Paso 1: Importación de los datos de los empleados

 

El primer paso para configurar tu cuenta en Personio es crear los datos maestros de los empleados. Para ello tienes que seleccionar qué información quieres gestionar. 

 

Configuración de los atributos de empleado en Personio

La información del empleado se muestra en las secciones y atributos de su perfil. Cada sección tiene atributos asociados que se agrupan por temática. Encontrarás secciones y atributos ya predefinidos en el sistema, pero podrás crear todas las secciones y atributos personalizados que quieras para registrar los datos de tu empresa.

Ten en cuenta que las secciones y atributos deben crearse en el idioma definido para la empresa en Ajustes > Información de la empresa. A continuación, podrás guardar las traducciones de los diferentes atributos en los idiomas disponibles en Personio (alemán, inglés, español o francés).

Antes de importar los datos, debes crear primero todos los atributos adicionales en Personio. En Ajustes > Información del empleado, podrás editar cada una de las secciones (a la izquierda) y sus correspondientes atributos (a la derecha).

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Si deseas agregar más secciones al perfil, haz clic en Crear una sección y añade los atributos que desees en cada una de ellas. Para ello, solo tienes que seleccionar la sección correspondiente y hacer clic en Añadir un atributo.

Es importante que definas el nombre y el tipo de atributo adecuado para el correcto funcionamiento y formateo de los datos. A continuación, encontrarás una tabla con los distintos tipos de atributos disponibles:

Tipo de atributo Descripción
General Campo de texto sencillo para textos cortos como pueden ser nombres, correos electrónicos o números de teléfono.
Lista de opciones Una lista de opciones te permite consultar el valor del atributo. Podrás definir previamente los posibles valores que admitirá la lista. Resulta útil para consultas de tipo sí/no.
Número (entero) Números sin decimales como, por ejemplo, los ID de empleado.
Número (hasta dos decimales) Números con uno o dos decimales para registrar, por ejemplo, la asignación por hijo, salarios o porcentajes (el número de decimales se define cuando se crea el atributo).
Fecha El valor del atributo es una fecha.
Se utiliza, por ejemplo, para especificar la fecha de nacimiento.
Enlace El atributo es un enlace. Este tipo de atributo permite guardar,
por ejemplo, el perfil de LinkedIn o Xing del empleado.
Campo de texto de múltiples líneas

Las áreas de texto se utilizan para introducir comentarios o mensajes.

Lista de selección múltiple (Etiquetas)

Los valores de los atributos se almacenan igual que en la lista de opciones,
pero se pueden seleccionar varios valores. Resulta útil para registrar,
por ejemplo, los idiomas que domina un empleado.

 

Introducción de los datos de los empleados en nuestra plantilla de Excel

La plantilla ES_Carga_Datos-de-empleados.xslx se basa en tu cuenta de prueba e incluye todos sus atributos.

Ten en cuenta que los nombres de los atributos y opciones de la tabla deben coincidir con los de tu cuenta de Personio, de lo contrario no podrás realizar la importación.

Algunos atributos se han definido como listas de opciones. En este caso, ciertas opciones de selección (restricciones) ya están predefinidas para el atributo correspondiente y pueden consultarse a través del menú desplegable. Los encabezados de columna de estos atributos aparecerán en cursiva.

  1. Descarga la plantilla de Excel.
  2. En la plantilla de importación, pincha en la hoja de cálculo Instrucciones de cumplimentación y léela detenidamente.
  3. Completa las columnas con los datos de tus empleados. Cada fila corresponde a un empleado y este queda inequívocamente identificado por su dirección de correo electrónico. Las columnas de color amarillo son de carácter obligatorio. 

    employee-import-template_es.png
  4. Para importar los atributos de empleado creados solo tienes que insertar columnas adicionales.
  5. Guarda todos los datos en el archivo de Excel.

Ten en cuenta que el sistema define la dirección de correo electrónico como identificador único, por lo que se trata de un campo obligatorio. Esto es especialmente relevante para importaciones posteriores, como la de los datos salariales.

Si has definido atributos personalizados como identificadores únicos, evita importar más de un identificador único al mismo tiempo. Si en tu archivo de importación has definido más de un atributo como identificador único (p. ej., la dirección de correo electrónico y el ID del empleado), Personio utilizará por defecto la dirección de correo electrónico como identificador para la importación.

Explicación de las columnas con atributos predefinidos

Nombre de columna Columna obligatoria  Valores permitidos  Descripción
Nombre Texto  
Apellido Texto  
Género "hombre" o "mujer" u "otro"  
Correo electrónico Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico
Estado "activo", "inactivo" o "incorporación"

activo = el empleado trabaja actualmente en la empresa

inactivo = ex empleado

incorporación = empleado nuevo (antes de la fecha de contratación)

Otro de los estados es el de "baja", pero este no se puede importar. Haz clic aquí para descubrir cómo indicar que un empleado se encuentra en período de baja.

Tipo de empleo "interno", "externo"

interno = empleado propio

externo = empleados externos como, por ejemplo, profesionales independientes o asesores fiscales (para acceder a las nóminas)

Fecha de contratación Fecha Fecha de inicio del contrato del empleado
Supervisor  recomendado Dirección de correo electrónico

Dirección de correo electrónico del superior directo del empleado

Importante: el superior también debe estar incluido como empleado en la plantilla.

Subcontrata recomendado (si es aplicable) Texto Nombre de la subcontrata
Oficina recomendado Texto Oficina del empleado (p. ej., "Madrid")
Departamento recomendado Texto Departamento del empleado (p. ej., "Gestión")
Puesto recomendado Texto Cargo/puesto del empleado (p. ej., "Contable")
Finalización del contrato opcional Fecha

Fecha de terminación del contrato (si es de duración determinada)

Fecha de rescisión opcional Fecha

Fecha oficial de baja del empleado

Centro de coste  opcional  Texto

Nombre del centro de coste al que pertenece el empleado 

Duración del período de prueba opcional Número Duración del período de prueba del empleado en meses (vacío si no hay período de prueba)
Horas semanales recomendado Número Número de horas trabajadas por semana

Para importar posteriormente atributos adicionales, basta con que la plantilla tenga un identificador único e incluya el atributo que quieras añadir. Los atributos (de sistema) que ya hayas completado no tienes que incluirlos en la lista.

 

Importación de los datos de los empleados

Una vez completados todos los pasos previos, ya puedes importar los datos de los empleados. El proceso de importación consta de tres pasos:

  1. Cargar archivo: Accede a tu cuenta de Personio y, en Importaciones, carga el archivo correspondiente. En tipo de archivo, selecciona Subir empleados.

    import-wizard-employee-data_es.png

  2. Configurar columnas: a continuación, debes asignar las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que correspondan. Para ello, conviene que estos tengan el mismo nombre o al menos un nombre similar.

    import-employee-data_es.png
  3. Vista previa de la importación: por último, podrás acceder a la vista previa de la importación. En caso de que se produzcan errores, puedes cancelar la importación y volver a la tabla de Excel para solucionarlos.

  4. Archivo corregido: si el archivo de importación presenta problemas de formato, aparecerá un mensaje de advertencia. Si pulsas en el botón Descargar archivo de corrección, podrás descargar un archivo XLS en el que se resaltan las columnas y campos con errores. Una vez realizadas las correcciones, podrás comenzar de nuevo la importación.

Estaremos encantados de ayudarte con la importación de tus datos. Revisar bien los datos de antemano te ahorrará mucho trabajo. Si tienes previsto realizar una importación, ponte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente aquí.

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