Cómo usar Personio por primera vez (si eres empleado)

 

Bienvenido a Personio. En este artículo te explicamos cómo iniciar sesión en Personio por primera vez, y cómo usar las funciones más importantes.

 

Activación de tu cuenta de Personio

Para activar tu cuenta, haz clic en el enlace que figura en el correo electrónico de Personio. A continuación, establece tu contraseña personal.

Al establecer tu contraseña, debes tener en cuenta las siguientes restricciones:

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Una vez activada tu cuenta, podrás acceder al panel de control de Personio. Para volver a iniciar sesión, introduce tus credenciales en la pantalla de inicio de sesión de Personio.

Tu URL de inicio de sesión es: www.micuenta.personio.de

 

Todas las funciones de un vistazo

A continuación, te mostramos las funciones más importantes de Personio.

Ten en cuenta que la funcionalidad de tu cuenta dependerá de las funciones utilizadas por tu empresa y de tus permisos de acceso, por lo que puede que no todos los elementos a continuación aparezcan en tu perfil.

 

Tu panel de control

Una vez que hayas iniciado sesión, accederás al panel de control, y podrás cambiar a la vista de inicio de tu cuenta haciendo clic en el icono de inicio. En la sección Mis tareaspodrás consultar un resumen de todas las tareas y recordatorios pendientes. Al hacer clic en la notificación correspondiente, se te redirigirá directamente a la tarea (p. ej., completar los datos personales). Para obtener más información, haz clic aquí.

En la sección Mi perfil, encontrarás las opciones Registro de jornada y Ausencia, que te llevarán a las pestañas correspondientes y, en la sección Todas las aprobaciones, que aparece más abajo, podrás consultar todas las solicitudes de aprobación pendientes (horas registradas y ausencias, certificados y datos de los empleados).

A través del widget Registro de jornada de hoy podrás registrar las horas de trabajo de manera rápida y eficiente sin tener que navegar hasta la pestaña Registro de jornada de tu perfil de empleado. Ten en cuenta que solo se pueden registrar jornadas laborales completas. En caso de que solo introduzcas la hora de inicio y el registro quede incompleto, deberás completarlo desde la pestaña Registro de jornada. Si has establecido reglas de descanso a través de los ajustes, recibirás un aviso cuando tus empleados no realicen los descansos estipulados. Tus empleados recibirán además una notificación cuando su registro de jornada genere horas extras o un déficit de horas (aparecerá un reloj violeta), siempre y cuando hayas activado el seguimiento de horas extras a través de los ajustes.

Recuerda que a través del widget podrás registrar tu jornada laboral y los descansos realizados, pero no añadir comentarios ni especificar las horas dedicadas a cada proyecto. Esta información deberás añadirla en la pestaña Registro de jornada de tu perfil de empleado.

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Ajustes personales

A continuación, tendrás que configurar tus ajustes personales. Para ello, dirígete al avatar que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla, y haz clic en Ajustes personales. Aquí podrás seleccionar tu idioma de preferencia. Personio está actualmente disponible en alemán, inglés, español, francés, holandés e italiano.

A través de la opción Notificaciones, podrás seleccionar si quieres recibir recordatorios únicamente en tu panel de control, o también por correo electrónico. Te recomendamos que actives las notificaciones por correo electrónico.

A través de la opción Recordatorios, podrás consultar todos los recordatorios que vienen por defecto en Personio, y añadir recordatorios nuevos.

Finalmente, a través de la opción Correo electrónico podrás crear tu firma personal, lo que resulta muy útil si participas en el proceso de reclutamiento de tu empresa.

 

Perfil de empleado

A través del perfil de empleado podrás acceder a todas las funcionalidades disponibles. Podrás acceder a tu perfil de dos maneras distintas: directamente desde la página de inicio haciendo clic en el enlace Perfil de la sección Mi Perfil , o a través de tu fotografía localizada en la parte superior derecha.

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Podrás personalizar tu perfil añadiendo una foto. Para ello, haz clic en el avatar, selecciona la foto que desees y pulsa el botón Subir.

 

Información personal

En la pestaña Información personal de tu perfil de empleado, podrás acceder a toda tu información y datos personales. Además, dependiendo de tus permisos de acceso, podrás o bien modificar o planificar la modificación de tus datos directamente, o bien sugerir cambios que se aprobarán posteriormente.

 

Salario

En la pestaña Salario de tu perfil de empleado puedes consultar tus componentes salariales actuales y acceder al historial salarial haciendo clic en Vista detallada.

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Documentos

A través de la pestaña Documentos de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, puedes subir documentos personales y acceder a los documentos ya guardados (p. ej., contratos, diplomas, justificantes y certificados). 

Además, tu empresa también podrá utilizar esta pestaña para subir tu nómina seleccionando la categoría correspondiente.

 

Registro de jornada

En la pestaña Registro de jornada de tu perfil de empleado podrás consultar las horas trabajadas, las horas extras y el déficit de horas (siempre que se haya activado el seguimiento), así como tu horario y calendario laboral. También podrás registrar tu jornada laboral directamente en la vista de calendario mensual. Para ello, ve al día que corresponda e introduce la hora de inicio y fin de tu jornada, así como los descansos que hayas realizado. Opcionalmente, también puedes indicar las horas dedicadas a cada proyecto o añadir un comentario.

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Si se han establecido previamente reglas de descanso para el horario de trabajo, un triángulo de advertencia naranja indicará que no has realizado los descansos estipulados. Asimismo, la plataforma mostrará un icono de reloj violeta en caso de que las horas registradas hayan generado horas extras, o déficit de horas.

