Cómo utilizar Personio para empleados

 

Bienvenido a Personio. En este artículo te explicaremos cómo iniciar sesión en Personio por primera vez y aprenderás a utilizar las funciones más importantes.

 

Activación de tu cuenta de Personio

Para activar tu cuenta, haz clic en el enlace que figura en el correo electrónico de Personio. A continuación, establece tu contraseña personal.

Al establecer tu contraseña, debes tener en cuenta las siguientes restricciones:

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Una vez activada tu cuenta, podrás acceder al panel de control de Personio. Para volver a iniciar sesión, introduce tus credenciales en la pantalla de inicio de sesión de Personio.

Tu URL de inicio de sesión: www.micuenta.personio.de

 

Todas las funciones de un vistazo

A continuación, te mostraremos las funciones más importantes de Personio.

Ten en cuenta que la funcionalidad de tu cuenta dependerá de las funciones utilizadas por tu empresa y de tus permisos de acceso, por lo que puede que no todos los elementos a continuación aparezcan en tu perfil.

 

Tu panel de control

Una vez hayas iniciado sesión, accederás a tu panel de control. También puedes hacer clic en el icono de inicio para cambiar a la vista de inicio de tu cuenta. En la sección Mis tareas, podrás consultar un resumen de todas las tareas y recordatorios pendientes. Al hacer clic en la notificación correspondiente, se te redirigirá directamente a la tarea (p. ej., completar los datos personales). Para obtener más información, haz clic aquí

En la sección Mi perfil encontrarás las opciones Asistencia y Ausencia que te llevarán a las pestañas correspondientes y, en la sección Todas las aprobaciones, que aparece más abajo, podrás consultar todas las solicitudes de aprobación abiertas (tiempos de asistencia y ausencia, certificados y datos de los empleados). 

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Ajustes personales

Define a continuación tus ajustes personales. Para ello, ve al avatar que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic en Ajustes personales. Aquí podrás seleccionar tu idioma preferido. Actualmente Personio está disponible en alemán, inglés, español o francés.

En Notificaciones determina si quieres recibir recordatorios únicamente en tu panel o también por correo electrónico. Te recomendamos que actives las notificaciones por correo electrónico.

En Recordatorios puedes consultar todos los recordatorios predefinidos y añadir recordatorios nuevos.

Finalmente, en la opción Correo electrónico puedes definir tu firma personal si participas en el proceso de reclutamiento de tu empresa.

 

Perfil de empleado

A través de tu perfil de empleado podrás acceder a todas las funciones disponibles. Puedes entrar en tu perfil de dos maneras: directamente desde la página de inicio haciendo clic en el enlace Perfil de la sección Mi Perfil o a través de tu foto en la parte superior derecha. 

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Personaliza tu perfil añadiendo una foto. Para ello, haz clic en el avatar, selecciona la foto que desees y pulsa el botón Subir.

 

Información personal

En la pestaña Información personal de tu perfil de empleado, podrás acceder a toda tu información y datos personales. Además, dependiendo de tus permisos de acceso, podrás modificar o planificar la modificación de tus datos directamente o sugerir cambios que se aprobarán posteriormente.

 

Salario

En la pestaña Salario de tu perfil de empleado puedes consultar tus componentes salariales actuales y acceder al historial salarial haciendo clic en Vista detallada.

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Documentos

A través de la pestaña Documentos de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, puedes subir documentos personales y acceder a los documentos ya guardados (p. ej., contratos, diplomas, justificantes y certificados). 

Además, tu empresa también podrá utilizar esta pestaña para subir tu nómina seleccionando la categoría correspondiente.

 

Asistencia

En la pestaña Asistencia de tu perfil de empleado podrás consultar tu resumen de horas trabajadas. Además, tienes la opción de registrar tus asistencias. Solo tienes que introducir la hora de comienzo y fin de tu jornada laboral, así como los descansos realizados. También puedes añadir un comentario a las asistencias para documentar las diferentes actividades y proyectos. Si el estado aparece como Pendiente, significa que la asistencia está pendiente de aprobación. Las asistencias aprobadas aparecerán con el estado Confirmado.

