Descubre qué pasos debes seguir para poder importar tus empleados a Personio.

¿Qué ventajas tiene?

Configurar los puntos básicos de tu cuenta es importante por los siguientes motivos:

• Al añadir la información de la empresa y un logotipo personalizas Personio para tu organización. El logotipo se mostrará tanto en la esquina superior izquierda de tu cuenta de Personio como en las notificaciones por correo electrónico.
• Al configurar los departamentos en Personio te aseguras de que se almacenen correctamente las horas semanales a tiempo completo de cada departamento. Esto determina el valor del equivalente a tiempo completo (ETC) de un empleado y los cálculos salariales para los empleados a tiempo parcial.
• Al configurar los ajustes de la oficina te aseguras de que se almacenen correctamente la zona horaria, los días festivos y la moneda correspondientes a cada empleado.

Paso 1: Configurar la información general de la empresa

Para configurar la información general de la empresa, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Organización > Empresa.
2. Haz clic en Editar.
3. Seguidamente, completa la información de la empresa y sube el logotipo.

Nota
Los ajustes seleccionados para la moneda, la zona horaria y los días festivos son los valores predeterminados iniciales de la empresa, pero pueden sobrescribirse para cada oficina.

Encontrarás más información al respecto en el artículo Configurar la información de la empresa.

Paso 2: Crear departamentos y equipos

Departamentos

Los departamentos sirven para fijar las horas de trabajo semanales a tiempo completo. Esto constituye la base para determinar el ETC de un empleado, y para definir qué empleados trabajan a tiempo parcial para poder calcular su salario en consecuencia.

Para configurar los departamentos, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
2. En la pestaña Departamentos, indica un nombre en Nuevo departamento y haz clic en .
3. Ahora, haz clic en Editar junto al departamento que acabas de crear e indica las horas de trabajo semanales del departamento. Las horas de trabajo semanales predeterminadas son 40.

Consejo
Si las horas semanales a tiempo completo de tus departamentos varían según la ubicación del empleado, crea departamentos separados para reflejar estas diferencias.

Ejemplo
John trabaja en el departamento de ventas del Reino Unido, donde las horas semanales a tiempo completo de su departamento son 37,5. Louise trabaja en el departamento de ventas de Alemania, donde las horas semanales de su departamento son 40. En este caso, deberás crear dos departamentos en Personio:
Departamento 1 = Ventas Reino Unido
Departamento 2 = Ventas Alemania

Equipos

Los equipos te dan la opción de agrupar a los empleados a fin de poder trazar estructuras organizativas complejas en Personio.

Para crear equipos, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Organización > Departamentos y equipos.
2. En la pestaña Equipos, escribe el nombre del equipo en Nuevo equipo y haz clic en .

Una vez que hayas importado los datos de los empleados, podrás asignar los equipos a los empleados correspondientes a través de la lista de empleados. El número que se muestra junto al nombre del equipo en la pestaña Equipos indica el número de empleados activos que están asignados en ese momento al equipo. Encontrarás más información en el artículo Configurar departamentos y equipos.

Paso 3: Crear oficinas

Debes crear una oficina en Personio para cada ubicación en la que tengas una. Esto te permite configurar la dirección, la moneda, la zona horaria y, si fuera necesario, un calendario de días festivos personalizado para cada una de ellas. Para crear una oficina, sigue estos pasos:

1. Accede a Ajustes > Organización > Oficinas.
2. En el campo Nueva oficina, escribe el nombre de la oficina que deseas crear y haz clic en .
3. A continuación, haz clic en Editar junto al nombre de la oficina e indica la moneda, la zona horaria, la dirección y el calendario de días festivos.

Encontrarás más información sobre cómo configurar un calendario personalizado de días festivos en el siguiente paso.

Paso 4: Configurar calendarios de días festivos

Configurar de manera correcta y completa los calendario de días festivos es esencial para el cálculo del saldo de ausencias. Si un día está marcado como festivo en Personio, no se considerará una ausencia si el empleado solicita faltar ese día.

Ejemplo
Por norma, tu empresa permite a los empleados trabajar únicamente medio día el 24 y 31 de diciembre, además de los días festivos. Esos medios días también deben marcarse en el calendario personal de vacaciones. Si un empleado envía una solicitud de vacaciones del 24 al 31 de diciembre, esto se calculará como solo cuatro días de vacaciones, ya que los días festivos no se cuentan o solo se cuentan como medio día (ver imagen a continuación).

Si la empresa dispone de oficinas en otros países, puedes configurar y asignar un calendario de días festivos específico para cada localización. Descubre como configurar un calendario de días festivos.

Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: aspectos básicos de la cuenta antes de pasar al siguiente módulo.