El registro de jornada laboral puede aparecer con tres estados: como Pendiente, si está pendiente de aprobación; como Confirmado, si ha sido aprobado y como Rechazado si ha sido rechazado por el supervisorRecuerda que si tu registro ha sido rechazado, siempre podrás modificarlo y solicitar de nuevo su aprobación.

También es posible copiar el registro de jornada completo a otros días dentro del mismo mes. Para ello, solo tienes que colocar el cursor sobre la celda de un día pendiente o confirmado en el calendario y hacer clic en el icono Copiar horas, que encontrarás en la esquina superior derecha.

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A continuación, en la ventana emergente, podrás seleccionar Días laborales de mi horario de trabajo para copiar el registro a todos los días del mes, o bien Días específicos de la semana para copiar el registro únicamente a los días de la semana seleccionados para todo el mes.También tienes la opción de copiar los comentarios y proyectos. Una vez confirmada la selección, se creará una nueva entrada para cada día seleccionado. 

Recuerda que no es posible copiar las horas de trabajo en días festivos, días con ausencias aprobadas y días que ya tengan un registro de jornada guardado.

 

Ausencias

En la pestaña Ausencias de tu perfil de empleado podrás consultar tu saldo de ausencias, así como tu política de devengos. Además, podrás solicitar períodos de ausencia a través de la función Añadir período de ausencia o seleccionando directamente los días correspondientes en el calendario. A continuación, define el tipo de ausencia (p. ej., vacaciones pagadas), el período correspondiente, quién será tu sustituto (en función de lo que hayas acordado con tu empresa) y añade, en su caso, un comentario. Por último, haz clic en Solicitar ausencia para enviar tu solicitud.

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Una vez aprobada tu solicitud de vacaciones, se actualizará el saldo de tu cuenta y recibirás una confirmación por correo electrónico. Además, en el resumen que aparece a la derecha podrás consultar los días de vacaciones sobrantes del año anterior (y transferidos al año en curso), los días de vacaciones ya disfrutados y planeados para el año en curso, así como el saldo total de vacaciones disponibles para el año actual.

Si se trata de una ausencia que requiere la presentación de un certificado pasado un número determinado de días (p. ej., una baja por enfermedad), recibirás una notificación tanto en tu panel de control de Personio como por correo electrónico para que subas el certificado correspondiente. Para ello solo tienes que pulsar en la notificación, seleccionar el certificado y hacer clic en el botón Subir certificado. Este documento aparecerá en la pestaña Documentos, en la categoría Certificados de ausencia.

Encontrarás más información sobre cómo solicitar la baja por enfermedad y las vacaciones en los siguientes vídeos: 

Si necesitas cambiar o eliminar una solicitud de ausencia ya aprobada, puedes hacerlo directamente desde el calendario haciendo clic en el período de ausencia correspondiente. Este cambio activará de nuevo el proceso de aprobación, por lo que aparecerá reflejado en tu cuenta una vez que se haya confirmado.

 

Desempeño

En la pestaña Desempeño de tu perfil de empleado podrás consultar el feedback que has recibido, las evaluaciones de desempeño programadas y realizadas, así como tus objetivos acordados por contrato. Al hacer clic en cada una de las entradas obtendrás información adicional como, por ejemplo, el contenido del feedback o la descripción de los objetivos.

Ten en cuenta que para escribir y publicar comentarios sobre el desempeño de un empleado, es necesario tener asignado el permiso Editar para la sección Desempeño

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Onboarding

En la pestaña Onboarding de tu perfil de empleado y en función de tus permisos de acceso, podrás consultar todas las tareas pendientes en relación con la contratación de un nuevo empleado. Cada tarea pendiente tiene una fecha límite asociada en la que deberá completarse. Además, recibirás un recordatorio en tu panel de control y por correo electrónico con las tareas de onboarding aún pendientes.

 

Notas

En la pestaña Notas de tu perfil de empleado, podrás añadir notas y recordatorios personalizados a tu cuenta de Personio.

Ten en cuenta que para ver dichos recordatorios, es necesario que los empleados tengan asignado al menos el permiso Ver en la sección Administrar cuenta.

 

Calendario de empresa

Por último, te mostramos el calendario de empresa que te ofrece Personio. Para ello, dirígete al icono de calendario en la barra de menú de la izquierda y podrás alternar entre las dos vistas disponibles: Calendario de ausencias y Calendario de eventos.

En el calendario de ausencias podrás consultar todas las ausencias visibles en función de tus permisos de acceso. También puedes utilizar los diversos filtros para mostrar, por ejemplo, un determinado tipo de ausencia, departamento, oficina o subempresa. 

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A través del calendario de eventos, podrás ver las entrevistas y reuniones de feedback a las que has sido invitado, tus recordatorios personales, así como los cumpleaños de tus compañeros y los días festivos de tu oficina. Tambien podrás seleccionar qué calendarios quieres que aparezcan reflejados en la vista de calendario y utilizar los diferentes filtros para mostrar una determinada subempresa, oficina, departamento o equipo.

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A través de la función iCAL, podrás sincronizar el calendario con una aplicación externa, como por ejemplo Google Calendar o Outlook. Haz clic en el botón Exportar y selecciona el calendario que quieras sincronizar. Si lo deseas, puedes filtrar el calendario por departamento. Selecciona, a continuación, el enlace generado y añádelo como un nuevo calendario en tu aplicación externa. Para obtener más información, haz clic aquí.

 

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