Cómo usar Personio por primera vez (si eres empleado)

 

Bienvenido a Personio. En este artículo te explicamos cómo iniciar sesión en Personio por primera vez, y cómo usar las funciones más importantes.

 

Activa tu cuenta de Personio

Para activar tu cuenta, haz clic en el enlace que figura en el correo electrónico de Personio. A continuación, establece tu contraseña personal.

Ten en cuenta que tu contraseña debe cumplir los requisitos siguientes:

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Una vez activada tu cuenta, el navegador te dirigirá a la pantalla de inicio de tu cuenta de Personio. Para volver a iniciar sesión, introduce tus credenciales en la pantalla de inicio de sesión de Personio.

Tu URL de inicio de sesión es: www.micuenta.personio.de

 

Todas las funciones de un vistazo

A continuación, te mostramos las funciones más importantes de Personio.

Ten en cuenta que la funcionalidad de tu cuenta dependerá de las funciones utilizadas por tu empresa y de tus permisos de acceso, por lo que puede que no todos los elementos a continuación aparezcan en tu perfil.

 

Tu pantalla de inicio

Una vez que hayas iniciado sesión, accederás a la pantalla de inicio. También puedes hacer clic en Inicio para ir a la pantalla de inicio de tu cuenta de Personio.

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  • Tareas
    En el widget Tareas podrás consultar un resumen de todas las tareas pendientes y gestionar algunas de ellas directamente desde el propio widget. Al pulsar en Notificaciones accederás a tu bandeja de entrada donde podrás consultar tus notificaciones recibidas.
  • Aprobaciones
    En el widget Todas las aprobaciones, podrás consultar todas las solicitudes de aprobación pendientes (tiempos de asistencia y ausencia, certificados y datos de los empleados).
  • Registro de jornada de hoy
    El widget Registro de jornada de hoy permite a los empleados registrar las horas de trabajo y los descansos de forma rápida y eficiente sin tener que navegar hasta la pestaña Registro de jornada de su perfil.

    Ten en cuenta que... 
    ▶︎ Solo se pueden registrar jornadas laborales completas. En caso de que solo introduzcas la hora de inicio y el registro quede incompleto, deberás completarlo desde la pestaña Registro de jornada.
    ▶︎ El widget te informará sobre si las horas registradas incumplen los descansos estipulados, en caso de haber establecido normas de descanso previamente.
    ▶︎
    El widget te informará también sobre si las horas registradas han generado horas extra u horas de menos. En este caso, aparecerá un icono de reloj de color violeta.
    ▶︎
    A través del widget solo podrás registrar tu jornada laboral y los descansos realizados. Los comentarios y las horas dedicadas a cada proyecto tendrás que añadirlos en la pestaña Registro de jornada.

 

Ajustes personales

Para modificar tus ajustes personales, tendrás que hacer clic en la foto de perfil situada en la esquina superior derecha y seleccionar Ajustes personales. Desde aquí podrás:

  • Seleccionar tu idioma de preferencia. Personio está actualmente disponible en alemán, inglés, español, francés, italiano y holandés.
  • A través de la opción Notificaciones, seleccionar si quieres recibir recordatorios únicamente en tu bandeja de entrada, o también por correo electrónico. Te recomendamos que actives las notificaciones por correo electrónico.
  • A través de la opción Recordatorios, consultar todos los recordatorios que vienen por defecto en Personio, y añadir recordatorios nuevos.
  • A través de la opción Correo electrónico, crear tu firma personal, lo que resulta muy útil si participas en el proceso de reclutamiento de tu empresa. Encontrarás más información al respecto en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico

 

Tu perfil

A través del perfil de empleado podrás acceder a todas las funcionalidades disponibles. Podrás acceder a tu perfil de dos maneras distintas: directamente haciendo clic en Mi perfil en la barra de menú lateral o a través de tu fotografía localizada en la parte superior derecha seleccionando Mi perfil.

 

Subir una foto de perfil

Podrás personalizar tu perfil añadiendo una foto. Para ello, haz clic en el avatar, selecciona la foto que desees y pulsa el botón Subir.

 

Información personal

En la pestaña Información personal de Mi perfil, podrás acceder a toda tu información y datos personales. Además, dependiendo de tus permisos de acceso, podrás o bien modificar o planificar la modificación de tus datos directamente, o bien sugerir cambios que se aprobarán posteriormente.

 

Salario

En la pestaña Salario de tu perfil de empleado puedes consultar tus componentes salariales actuales y acceder al historial salarial haciendo clic en Vista detallada.

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Documentos

A través de la pestaña Documentos de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, puedes subir documentos personales y acceder a los documentos ya guardados (p. ej., contratos, diplomas, justificantes y certificados). 

Además, tu empresa también podrá utilizar esta pestaña para subir tu nómina seleccionando la categoría correspondiente.

 

Registro de jornada

En la pestaña Registro de jornada de tu perfil de empleado podrás consultar las horas trabajadas, las horas extras y las horas de menos (siempre que se haya activado el seguimiento), así como tu horario y calendario laboral. También podrás registrar tu jornada directamente en la vista de calendario mensual. Para ello, haz clic en un día e introduce la hora de inicio y de fin de tu jornada, así como los descansos que hayas realizado. Opcionalmente, también puedes indicar las horas dedicadas a cada proyecto o añadir un comentario.

