Paso 6: Configuración de ausencias y contingentes

 

Una vez creados y asignados los modelos de horario de trabajo, ya puedes configurar las ausencias y las reglas para la generación de contingentes. Entre los diferentes tipos de ausencias se incluyen, por ejemplo, las vacaciones, las bajas por enfermedad o los permisos de paternidad. A continuación, te explicamos cómo crear ausencias con y sin contingente asociado.

 

Ausencias sin contingente asociado (p. ej., baja por enfermedad)

En el caso de las ausencias sin contingente asociado, es importante registrar el número de días en lugar de deducir la ausencia de un contingente. Para configurar una ausencia por enfermedad, ve a Ajustes > Ausencia. Aquí podrás crear una ausencia nueva o cambiar el nombre de una ya existente y modificar su configuración.

Define a qué categoría de ausencia pertenece el tipo de ausencia creado. Para obtener más información sobre el funcionamiento y las repercusiones de las diferentes categorías de ausencia, haz clic aquí.

Ten en cuenta que para poder guardar los ajustes básicos del tipo de ausencia, es necesario definir la categoría de ausencia correspondiente.

Además, tendrás la posibilidad de determinar si los empleados pueden registrar medio día o si la solicitud de sustituto es opcional, obligatoria o está desactivada. La opción ¿Permitir que los sustitutos soliciten ausencias superpuestas? establece que la persona que sustituya al empleado en su ausencia también puede solicitar, por ejemplo, vacaciones, teletrabajo o la baja por enfermedad.

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Ajustes de validez

En el apartado Válido el define qué días de la semana debe liquidarse la ausencia seleccionada en función de los horarios de trabajo. Los días de ausencia se calculan a partir de la intersección de la jornada laboral registrada y los días en que se aplica el tipo de ausencia.

 

Las ausencias cuentan como absentismo

Si activas la función ¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras?, las horas de trabajo que se realicen durante una ausencia registrada se computarán como horas extras. Te recomendamos que actives esta función para todos los tipos de ausencia que se consideran períodos de ausencia en tu empresa (p. ej., las vacaciones pagadas, las bajas por enfermedad y los permisos especiales).

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Encontrarás más información sobre la función ¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras? y sus repercusiones en este artículo.

 

Ausencias con contingente asociado (p. ej., vacaciones pagadas)

En el caso de ausencias con contingente asociado, es necesario activar la casilla Activar políticas de devengo. Una vez activada esta casilla, podrás establecer si los días del año anterior se pueden transferir o no al año siguiente y hasta qué fecha límite (por lo general, el 31 de marzo). Este ajuste solo se realiza una vez y dependerá de la empresa en cuestión. Además, tendrás la posibilidad de especificar si la solicitud de sustituto es opcional, obligatoria o está desactivada.

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Ten en cuenta que solo podrás importar las ausencias si la solicitud de sustituto no se ha definido como obligatoria. Una vez completada la importación en Personio, ya podrás marcar este campo como obligatorio.

 

Configuración de políticas de devengo

Si has activado la generación de contingentes para un tipo de ausencia, es necesario que crees al menos un contingente y las reglas de generación correspondientes. Estas reglas dependerán de la política de concesión de vacaciones de tu empresa. Para ello, debes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántos derechos de vacaciones diferentes hay en la empresa?
  • ¿El saldo de vacaciones se asigna siempre a principio de año o en la fecha de contratación correspondiente?
  • ¿Los empleados reciben todos los derechos de vacaciones de una vez o prorrateados por mes?

 

Creación de políticas de devengo

Para crear contingentes de ausencia hay que seguir estos tres pasos que detallamos a continuación.

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Paso 1: información general

Determinar los días de vacaciones del contingente, el período de validez y la fecha de creación. Si los derechos de vacaciones se conceden siempre a principios de año, un empleado que comience a trabajar el 1 de noviembre de 2018 recibirá 4 días (2 días por cada mes trabajado) y a partir del 1 de enero de 2019, los 24 días correspondientes a ese año.