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Ausencias

En la pestaña Ausencias de tu perfil de empleado podrás consultar tu saldo de ausencias, así como tu política de devengos. Además, podrás solicitar períodos de ausencia a través de la función Añadir período de ausencia o seleccionando directamente los días correspondientes en el calendario. A continuación, define el tipo de ausencia (p. ej., vacaciones pagadas), el período correspondiente, quién será tu sustituto (en función de lo que hayas acordado con tu empresa) y añade, en su caso, un comentario. Por último, haz clic en Solicitar ausencia para enviar tu solicitud.

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Una vez aprobada tu solicitud de vacaciones se actualizará el saldo de tu cuenta y recibirás una confirmación por correo electrónico. Además, en el resumen que aparece a la derecha podrás consultar los días de vacaciones transferidos del año anterior, los días de vacaciones ya disfrutados y planeados para el año en curso, así como el saldo total de vacaciones disponibles para el año actual.

Si se trata de una ausencia que requiere la presentación de un certificado pasado un número determinado de días (p. ej., una baja por enfermedad), recibirás una notificación tanto en tu panel de control de Personio como por correo electrónico para que subas el certificado correspondiente. Para ello solo tienes que pulsar en la notificación, seleccionar el certificado y hacer clic en el botón Subir certificado. Este documento aparecerá en la pestaña Documentos, en la categoría Certificados de ausencia.

Si necesitas cambiar o eliminar una solicitud de ausencia ya aprobada, puedes hacerlo directamente desde el calendario haciendo clic en el período de ausencia correspondiente. Este cambio activará de nuevo el proceso de aprobación, por lo que aparecerá reflejado en tu cuenta una vez se haya confirmado.

 

Rendimiento 

En la pestaña Rendimiento de tu perfil de empleado podrás consultar todas las evaluaciones de rendimiento programadas y realizadas, así como tus objetivos acordados por contrato. Al hacer clic en cada una de las entradas obtendrás información adicional como, por ejemplo, comentarios acerca de la evaluación de rendimiento.

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Incorporación

En la pestaña Incorporación de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, podrás consultar todas las tareas pendientes en relación con la contratación de un nuevo empleado. Cada tarea pendiente tiene una fecha límite asociada en la que deberá completarse. Además, recibirás un recordatorio en tu panel de control y por correo electrónico con las tareas de incorporación aún pendientes.

 

Notas

En la pestaña Notas de tu perfil de empleado, podrás añadir notas y recordatorios personalizados a tu cuenta de Personio.

 

Calendario de empresa

Por último, te mostramos el calendario de empresa que te ofrece Personio. Para ello ve al icono de calendario en la barra de menú de la izquierda y podrás alternar entre las dos vistas disponibles: la Línea temporal de ausencias o el Calendario de eventos.

En la Línea temporal de ausencias podrás consultar todas las ausencias visibles en función de tus permisos de acceso. También puedes utilizar los diversos filtros para mostrar, por ejemplo, un determinado tipo de ausencia, departamento, oficina o subcontrata. 

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En el Calendario de eventos podrás ver las entrevistas y reuniones de feedback a las que has sido invitado, tus recordatorios personales, así como los cumpleaños de tus compañeros y los días festivos de tu oficina. Puedes seleccionar qué calendarios quieres que aparezcan reflejados en la vista de calendario y utilizar los diferentes filtros para mostrar una determinada subcontrata, oficina, departamento o equipo.

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Utiliza la función iCAL para sincronizar el calendario con una aplicación externa, como por ejemplo Google Calendar o Outlook. Haz clic en el botón Exportar y selecciona el calendario que quieras sincronizar. Si lo deseas, puedes filtrar el calendario por departamento. Selecciona, a continuación, el enlace generado y añádelo como un nuevo calendario en tu aplicación externa. Para obtener más información, haz clic aquí.

 

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