Paso 1: Importación de los datos de los empleados

 

El primer paso para configurar tu cuenta en Personio es crear los datos maestros de los empleados. Para ello tienes que seleccionar qué información quieres gestionar.

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Configura los atributos de empleado en Personio

La información del empleado se muestra en las secciones y atributos de su perfil. Cada sección tiene atributos asociados que se agrupan por temática. Encontrarás secciones y atributos ya predefinidos en el sistema, pero podrás crear todas las secciones y atributos personalizados que quieras para registrar los datos de tu empresa.

Ten en cuenta que las secciones y atributos deben crearse en el idioma definido para la empresa en Ajustes > Organización > Empresa. A continuación, podrás guardar las traducciones de los diferentes atributos en los idiomas disponibles en Personio (alemán, inglés, español, francés, holandés o italiano).

Antes de importar los datos, debes crear primero todos los atributos adicionales en Personio. Para hacerlo, sigue estos pasos:

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  1. Ve a Ajustes > Personal > Información del empleado.
  2. Edita cada una de las secciones (a la izquierda) y sus correspondientes atributos (a la derecha).
  3. Si deseas añadir más secciones al perfil, haz clic en Crear una sección y, a continuación, en Añadir un atributo para añadir los atributos que desees en cada una de ellas.
  4. Define un nombre para el atributo y selecciona el tipo de atributo correspondiente.
    Ten en cuenta que el tipo de atributo es importante para el correcto funcionamiento y formateo de los datos.

 

A continuación, encontrarás una tabla con los distintos tipos de atributos disponibles:

Tipo de atributo Descripción
General Campo de texto sencillo para textos cortos.
Por ejemplo: nombres, correos electrónicos o números de teléfono.
Lista de opciones

Una lista de opciones te permite consultar el valor del atributo. Podrás definir previamente los posibles valores que admitirá la lista.
Por ejemplo: para consultas de tipo sí/no.

Número (entero)

Números sin decimales.
Por ejemplo: los ID de empleado o el NAF.

Número (hasta dos decimales) Números con uno o dos decimales para registrar (el número de decimales se define cuando se crea el atributo).
Por ejemplo: la asignación por hijo, salarios o porcentajes.
Fecha Este valor de atributo es una fecha.
Por ejemplo: para introducir la fecha de nacimiento.
Enlace El atributo es un enlace.
Por ejemplo: para guardar el perfil de LinkedIn o Xing del empleado.
Campo de texto de múltiples líneas

Campo de texto para textos más largos.
Por ejemplo: para introducir comentarios o mensajes.

Etiquetas 

En la lista de selección múltiple, los valores de los atributos se almacenan igual que en la lista de opciones pero se pueden seleccionar varios valores.
Por ejemplo: para registrar los idiomas que domina un empleado.

En el artículo Mejores prácticas: secciones y atributos del Centro de ayuda, encontrarás un resumen con las distintas secciones y atributos que podrás añadir para cada empleado, así como algunos ejemplos.

 

Introducción de los datos de los empleados en nuestra plantilla de Excel

La plantilla ES Datos empleados.xlsx (que encontrarás en la sección Descargas de este artículo) se basa en tu cuenta de prueba e incluye todos sus atributos.

Ten en cuenta que los nombres de los atributos y opciones de la tabla deben coincidir con los de tu cuenta de Personio, de lo contrario no podrás realizar la importación.
En las cuentas más antiguas, el atributo nacionalidad también puede figurar como ciudadanía.

Ten en cuenta que algunos atributos se han definido como listas de opciones. En este caso, ciertas opciones de selección (restricciones) ya están predefinidas para el atributo correspondiente y pueden consultarse a través del menú desplegable. Los encabezados de columna de estos atributos aparecerán en cursiva.

  1. Antes de nada, descarga la plantilla de Excel y lee detenidamente las Instrucciones de cumplimentación.
  2. Completa las columnas con los datos de los empleados. Cada fila corresponde a un empleado y este queda inequívocamente identificado por su dirección de correo electrónico. Las columnas de color amarillo son de carácter obligatorio.
    employee-import-template_es.png
  3. Para importar los atributos de empleado creados solo tienes que insertar columnas adicionales.
  4. Guarda todos los datos en el archivo de Excel.

