Este es el paso 1 de 5 del módulo «Registro de jornada y ausencias».

Descubre cómo crear horarios de trabajo y define cómo se calcularán las vacaciones, las horas extras y las horas de menos de los empleados.

¿Qué ventajas tiene?

• Registra en Personio los días de la semana y las horas de trabajo de tus empleados.
• Calcula correctamente las vacaciones y haz un seguimiento de las horas extras en Personio.
• Los días que no se definen como hábiles no se considerarán ausencias (p. ej. vacaciones o bajas por enfermedad).
• Calcula correctamente las horas extras y de menos. Utiliza los horarios de trabajo para definir las horas de trabajo necesarias al hacer un seguimiento de las horas extras y de las horas de menos.
• Si estás haciendo un seguimiento de las horas extras y de menos dentro de los horarios de trabajo, puedes optar por pagar las horas extras o convertirlas en tiempo libre para los empleados. Obtén más información sobre cómo administrar las horas extras.

Paso 1: Definir los horarios de trabajo

Antes de configurar los horarios de trabajo, primero debes determinar cuántos horarios de trabajo distintos hay en la empresa.

Consejo
Cuando vayas a definir los diferentes horarios de trabajo, plantéate lo siguiente:
▶︎ ¿Tenemos empleados a tiempo parcial?
▶︎ ¿Hay empleados a tiempo parcial que solo trabajan en días concretos? ¿Qué días trabajan? (por ejemplo, los lunes y los martes).

Consulta nuestra plantilla de Excel (en la parte inferior) para ayudarte a configurar los posibles horarios de trabajo. Recuerda que esta plantilla no está pensada para que la importes, sino para garantizar que no te olvides de ningún posible horario de trabajo.

Cuando definas los horarios de trabajo, también debes tener en cuenta los siguientes conceptos y cómo se gestionan dentro de la empresa:

Paso 2: Crear un calendario de trabajo

Una vez definidos los diferentes tipos de horario de trabajo de la empresa, podrás empezar a configurarlos. Para crear un nuevo horario de trabajo, sigue estos pasos:

1. Accede a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada.
2. En «Horarios trabajo», haz clic en el campo «Añadir horario» y asígnale un nombre descriptivo (por ejemplo: a tiempo completo; 40 horas; lu, ma, mi, ju, vi con registro de jornada).
3. A continuación, haz clic en  .
4. Días y horas de trabajo: para definir los días y las horas de trabajo, indica cuántas horas por día se supone que deben trabajar los empleados y cuánto deben durar los descansos.
   
   

   Nota
   La indicación de la hora de inicio y de finalización es opcional y solo sirve como referencia. Los empleados pueden registrar su jornada más allá de la hora de inicio y de finalización indicadas.

5. Seguimiento de horas extras y de menos (opcional): para realizar un seguimiento de las horas extras , selecciona Sí.
   ▶︎ Luego, selecciona si las horas extras deben calcularse diariamente o semanalmente.
   ▶︎ En Margen de horas extras, puedes determinar si hay un número concreto de horas extras incluido en el salario mensual y, por lo tanto, debe descartarse en el cálculo de las horas extras.
   ▶︎ Si las horas extras se calculan diariamente, puedes seleccionar «Seguimiento de las horas de menos».
   ▶︎ Selecciona si se debe realizar un seguimiento de las horas de menos para los días sin registro de la jornada.
   
   

   Nota
   Si activas el seguimiento de las horas de menos para los días sin registro de la jornada, las horas de menos comenzarán a generarse de inmediato. Así pues, te recomendamos que:
   
   ▶︎ Únicamente actives el registro automático de las horas de menos una vez que los empleados estén realmente registrando su jornada.
   ▶︎ Selecciones la opción de crear un duplicado del horario de trabajo en el momento de guardarlo, de forma que los cambios queden registrados en una copia asignada automáticamente al empleado correspondiente.

6. Reglas de descanso (opcional): selecciona si se debe informar a los empleados y supervisores si un empleado introduce descansos incorrectos en el registro de jornada.
   
   

   Nota
   Puedes agregar hasta dos reglas con el tiempo de descanso requerido para una cantidad determinada de horas de trabajo.

7. Ausencias: para prorratear las ausencias retribuidas, selecciona Sí. A continuación, selecciona un valor de referencia para prorratear las ausencias retribuidas del menú desplegable.
8. Por último, haz clic en Guardar horario de trabajo.

Encontrarás más información sobre la configuración de los horarios de trabajo para los empleados a tiempo parcial en el artículo Configurar un empleo a tiempo parcial.