También puedes seleccionar la opción ¿Activar el tiempo de espera?. Esta opción solo estará disponible si en Tipo de concesión, seleccionaste Anual. En la captura de pantalla anterior, un empleado tendría derecho a 24 días de vacaciones al año, es decir, 2 días de vacaciones por mes trabajado. Pero esta cifra se puede editar en cualquier momento. Para obtener más información sobre el cálculo de las vacaciones durante el tiempo de espera, haz clic aquí.

Paso 2: cálculo prorrateado 

De acuerdo con los ajustes anteriores, si un empleado comienza a trabajar el 2 de noviembre, se le concederían 2 días de vacaciones, ya que estas se calculan por mes completo trabajado. Por lo tanto, por el mes de noviembre no obtendría ningún derecho.

En el ajuste Fin de la relación laboral, puedes determinar si se reducirán automáticamente los derechos de vacaciones del empleado si este deja la empresa en el primer semestre del año.

Si la relación laboral o el contrato finalizan en la segunda mitad del año, el empleado recibirá siempre el derecho íntegro a las vacaciones. Para ello es necesario configurar un contingente anual (Paso 1: Conceder derecho cada "año" ).

Si la relación laboral o el contrato finalizan durante los seis primeros meses de empleo, el cálculo prorrateado se realiza independientemente de si se activa o no la casilla del tiempo de espera.

Paso 3: días adicionales

En este último paso, puedes determinar si los derechos de vacaciones deben aumentarse en función de la antigüedad de los empleados en la empresa.

Selecciona para habilitar la función y, a continuación, introduce el número de días adicionales por año de empleo a partir de la fecha de contratación. Podrás añadir todas las reglas que quieras. Marca la casilla Conceder días extras con el inicio del siguiente período de derecho para definir como referencia una fecha distinta a la de contratación en la que se acumulará el derecho. Si creas un régimen que establezca Agregar 1 día(s) extra 1 año(s) después de la fecha de contratación, el empleado que se incorpore a la empresa el 1 de octubre de 2017 tendría derecho a un día adicional de vacaciones un año después.

 

Asignación individual de contingentes

Una vez que has creado todas las reglas para la generación de contingentes, puedes asignarlas a los empleados. Para ello, ve a la pestaña Ausencias del perfil del empleado y, en el tipo de ausencia que corresponda (p. ej., vacaciones pagadas), selecciona la opción Asignar política de devengos o Cambiar política de devengos.

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Al asignar un contingente por primera vez, selecciona la opción Asignar desde la fecha de contratación. Encontrarás información detallada sobre las diferentes reglas para la generación de contingentes en este artículo.

 

Edición colectiva de las reglas para la generación de contingentes

Puedes asignar las reglas para la generación de contingentes a varios empleados a la vez mediante la edición por lotes. Para ello solo tienes que seleccionar las casillas de los empleados a los que quieres asignar la misma regla (por lo general, los derechos de vacaciones). A continuación, en Acciones > Cambiar política de devengoss, selecciona el tipo de ausencia adecuado (p. ej., vacaciones pagadas) y asigna este régimen a los empleados seleccionados.

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Así, a cada empleado seleccionado se le asignará la política de ausencias correspondiente y el consiguiente derecho de vacaciones.

En Ajustes > Ausencia > Vacaciones pagadas, podrás comprobar a cuántos empleados se ha asignado el contingente.

 

Archivo y eliminación de contingentes

Si ya no deseas que un contingente pueda asignarse a un empleado o que este sirva de base para el cálculo de los derechos de vacaciones, puedes eliminarlo en Ajustes > Ausencia > Vacaciones pagadas.

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Si ya has asignado un contingente a un empleado, no podrás eliminarlo pero sí archivarlo para que deje de aparecer como una posible opción en el futuro.

El contingente archivado ya no aparecerá como una opción de selección y no podrá reasignarse a ningún empleado. Podrás consultar los contingentes archivados en Ajustes > Ausencia > Vacaciones pagadas > Contingentes > Archivo. Aquí también podrás comprobar quién archivó el contingente, cuándo lo hizo y cuántos empleados lo tienen todavía asignado.

Ten en cuenta que los contingentes archivados no se pueden restaurar. Si deseas recuperar un contingente archivado, debes crearlo de nuevo mediante la opción Nueva política de absentismo.

 

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