Este es el paso 2 de 5 del módulo «Registro de jornada y ausencias».
En este artículo te mostraremos cómo crear tipos de ausencias en Personio para que tus empleados puedan solicitar diferentes tipos de ausencias, como enfermedad, vacaciones o permisos parentales.
¿Qué ventajas tiene?
- Cubre los requisitos internos de tu organización relacionados con el tiempo libre. Puedes crear tantos tipos de ausencias como sean necesarios para adaptarlos a las políticas de la empresa (por ejemplo, dependiendo del mercado, puede que tengas que distinguir entre una ausencia para trabajar a distancia desde otro país y una ausencia para trabajar desde casa).
- Crea una base de datos centralizada para toda la información relacionada con las ausencias de los empleados, de modo que estos puedan llevar un registro fácil de sus ausencias planificadas y, en función de sus permisos de acceso al calendario de la empresa, también de las ausencias planificadas de otros empleados.
- Asegúrate de que los datos relativos a las ausencias estén siempre actualizados. Los empleados podrán solicitar ausencias como consideren oportuno y, una vez aprobadas, la información se reflejará instantáneamente en Personio.
Paso 1: Crear un nuevo tipo de ausencia
- Ve a Ajustes > Horario de trabajo y ausencias > Ausencia.
- Haz clic en Añadir nuevo e introduce un nombre (ejemplo: "Vacaciones pagadas", "Baja por enfermedad", "Teletrabajo", etc.).
- Haz clic en el botón Editar para configurar el tipo de ausencia que acabas de crear.
- En la opción Color , selecciona el color con el que se mostrará ese tipo de ausencia en el calendario.
- En la opción Categoría , selecciona la categoría de ausencia a la que se debe asignar el nuevo tipo de ausencia. Por ejemplo, selecciona la categoría Vacaciones pagadas para el tipo de ausencia Vacaciones pagadas o la categoría Trabajo a distancia para el tipo de ausencia Trabajo a distancia .
- En la opción Unidad de tiempo, selecciona Días u Horas. Recuerda que no podrás cambiar la unidad de tiempo una vez creado el tipo de ausencia.
Nota
Puedes usar las ausencias registradas en horas no solo para registrar las ausencias de menos de un día (por ejemplo,una ausencia de dos horas en el transcurso de un día), sino también para registrar las ausencias de un día completo (una ausencia de ocho horas en el transcurso de un día) o las ausencias repartidas en varios días (por ejemplo, una ausencia de ocho horas en el transcurso de dos días). - Solo se aplica a las ausencias registradas en días: en la opción¿Permitir solicitudes de medio día?, define si el empleado puede solicitar medios días para este tipo de ausencia.
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En el campo ¿Exigir sustitutos?, determina si los empleados han de nombrar a otro empleado como su sustituto. El nombre de dicho empleado se mostrará en el calendario de empresa.
Nota
La funcionalidad de importación de ausencias solo está disponible si las solicitudes de sustitución no están configuradas como obligatorias en el sistema. - En la opción ¿Se requiere un certificado?, puedes definir si los empleados deben subir un certificado cuando soliciten este tipo de ausencia y, de ser así, a partir de qué día.
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Solo se aplica a las ausencias registradas por días: en la opción ¿Permitir que los empleados que estén cubriendo una sustitución puedan solicitar esta ausencia? , podrás definir si los empleados que actúan como sustitutos durante un periodo determinado también pueden solicitar este tipo de ausencia.
Nota
Te recomendamos que solo actives esta opción para los tipos de ausencia considerados como no planificados (por ejemplo, «Enfermedad») y que la desactives para los tipos de ausencia considerados como planificados (por ejemplo, «Vacaciones pagadas»). Esto garantizará que un empleado que actualmente está sustituyendo a otro no pueda tomar vacaciones durante el periodo de sustitución. -
En la opción Válido el, selecciona qué días de la semana se deben tener en cuenta al calcular la ausencia retribuida. La ausencia retribuida se calcula comparando el horario de trabajo asignado y los días seleccionados dentro de esta opción.
- Activa la opción ¿Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extra?si quieres que todas las horas trabajadas durante un periodo marcado como ausencia en Personio se contabilicen como horas extras. Para ello, es necesario que el empleado registre las horas de trabajo en Personio.
Nota
Te recomendamos que solo actives esta opción para los tipos de ausencia considerados como periodos de ausencia reales dentro de la empresa (por ejemplo: «Vacaciones pagadas», «Enfermedad» o «Permiso especial») y que la deshabilites para los tipos de ausencia considerados como informativos (por ejemplo: «Trabajo a distancia»). - Activa la opción ¿Habilitar las políticas de devengo? (si fuera necesario). Ve a la siguiente sección de este artículo para obtener más información sobre cómo determinar si una política de devengo es necesaria.
- Haz clic en Añadir tipo de ausencia para guardar los ajustes.
Paso 2: Evaluar si se necesita una política de devengo
La necesidad de activar la opción ¿Habilitar políticas de devengo? (creando de ese modo una política de devengo) depende de si se puede tomar el tipo de ausencia:
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Un número ilimitado de veces (por ejemplo, «Enfermedad» o «Trabajo a distancia»)
No es necesario crear una política de devengo porque lo único que estarás haciendo es registrar la cantidad de días/horas en lugar de deducirlos del recuento total. En este escenario, no necesitas activar la opción ¿Habilitar políticas de devengo?, bastará con hacer clic en Añadir tipo de ausencia para crear correctamente el tipo de ausencia.
- En ciertos casos (por ejemplo, para las vacaciones pagadas o los permisos parentales), deberás crear una política de devengo para que el sistema descuente automáticamente del total la cantidad de días/horas que se hayan tomado. En el siguiente artículo te explicamos cómo hacerlo.
¡Enhorabuena! 🎉
Estás listo para seguir adelante y Crear políticas de devengo para los tipos de ausencia en Personio.