. En Acerca de, elija para qué ocasión deseas enviar el recordatorio.
4. Debajo de, elige Especial.
5. Haz clic en Añadir filtroe ingresa Equipo del proyecto y el equipo relevante en los dos campos que aparecen.
6. En el campo de selecciona Especial y define el filtro "Equipo" igual a "nombre del equipo que corresponda".
7. Completa el resto de las opciones según sea necesario.
8. Haz clic en Añadir para guardar el nuevo recordatorio.

Encontrarás más información sobre la creación de flujos de trabajo de recordatorio en nuestro artículo "Configurar recordatorios".