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Notas

  • Si se han establecido previamente reglas de descanso para el horario de trabajo, un triángulo de advertencia naranja indicará que no has realizado los descansos estipulados. Asimismo, la plataforma mostrará un icono de reloj violeta en caso de que las horas registradas hayan generado horas extras, u horas de menos.
  • El registro de jornada laboral puede aparecer con tres estados: como Pendiente, si está pendiente de aprobación; como Confirmado, si ha sido aprobado y como Rechazado si ha sido rechazado por el supervisorRecuerda que si tu registro ha sido rechazado, siempre podrás modificarlo y solicitar de nuevo su aprobación.
  • También es posible copiar el registro de jornada completo a otros días dentro del mismo mes. Para ello, solo tienes que colocar el cursor sobre la celda de un día pendiente o confirmado en el calendario y hacer clic en el icono Copiar horas, que encontrarás en la esquina superior derecha.employee-profile-attendance-time-copying_es.png
  • A continuación, en la ventana emergente, podrás seleccionar Días laborales de mi horario de trabajo para copiar el registro a todos los días del mes, o bien Días específicos de la semana para copiar el registro únicamente a los días de la semana seleccionados para todo el mes. También tienes la opción de copiar los comentarios y proyectos. Una vez confirmada la selección, se creará una nueva entrada para cada día seleccionado. 

Ten en cuenta que no es posible copiar las horas de trabajo en días festivos, días con ausencias aprobadas y días que ya tengan un registro de jornada guardado.

 

Ausencia

Para consultar o solicitar ausencias, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Ve a Mi perfil > Ausencia para consultar tu saldo de ausencias, como por ejemplo los días de vacaciones acumulados.
  2. Solicita períodos de ausencia a través de la función Añadir período de ausencia o seleccionando directamente los días correspondientes en el calendario.
  3. A continuación, define el tipo de ausencia (p. ej., vacaciones pagadas), el período correspondiente y quién será tu sustituto (en función de lo que hayas acordado con tu empresa).
  4. Añade opcionalmente un comentario a tu solicitud.
  5. Haz clic en Solicitar para enviar la solicitud.

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Una vez aprobada tu solicitud de vacaciones, se actualizará tu saldo de ausencias y recibirás una confirmación por correo electrónico. Además, en la pestaña Ausencia podrás consultar los días de vacaciones sobrantes del año anterior (y transferidos al año en curso), los días de vacaciones ya disfrutados y planeados para el año en curso, así como el saldo total de vacaciones disponibles para el año actual.

Si se trata de una ausencia que requiere la presentación de un certificado pasado un número determinado de días (p. ej., una baja por enfermedad), recibirás una notificación tanto en tu panel de control de Personio como por correo electrónico para que subas el certificado correspondiente. Para ello solo tienes que pulsar en la notificación, seleccionar el certificado y hacer clic en el botón Subir certificado. Este documento aparecerá en la pestaña Documentos, en la categoría Certificados de ausencia.

Encontrarás más información sobre cómo solicitar la baja por enfermedad y las vacaciones en los siguientes vídeos: 

Si necesitas cambiar o eliminar una solicitud de ausencia ya aprobada, puedes hacerlo directamente desde el calendario haciendo clic en el período de ausencia correspondiente. Este cambio activará de nuevo el proceso de aprobación, por lo que aparecerá reflejado en tu cuenta una vez que se haya confirmado.

 

Desempeño

En la pestaña Desempeño de tu perfil de empleado podrás consultar el feedback que has recibido, las evaluaciones de desempeño programadas y realizadas, así como tus objetivos acordados por contrato. Al hacer clic en cada una de las entradas obtendrás información adicional como, por ejemplo, el contenido del feedback o la descripción de los objetivos.

Ten en cuenta que para escribir y publicar comentarios sobre el desempeño de un empleado, es necesario tener asignado el permiso Editar para la sección Desempeño

 

Onboarding

En la pestaña Onboarding de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, podrás consultar todas las tareas pendientes en relación con la contratación de un nuevo empleado. Cada tarea pendiente tiene una fecha límite asociada en la que deberá completarse. Además, recibirás un recordatorio en tu panel de control y por correo electrónico con las tareas de onboarding aún pendientes.

 

Notas

En la pestaña Notas de tu perfil de empleado, podrás añadir notas y recordatorios personalizados a tu cuenta de Personio.

Ten en cuenta que para ver dichos recordatorios, es necesario que los empleados tengan asignado al menos el permiso Ver para la sección Gestionar cuentas.

 

Calendario

Por último, te mostramos los calendarios que te ofrece Personio. Para acceder a los calendarios, ve a la barra de menú lateral y haz clic en Calendarios. A continuación, podrás alternar entre las dos vistas disponibles: cronograma de ausencias y calendario de eventos. 

 

Línea temporal de ausencias

En el cronograma de ausencias podrás consultar todas las ausencias visibles en función de tus permisos de acceso. También puedes utilizar los diversos filtros para mostrar, por ejemplo, un determinado tipo de ausencia, departamento, oficina o subempresa. 

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Calendario de eventos

A través del calendario de eventos podrás ver:

  • Las entrevistas y reuniones de feedback a las que se te ha invitado.
  • Tus recordatorios personales y los cumpleaños de tus compañeros.
  • Los días festivos de tu oficina.

También podrás seleccionar qué calendarios quieres que aparezcan reflejados en la vista de calendario y utilizar los diferentes filtros para mostrar una determinada subempresa, oficina, departamento o equipo.

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Consejo: a través de la función iCAL, podrás sincronizar el calendario con una aplicación externa, como por ejemplo Google Calendar o Outlook. Haz clic en el botón Exportar y selecciona el calendario que quieras sincronizar. Si lo deseas, puedes filtrar el calendario por departamento. Selecciona, a continuación, el enlace generado y añádelo como un nuevo calendario en tu aplicación externa. Encontrarás más información al respecto en este artículo Integración del calendario de Personio a través de un enlace de iCal.

 

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