Cómo usar Personio por primera vez (si eres empleado)

 

Bienvenido a Personio. En este artículo te explicamos cómo iniciar sesión en Personio por primera vez, y cómo usar las funciones más importantes.

 

Activa tu cuenta de Personio

Para activar tu cuenta, haz clic en el enlace que figura en el correo electrónico de Personio. A continuación, establece tu contraseña personal.

Ten en cuenta...
Que tu contraseña debe cumplir los requisitos siguientes:

Una vez activada tu cuenta, el navegador te dirigirá a la pantalla de inicio de tu cuenta de Personio. Para volver a iniciar sesión, introduce tus credenciales en la pantalla de inicio de sesión de Personio.

Tu URL de inicio de sesión es: www.micuenta.personio.de

 

Todas las funciones de un vistazo

A continuación, te mostramos las funciones más importantes de Personio.

Nota
El alcance de las funcionalidades disponibles en tu cuenta de Personio dependerá de sus derechos de acceso y de las funcionalidades utilizadas por tu empresa. Por lo que puede que no todos los elementos a continuación aparezcan en tu perfil que use tu empresa.

 

Tu pantalla de inicio

Una vez que hayas iniciado sesión, accederás a la pantalla de inicio. También puedes hacer clic en Inicio para ir a la pantalla de inicio de tu cuenta de Personio.

  • Tareas
    El widget Tareas de proporciona una visión general de todas las tareas pendientes. Puedes gestionar algunas tareas directamente en el widget. Para acceder a tus recordatorios, haz clic en Recordatorios para abrir tu bandeja de entrada.
  • Aprobaciones
    En el widget Todas las aprobaciones
  • Registro de la jornada de hoy
    El widget Registro de la jornada de hoy te permite registrar las horas de trabajo y los descansos de forma rápida y eficiente sin tener que navegar hasta la pestaña Registro de jornada de tu perfil.

    Notas
    Podrás introducir únicamente fechas completas. Si necesitas introducir tu tiempo parcialmente, sólo es posible hacerlo en la pestaña de Asistencia.
    ▶︎ Si se han especificado reglas de pausa, aparecerá una advertencia al no introducirse suficientes pausas.
    ▶︎ En caso de que se habiliten las horas extra y las horas de déficit, el tiempo registrado se marcará en púrpura y se indicará con un símbolo de reloj.
    El widget solo le permite agregar tiempos de trabajo y descanso. Los tiempos del proyecto y los comentarios solo se pueden agregar en la pestaña de Asistencia.

 

Ajustes personales

Para modificar tus ajustes personales, tendrás que hacer clic en la foto de perfil situada en la esquina superior derecha y seleccionar Ajustes personales. Desde aquí podrás:

  • Seleccionar tu preferencia de idioma. Personio está actualmente disponible en alemán, inglés, español, francés, italiano y holandés.
  • A través de la opción Notificaciones, podrás seleccionar si quieres recibir recordatorios únicamente en tu panel de control, o también por correo electrónico. Te recomendamos que actives las notificaciones por correo electrónico.
  • En Recordatorios, encontrarás una lista de todos los recordatorios que se han predefinido para ti. Aquí también puedes almacenar recordatorios adicionales.
  • En Correo electrónico, puedes crear y guardar tu firma personal, que necesitarás si participas en los procesos de contratación de tu empresa. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.

 

Tu perfil

Puedes acceder a tu perfil directamente desde Mi perfil en la barra lateral. También puedes acceder a tu perfil a través de tu imagen de perfil en la parte superior derecha de la pantalla: Haz clic en la imagen y luego en Mi perfil para acceder a una visión general de todas las funciones disponibles en tu perfil de empleado.

 

Subir una foto de perfil

Podrás personalizar tu perfil añadiendo una foto. Haz clic en el avatar y selecciona una foto, luego haz clic en Cargar para guardar tu foto de perfil.

 

Información personal

La sección Información personal en Mi perfil contiene sus datos personales y los de sus empleados. Dependiendo de tus derechos de acceso, podrás proponer, editar o programar cambios aquí.

 

Salario

Haz clic en Salario en tu perfil de empleado para acceder a una descripción general de los componentes de tu salario actual. Haz clic en Editar para ver un historial de tus cambios salariales.

 

Documentos

En función de tus derechos de acceso, podrás cargar documentos personales en la sección Documentos del perfil de empleado y acceder a los documentos almacenados allí. Se trata, por ejemplo, de contratos, referencias y certificados de ausencia u otros.

Además, tu empresa también podrá utilizar esta pestaña para subir tu nómina seleccionando la categoría correspondiente.

 

Registro de jornada

En la pestaña Registro de jornada de tu perfil de empleado podrás consultar las horas trabajadas, las horas extras y las horas de menos (siempre que se haya activado el seguimiento), así como tu horario y calendario laboral. También podrás registrar tu jornada directamente en la vista de calendario mensual. Para ello, haz clic en un día e introduce la hora de inicio y de fin de tu jornada, así como los descansos que hayas realizado. Opcionalmente, también puedes indicar las horas dedicadas a cada proyecto o añadir un comentario.

Notas

  • Si se han establecido previamente reglas de descanso para el horario de trabajo, un triángulo de advertencia naranja indicará que no has realizado los descansos estipulados. Asimismo, la plataforma mostrará un icono de reloj violeta en caso de que las horas registradas hayan generado horas extras, u horas de menos.
  • Si se ingresó una asistencia pero está marcada como Pendiente, aún tiene que ser aprobada. Las asistencias aprobadas se marcan como aprobadas, mientras que las entradas rechazadas se muestran como rechazadas. Recuerda que si tu registro ha sido rechazado, siempre podrás modificarlo y solicitar de nuevo su aprobación.
  • También es posible copiar el registro de jornada completo a otros días dentro del mismo mes. Para ello, solo tienes que colocar el cursor sobre la celda de un día pendiente o confirmado en el calendario y hacer clic en el icono Copiar horas, que encontrarás en la esquina superior derecha.

