Paso 7: Importación de ausencias

 

Una vez creados y asignados los tipos de ausencias y los contingentes, ya puedes importar el historial de ausencias de tu sistema en Personio. Si has definido correctamente las reglas para la generación de contingentes y la importación de ausencias se ha efectuado sin problemas, el saldo de vacaciones de cada empleado debe coincidir con el registrado en tu sistema. Si no es así, puede que necesites realizar algún ajuste.
Con Personio puedes ajustar manualmente el saldo de vacaciones de tus empleados de dos formas.

 

Registro manual de los períodos de ausencia

En  Perfil del empleado > Ausencia , puedes añadir ausencias en la esquina inferior derecha e introducir los períodos de absentismo correspondientes. Si se han activado sustituciones para la ausencia en cuestión, podrás seleccionar un sustituto aquí. También podrás especificar si el primer y/o el último día de absentismo equivale a media jornada laboral, siempre que hayas activado esta función en los ajustes. A través de esta interfaz, tus empleados podrán solicitar también las vacaciones o las bajas por enfermedad.

employee-profile-abscence_es.png

Los días que se almacenan como libres o festivos en la jornada laboral se ignoran automáticamente al calcular los absentismos. Por eso es tan importante configurar los calendarios y registrar las horas de trabajo.

 

Importación de los períodos de ausencia

Para agilizar el proceso de creación de la cuenta, tienes la opción de importar los períodos de ausencia utilizando una plantilla de Excel, en la que deberás incluir las siguientes columnas:

  • Correo electrónico del empleado: el mismo que registraste en Personio.
  • Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
  • Fecha de inicio (en formato dd.mm.aaaa).
  • Fecha de finalización (en formato dd.mm.aaaa).
  • Primer día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.
  • Último día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.

Si solo quieres importar un día, introduce la misma fecha para la fecha de inicio y la de finalización. Del mismo modo, si se trata de una ausencia de medio día, puedes utilizar las opciones Primer día (media jornada) y Último día (media jornada) para seleccionar la primera o la segunda mitad del día.

Asegúrate de que la información sea correcta y esté completa.

absence-import_es.png

A continuación, podrás importar los períodos de ausencia en Importaciones > Subir períodos de ausencia.

  1. Cargar archivo: Accede a tu cuenta de Personio y, en Importaciones, carga los archivos correspondientes. En tipo de archivo, selecciona Subir períodos de ausencia.

    imports-absence-upload_es.png
  2. Configurar columnas: a continuación, debes asignar las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.



    Para ello, conviene que estos tengan el mismo nombre o al menos un nombre similar.
  3. Vista previa de la importación: por último, podrás acceder a la vista previa de la importación. En caso de que se produzcan errores, puedes cancelar la importación y volver a la tabla de Excel para solucionarlos.

Si tienes cualquier problema al importar los datos, estaremos encantados de ayudarte. Revisar bien los datos de antemano te ahorrará mucho trabajo. Si tienes previsto realizar una importación, ponte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente y resolveremos todas tus preguntas.

 

Ajuste único del saldo de ausencias

En el caso de las ausencias por contingencia, puede ocurrir que el saldo de ausencias de la cuenta no coincida exactamente con el de su sistema actual. Esto puede deberse a varias razones: por ejemplo, a un desvío mínimo en el cálculo del contingente debido a las reglas definidas o a que faltan períodos de ausencia.

En estos casos, para poder asignar el saldo de ausencias de tu sistema anterior a tu cuenta, hay que realizar un ajuste manual puntual. Dependiendo de si tu empresa prorroga las vacaciones y de cuándo se concediera el período de ausencia (a principio de año o en la fecha de contratación), este ajuste debe realizarse un día antes de la fecha de cierre del contingente. Si tienes cualquier duda, ponte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente aquí.

 

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