Ejemplo: Tiempo completo o parcial con días de trabajo y de vacaciones fijos

En el ejemplo siguiente, la empresa cuenta con tres tipos de empleados con derecho a 24 días de vacaciones al año:

• El empleado de tipo A trabaja a jornada completa, 5 días (de lunes a viernes), 40 horas a la semana.
• El empleado de tipo B trabaja a tiempo parcial, 3 días (lunes, martes y jueves), 24 horas a la semana.
• El empleado de tipo C trabaja a tiempo parcial, 3 días (lunes, martes y miércoles), 20 horas a la semana.

Para cada tipo de empleado, es necesario crear un horario de trabajo independiente en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada y asignarlo a los empleados correspondientes. Nombra de manera identificable los diferentes horarios de trabajo (por ejemplo, a tiempo parcial, 20 horas (lu, ma, ju, vi), etc.).

Empleado A (jornada completa)	Empleado B (jornada a tiempo parcial)	Empleado C (jornada a tiempo parcial)
¿Cuántos días de vacaciones recibe el empleado el 1 de enero?
5/5 x 24 = 24	3/5 × 24 = 14.4	3/5 × 24 = 14.4
Ejemplo 1: supongamos que todos estos empleados solicitan vacaciones de domingo a sábado
-5 días de vacaciones	-3 días de vacaciones	-3 días de vacaciones
Ejemplo 2: supongamos que todos estos empleados solicitan vacaciones de domingo a miércoles
-3 días de vacaciones	-2 días de vacaciones	-3 días de vacaciones
Ejemplo 3: supongamos que todos estos empleados solicitan vacaciones de miércoles a sábado
-3 días de vacaciones	-1 día de vacaciones (jueves)	-1 día de vacaciones (miércoles)

Paso 3: Asignar horarios de trabajo

Una vez configurados los horarios de trabajo, el siguiente paso será seleccionar cuál debería ser el horario de trabajo predeterminado y asignar los otros horarios a los empleados correspondientes, ya sea de forma individual o en bloque.

Nota
Las ausencias retribuidas por inactividad temporal se recalcularán si asignas un nuevo horario de trabajo una vez que estas se hayan aprobado (generalmente el 1 de enero).

Horario de trabajo predeterminado

En Ajustes > Horario de trabajo y ausencias > Registro de jornada, puedes seleccionar un horario de trabajo, normalmente el de 40 horas, para que sea el horario de trabajo predeterminado que se asignará a todos los empleados por defecto.

Nota
Si no determinas uno de los horarios como horario por defecto, Personio asignará automáticamente el primer horario de trabajo de la lista como el predeterminado para todos los empleados.

Asignar horarios de trabajo individualmente

Para asignar el horario de trabajo adecuado a cada empleado, sigue estos pasos:

1. Ve a su perfil de empleado y entra en la pestaña «Registro de jornada».
2. A continuación, haz clic en los tres puntos en el campo «Horario y calendario de trabajo» y selecciona Cambiar horario.
3. Aquí podrás seleccionar el horario en cuestión y decidir a partir de qué fecha se debe aplicar.
4. A continuación, haz clic en Enviar.
   
   

Editar los horarios de trabajo en bloque

Puedes usar la edición en bloque para asignar el horario de trabajo correspondiente a varios empleados al mismo tiempo. Para ello, sigue estos pasos:

1. Ve a la lista de empleados y marca las casillas de los empleados a los que quieras asignar un mismo horario de trabajo.
2. A continuación, haz clic en Acciones y selecciona Asignar o eliminar horario de trabajo.
3. Selecciona el horario de trabajo correspondiente e indica a partir de qué fecha se debe aplicar.
4. A continuación, haz clic en Enviar.
   
   

Paso 4: Crear proyectos para el registro de jornada basado en proyectos (opcional)

Si los empleados hacen un seguimiento del tiempo que han trabajado en proyectos específicos, puedes crear proyectos y activar el seguimiento del registro de la jornada basado en proyectos. Para crear proyectos, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada.
2. En «Proyectos», haz clic en el campo «Añadir proyecto» e introduce un nombre para el proyecto.
3. A continuación, haz clic en  .
4. Para poder registrar las horas concretas que has trabajado en un proyecto, selecciona la casilla Disponible para el registro de jornada. Los proyectos para los que has activado el registro de la jornada aparecerán con una marca de verificación junto al nombre.

Encuentra más información sobre cómo configurar y utilizar el registro de jornada basado en proyectos.

Siguiente paso

Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: registro de jornada antes de continuar con el siguiente paso.