  • A continuación, en la ventana emergente, podrás seleccionar Días laborales de mi horario de trabajo para copiar el registro a todos los días del mes, o bien Días específicos de la semana para copiar el registro únicamente a los días de la semana seleccionados para todo el mes. También tienes la opción de copiar los comentarios y proyectos. Una vez confirmada la selección, se creará una nueva entrada para cada día seleccionado. 

Ten en cuenta que no es posible copiar las horas de trabajo en días festivos, días con ausencias aprobadas y días que ya tengan un registro de jornada guardado.

 

Ausencia

Para consultar o solicitar ausencias, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Ve a Mi perfil > Ausencia para consultar tu saldo de ausencias, como por ejemplo los días de vacaciones acumulados.
  2. Solicita períodos de ausencia a través de la función Añadir período de ausencia o seleccionando directamente los días correspondientes en el calendario.
  3. A continuación, define el tipo de ausencia (p. ej., vacaciones pagadas), el período correspondiente y quién será tu sustituto (en función de lo que hayas acordado con tu empresa).
  4. Añade opcionalmente un comentario a tu solicitud.
  5. Haz clic en Solicitar para enviar tu solicitud de ausencia.

Una vez aprobada tu solicitud de vacaciones, se actualizará tu saldo de ausencias y recibirás una confirmación por correo electrónico. Además, en la pestaña Ausencia podrás consultar los días de vacaciones sobrantes del año anterior (y transferidos al año en curso), los días de vacaciones ya disfrutados y planeados para el año en curso, así como el saldo total de vacaciones disponibles para el año actual.

Si se requiere un certificado de ausencia para una ausencia concreta después de un número determinado de días, como por ejemplo para una baja por enfermedad, Personio solicita el certificado tanto desde la aplicación como por correo electrónico. Haz clic en Cargar certificado para cargar un certificado. Una vez cargado, el documento se encuentra en la pestaña Documentos de la categoría Certificados.

Si necesitas cambiar o eliminar una solicitud de ausencia ya aprobada, puedes hacerlo directamente desde el calendario haciendo clic en el período de ausencia correspondiente. Este cambio activará de nuevo el proceso de aprobación, por lo que aparecerá reflejado en tu cuenta una vez que se haya confirmado.

 

Desempeño

Notas:
Esta sección hace referencia a la función «Objetivos» en la pestaña «Desempeño» del perfil del empleado. Dicha función dejará de estar disponible el 31 de diciembre de 2022. En esa misma fecha, una nueva y mejorada función «Objetivos» estará disponible para todos los clientes que hayan contratado el paquete Desempeño y desarrollo.

En la pestaña Desempeño de tu perfil de empleado podrás consultar todas las revisiones, evaluaciones de desempeño programadas y realizadas, así como tus objetivos acordados por contrato. Al hacer clic en cada una de las entradas obtendrás información adicional como, por ejemplo, el contenido de las revisiones, comentarios acerca de la evaluación de desempeño o la descripción de los objetivos.

Ten en cuenta que para escribir y publicar comentarios sobre el desempeño de un empleado, es necesario tener asignado el permiso Editar para la sección Desempeño

 

Onboarding

En la pestaña Onboarding de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, podrás consultar todas las tareas pendientes en relación con la contratación de un nuevo empleado. Cada tarea pendiente tiene una fecha límite asociada en la que deberá completarse. Además, recibirás un recordatorio en tu panel de control y por correo electrónico con las tareas de onboarding aún pendientes.

 

Notas

En la pestaña Notas de tu perfil de empleado, podrás añadir notas y recordatorios personalizados a tu cuenta de Personio.

Ten en cuenta que para ver dichos recordatorios, es necesario que los empleados tengan asignado al menos el permiso Ver para la sección Gestionar cuentas.

 

Calendario

Por último, Personio ofrece una visión general de los calendarios integrados en el software. Para acceder al calendario, haz clic en Calendarios en el menú lateral. Hay dos vistas diferentes disponibles, la línea de tiempo de ausencias y el calendario de eventos. 

 

Línea temporal de ausencias

En el cronograma de ausencias podrás consultar todas las ausencias visibles en función de tus permisos de acceso. También puedes utilizar los diversos filtros para mostrar, por ejemplo, un determinado tipo de ausencia, departamento, oficina o subempresa. 

 

Calendario de eventos

A través del calendario de eventos podrás ver:

  • Las entrevistas y reuniones de feedback a las que se te ha invitado.
  • Tus recordatorios personales y los cumpleaños de tus compañeros.
  • Los días festivos de tu oficina.

Haz clic en los otros calendarios disponibles para ver las entradas correspondientes que se muestran en el resumen del calendario. Utiliza la función de filtro para volver a visualizar el calendario de subempresas, oficinas, departamentos o equipos individuales.

Consejo
Usa la función iCAL para integrar el calendario con una aplicación externa, como un calendario de Google o Outlook. Para ello, haz clic en el botón Exportar y selecciona los calendario que deseas integrar en tu propio calendario. Si quieres, puedes filtrar el calendario de iCAL por un departamento seleccionado. A continuación, selecciona el enlace que acabas de generar e insértalo en tu calendario externo. Aprende cómo Integrar el calendario de Personio a través de un enlace de iCal.

 

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