En este artículo te explicamos cómo importar los datos maestros de tus empleados a Personio utilizando nuestro archivo de importación. Estos archivos son fácilmente accesibles y se pueden descargar directamente desde Personio.

Configurar secciones y atributos de empleados antes de importar

Antes de importar datos, configura las secciones y atributos personalizados necesarios para la gestión de empleados. El perfil del empleado de Personio incluye varias secciones con diferentes tipos de atributos que especifican los datos almacenados, como el tipo de empleo, las horas semanales y la fecha de contratación. Hay algunas secciones y atributos predefinidos, y también puedes crear tantas secciones y atributos personalizados como necesites.

Notas
▶︎ Debes crear secciones y atributos personalizados en el idioma predeterminado de la cuenta, que es el idioma seleccionado durante la configuración inicial de la información de la empresa. Más tarde puedes añadir traducciones para estos atributos en otros idiomas relevantes.
▶︎ El formato y la función de los atributos dependen de su tipo.

Sigue estos pasos para crear y configurar secciones:

1. Ve a Ajustes > Información del empleado.
2. Edita las secciones a la izquierda y sus atributos correspondientes a la derecha.
3. Opcional: agrega más secciones haciendo clic en Crear sección y haz clic en Agregar atributo para crear atributos personalizados dentro de las secciones.
4. Asigna un nombre al atributo y elige el tipo de atributo adecuado.
5. Opcional: si es necesario, añade traducciones para los atributos personalizados en todos los idiomas relevantes.

Para obtener más detalles, consulta nuestros artículos del Centro de ayuda sobre Mejores prácticas para secciones y atributos y Atributos preestablecidos y sus usos.

Descargar y rellenar la plantilla de importación con los datos del empleado

La plantilla de Excel Empleados se adapta a tu cuenta durante la fase de prueba e incluye todos los atributos relevantes. Refleja los ajustes de idioma de tu empresa, y cualquier mensaje de error estará en el idioma de tu cuenta personal. Para descargar la plantilla, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Personio y ve a Importaciones.
2. Selecciona el tipo de archivo Empleados.
3. Haz clic en esta plantilla junto a Descargar plantilla para descargar el archivo.

Una vez que tengas la plantilla de Excel para empleados, sigue estos pasos para completarla:

1. Abre la plantilla de Excel y lee la hoja de trabajo de Pautas.
2. Ingresa los datos de tus empleados en las columnas, siguiendo nuestras prácticas recomendadas a continuación.
3. Para agregar atributos de empleado personalizados, inserta columnas adicionales. El archivo puede incluir hasta sesenta columnas.
4. Guarda todos los datos en el archivo de Excel.

Prácticas recomendadas para la preparación de tu plantilla

Utiliza estas prácticas recomendadas al completar tu plantilla de importación:

• Cada fila es para un empleado, identificado por su correo electrónico. Rellena las columnas resaltadas en amarillo, ya que son obligatorias para los nuevos perfiles de empleados. 
• Las direcciones de correo electrónico son identificadores únicos. Debes proporcionar un correo electrónico para cada empleado, ya que Personio lo utiliza para la importación de datos. Evita importar varios identificadores a la vez.
• Los nombres y valores de los atributos de la tabla deben coincidir con los de tu cuenta de Personio; de lo contrario, la importación fallará.

  Nota: Para los atributos de Lista de opciones, incluye los nombres originales de cada opción (valores de la base de datos) en el archivo de importación. Por ejemplo, si tu cuenta de Personio está en inglés y tienes un atributo de Lista de opciones para “Favorite color”, debes incluir los nombres de las opciones en inglés para todos los empleados ("Red", "Blue", "Green"), independientemente de las traducciones que hayas configurado.

• Si no puedes completar todas las columnas inicialmente, puedes actualizar la plantilla más adelante. Solo tienes que proporcionar un ID único y los atributos que deseas importar. No es necesario incluir atributos o atributos del sistema que ya hayas completado.
• En las plantillas de importación, los títulos de las columnas de los atributos guardados como listas de opciones en Personio aparecen en cursiva.
• No puedes designar a dos empleados como supervisores el uno del otro. Si un empleado (como un CEO) no tiene supervisor, deja esa columna en blanco. Para los empleados con varios supervisores, importa uno y configura supervisores adicionales más tarde.
• Solo se puede importar un centro de costes por empleado. Puedes añadir manualmente varios centros de costes más adelante en el perfil del empleado.
• Para importar empleados inactivos, incluye los atributos: Estado, Fecha de rescisión y Tipo de rescisión. Para evitar errores en el paso tres, asegúrate de agregar tanto la Fecha de rescisión como el Tipo de rescisión. 
  
  

Importar los datos de los empleados con la plantilla completada

Después de completar los dos primeros pasos, puedes importar los datos de tus empleados. Así es como se hace:

1. Ve a Importaciones.
2. Escoge el tipo de importación Empleados y haz clic en Seleccionar archivo.
3. Haz clic para seleccionar un archivo o arrastra tu archivo a la ventana.
4. Selecciona la hoja de trabajo que deseas importar y haz clic en Abrir.
5. Es posible que debas seleccionar la primera fila de tu hoja para que coincida con los atributos con Personio. Haz clic en Siguiente.
6. Haz coincidir las columnas de tu archivo de Excel con los atributos correspondientes en Personio, luego haz clic en Siguiente.
7. Si hay errores, aparecerá una ventana emergente a la derecha. Revisa y corrige cada error. Una vez resuelto, un mensaje confirmará que el archivo está listo para la importación.

   Consejo: Si ves que la celda requiere atención, haz clic en el campo para resaltarla y luego haz doble clic para editar el valor.

8. Haz clic en Importar para completar el proceso.

Antes de pasar al siguiente módulo, utiliza Control de calidad: perfil del empleado para asegurarte de que has configurado todo correctamente.