Ten en cuenta que el sistema define la dirección de correo electrónico como identificador único, por lo que se trata de un campo obligatorio. Esto es especialmente importante para realizar después otras importaciones, como la de los datos salariales. Si has configurado varios atributos personalizados como identificadores únicos, evita importar más de un identificador único al mismo tiempo. Si en tu archivo de importación has definido más de un atributo como identificador único (p. ej., la dirección de correo electrónico y el ID del empleado), Personio utilizará por defecto la dirección de correo electrónico como identificador para la importación.

Para importar posteriormente atributos adicionales, basta con que la plantilla tenga un identificador único e incluya el atributo que quieras añadir. Los atributos que ya hayas completado no tienes que incluirlos en la lista.

Explicación de las columnas con atributos predefinidos

Nombre de columna Columna obligatoria  Valores permitidos  Descripción
Nombre Texto  
Apellidos Texto  
Género "hombre" o "mujer" u "otro"  
Correo electrónico Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico
Estado "activo", "desactivado" o "onboarding"

activo = el empleado trabaja actualmente en la empresa

desactivado = ex empleado

onboarding = empleado nuevo (antes de la fecha de contratación)

Otro de los estados es el de "baja", pero este no se puede importar. Consulta el artículo Planificar bajas para descubrir cómo indicar que un empleado se encuentra en período de baja.

Tipo de empleo "interno", "externo"

interno = empleado propio

externo = empleados externos como, por ejemplo, profesionales independientes o asesores fiscales (para acceder a las nóminas)

Fecha de contratación Fecha Fecha de inicio del contrato del empleado
Supervisor recomendado Dirección de correo electrónico

Dirección de correo electrónico del superior directo del empleado

Importante: el superior también debe estar incluido como empleado en la plantilla.

Subcontrata recomendado (si es aplicable) Texto Nombre de la subcontrata
Oficina recomendado Texto Oficina del empleado (p. ej., "Madrid")
Departamento recomendado Texto Departamento del empleado (p. ej., "Gestión")
Puesto recomendado Texto Cargo/puesto del empleado (p. ej., "Contable")
Finalización del contrato opcional Fecha

Fecha de terminación del contrato (si es de duración determinada)

Fecha de rescisión opcional Fecha

Fecha oficial de baja del empleado

Centro de coste  opcional  Texto

Nombre del centro de coste al que pertenece el empleado 

Duración del período de prueba opcional Número Duración del período de prueba del empleado en meses (vacío si no hay período de prueba)
Horas semanales recomendado Número Número de horas trabajadas por semana

 

Importación de los datos de los empleados

Una vez completados todos los pasos previos, ya puedes importar los datos de los empleados.

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Para efectuar la importación, debes seguir estos sencillos pasos:

  1. Subir el archivo: accede a tu cuenta de Personio y, en Importaciones, sube el archivo correspondiente. En tipo de archivo, selecciona Subir empleados en bloque.
  2. Configurar columnas: asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda. Para ello, conviene que estos tengan el mismo nombre o al menos un nombre similar.
  3. Vista previa de la importación: a continuación, obtendrás una vista previa de la importación. De esta forma, en caso de que se produzcan errores, puedes cancelar la importación y volver a la tabla de Excel para corregirlos.
  4. Archivo de revisión: si el archivo de importación presenta problemas de formato, aparecerá un mensaje de advertencia. Utiliza el botón Descargar el archivo de revisión para descargar un archivo XLS en el que aparecerán marcados las columnas y campos que contienen errores. Una vez realizadas las correcciones correspondientes, podrás comenzar de nuevo la importación. En el artículo ¿Por qué no funciona la importación? encontrarás más información sobre cómo solucionar los errores de importación más comunes.

Estamos encantados de ayudarte con la importación de tus datos. Si tienes previsto realizar una importación y necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de Asistencia a través de la sección de Resuelve tus dudas de Personio en Ayuda > Asistencia y actualizaciones > Resuelve tus dudas

 

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