Cómo importar el historial de asistencias

 

En este artículo te explicamos cómo puedes importar las asistencias de tus empleados en Personio.

Personio te ofrece la posibilidad de registrar fácilmente las asistencias en Perfil del empleado > Asistencia. Desde esta pestaña, cada empleado podrá introducir sus tiempos de asistencia manualmente, siempre que tenga los permisos de acceso necesarios. Dependiendo de los requisitos de la empresa, podrás configurar la cuenta para que, por ejemplo, estas asistencias únicamente se registren en Personio tras haber sido confirmadas por un supervisor.

Como alternativa, también puedes registrar el historial de asistencias en Personio mediante una importación por lotes. Esto te permite, entre otras cosas, calcular también automáticamente el historial de salarios por hora de los empleados en Personio.

Para importar las asistencias en Personio, sigue los pasos a continuación:

 

Introducción de los tiempos de asistencia en nuestra plantilla de Excel

  • Primero, descarga la plantilla de Excel Importación de períodos de asistencia (ver más abajo).
  • Introduce los datos de asistencia de tus empleados en las columnas correspondientes. Cada fila corresponde a un período de asistencia de un empleado. Si quieres registrar varias asistencias para un mismo empleado, deberás insertar varias filas. Cada empleado se identifica de forma inequívoca por su dirección de correo electrónico.

historical-attendances-excel-template_es.png

  • Las celdas de las siguientes columnas deben tener el formato que te indicamos a continuación:

    • Fecha: formato fecha (dd.mm.aaaa).
    • Hora de inicio: solo puede contener texto (hh:mm) y no debe tener formato hora.
    • Hora de finalización: solo puede contener texto (hh:mm) y no debe tener formato hora.
    • Comentario: solo puede contener texto.
  • Utiliza la columna Comentarios para añadir notas, por ejemplo, si un empleado llegó tarde al trabajo debido a una cita médica.

  • Guarda todos los datos en el archivo de Excel.

Ten en cuenta que, al importar las asistencias, solo se puede utilizar la dirección de correo electrónico como identificador único.

Si tus horas de inicio y finalización tienen un formato hh:mm:ss, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Añade dos columnas en blanco después de la columna "Hora de finalización".
  2. Introduce el siguiente comando en la segunda celda de la primera columna en blanco: =TEXT(C2; "hh:mm").
  3. Introduce el siguiente comando en la segunda celda de la segunda columna en blanco: =TEXT(D2; "hh:mm").
  4. Ahora puedes introducir los encabezados de las nuevas columnas que acabas de crear.
  5. La primera columna en blanco debe llamarse "Hora de inicio"; la segunda, "Hora de finalización".

historical-attendances-excel-template-edit_es.png

Antes de continuar con la importación, asegúrate de haber seleccionado las columnas correctas.

 

Importación de los datos de los empleados

Una vez completados todos los pasos previos, ya puedes importar las asistencias. El proceso de importación consta de tres pasos:

  1. Cargar archivo: accede a tu cuenta de Personio y, en Importaciones, carga los archivos correspondientes. En tipo de archivo, selecciona Subir períodos de asistencia.

    historical-attendances-upload-file_es.png

  2. Configurar columnas: a continuación, debes asignar las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.

    historical-attendances-assign-attributes_es.png
  3. Vista previa de la importación: por último, podrás acceder a la vista previa de la importación. En caso de que se produzcan errores, puedes cancelar la importación y volver a la tabla de Excel para solucionarlos.

Estaremos encantados de ayudarte con la importación de tus datos. Revisar bien los datos de antemano te ahorrará mucho trabajo. Si tienes previsto realizar una importación, escribe a nuestro Servicio de Atención al Cliente y resolveremos todas tus dudas.

 

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