Paso 7: Importación de ausencias

 

Una vez completado el Paso 6: Configuración de ausencias y políticas de devengo, puedes importar cualquier ausencia pasada y planificada desde el sistema que usaste anteriormente a Personio. 

En este artículo te explicamos cómo: 

 

Importar períodos de ausencia en bloque

Para importar períodos de ausencia en bloque, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Descarga la plantilla de Excel ES Subir Periodos de Ausencia.xlsx que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas ocho columnas: 

  • Correo electrónico del empleado: el mismo que se ha registrado en Personio.
  • Tipo de ausencia: con el mismo nombre que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
  • Fecha de inicio: en formato DD.MM.AAAA.
  • Fecha de finalización: en formato DD.MM.AAAA.
  • Hora de inicio: en formato HH:MM.
  • Hora de finalización: en formato HH:MM.
  • Primer día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.
  • Último día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.
  1. Introduce la información de las ausencias de los empleados en la plantilla de Excel.

    Para importar: 
  • una ausencia de un día, introduce la misma fecha para la fecha de inicio y la de finalización.
  • una ausencia de un par de horas en el transcurso de un día, introduce la misma fecha en los campos fecha de comienzo y de finalización, y las horas de comienzo y finalización correspondientes.
  • una ausencia de medio día, utiliza las opciones Primer día (media jornada) y Último día (media jornada) para seleccionar la primera o la segunda mitad del día introduciendo el valor 1 en el campo que corresponda.

    Ten en cuenta que...
    La hora de inicio y de finalización solo serán necesarias para las ausencias que se registran por horas (por ejemplo, una cita con el médico de 10:00 h a 11:00 h). Puedes dejar en blanco esta columna al registrar cualquier otro tipo de ausencia.

    Ten en cuenta que...
    Si copias y pegas los datos en la plantilla de Excel, después tendrás que cambiar a texto el formato de las columnas Hora de inicio y Hora de finalización (clic con el botón derecho > Formato de celdas > Categoría > Texto).

    Ten en cuenta que...
    Si copias y pegas los datos en la plantilla de Excel, después tendrás que cambiar a texto el formato de las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización (clic con el botón derecho > Formato de celdas > Categoría > Texto). Asegúrate también de que los campos tengan el formato DD.MM.AAAA.

        1. En Importaciones, selecciona Subir períodos de ausencia y sube el archivo de Excel que acabas de completar. Para ello, selecciona como tipo de archivo Subir períodos de ausencia.

          imports-absence-upload_es.png
        2. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que correspondan. Asegúrate de que los nombres coincidan.
        3. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

Consejo
Como alternativa, también puedes introducir manualmente los períodos de ausencia a través del Perfil del empleado > Ausencia. Encontrarás más información al respecto en el artículo ¿Cómo puedo registrar los períodos de ausencia de otros empleados?

 

Importar los saldos de ausencias en bloque 

El saldo de ausencias de cada empleado en Personio debe coincidir con el saldo de cuenta del sistema que usaste anteriormente, siempre y cuando todas las políticas de devengo se hayan definido y asignado correctamente, y todos los períodos de ausencia se hayan importado sin errores. 

No obstante, en el caso de ausencias asociadas a una política de devengo, puede ocurrir que el saldo de ausencias de la cuenta no coincida exactamente con el del sistema que usabas antes. Esto puede deberse a varias razones: por ejemplo, a un desvío mínimo en el cálculo de los días devengados debido a las reglas definidas o a que faltan períodos de ausencia. También puede tener que ver con los calendarios de días festivos establecidos y con los horarios de trabajo, ya que Personio ignora automáticamente los días que se almacenan como libres o festivos al calcular los días de ausencia.

Por tanto, es posible que tengas que ajustar este saldo. Para ajustar los saldos de ausencias de los empleados utilizando la función de importación, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Descarga la plantilla de Excel ES_Balance Ausencias que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas cuatro columnas:

  • Correo electrónico del empleado: el mismo que se ha registrado en Personio.
  • Tipo de ausencia: con el mismo nombre que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
  • Saldo: en formato DD o HH, en función de la unidad de tiempo establecida para el tipo de ausencia. Si el saldo no es un número redondo puedes utilizar el formato DD.5 o HH.5 para marcar los medios días y las medias horas, respectivamente.
  • Fecha del saldo (opcional): en formato DD.MM.AAAA.
  1. Introduce la información del saldo de ausencias de los empleados en la plantilla de Excel.
  2. En Importaciones, selecciona Subir saldo acumulado y sube el archivo de Excel que acabas de completar. 
  3. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que correspondan. Asegúrate de que los nombres coincidan.
  4. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar .

Ten en cuenta que...
Si ajustas el saldo de ausencias mediante una importación en bloque, no podrás elegir el tipo de ajuste. El saldo se ajustará automáticamente a un valor determinado. Si necesitas ajustarlo por un determinado número de días, consulta el artículo Ajuste del saldo de ausencias.

Estamos encantados de ayudarte con la importación de tus datos. Si tienes previsto realizar una importación y necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de Asistencia a través de la sección de Resuelve tus dudas de Personio en Ayuda > Asistencia y actualizaciones > Resuelve tus dudas

 

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