En este artículo te explicamos cómo mapear la estructura de tu empresa en Personio añadiendo tanto oficinas como entidades legales, y cómo asignarles empleados. Añadir oficinas en Personio te permite organizar a los empleados por su ubicación física, y generar informes específicos para cada ubicación. Además, añadir entidades legales permite gestionar el cumplimiento de las leyes locales y asegura una administración precisa de la nómina y las prestaciones.
Nota
Si utilizas Personio Payroll, es fundamental configurar correctamente la estructura de tu empresa. Más información sobre cómo configurar la estructura de tu empresa para Personio Payroll.
Configurar oficinas
Añadir una oficina
Tienes que configurar cada ubicación de oficina como una oficina distinta en Personio. Esto te permitirá configurar la dirección, la moneda, la zona horaria y, si es necesario, un calendario público de días festivos personalizado para cada oficina.
Para configurar una oficina, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Oficinas.
- En el campo Oficina nueva..., escribe un nombre y haz clic en el botón +.
- Una vez añadida la oficina, podrás completar los siguientes campos:
-
(0): cuántos empleados activos están asignados. Si no hay ninguno, puedes eliminar la oficina.
-
Nombre de la oficina: el nombre que acabas de introducir.
-
Divisa: la divisa de la oficina. Esto aparecerá en los perfiles de los empleados para salario y nómina.
-
Zona horaria: la zona horaria de la oficina. Es importante para los procesos de importación y para los recordatorios por correo electrónico.
-
Dirección: la dirección de la oficina es esencial si vas a utilizar portales de empleo.
-
Días festivos: el calendario de festivos de la oficina. Esto solo es relevante si es diferente al calendario de festivos de la empresa, y es clave para calcular los saldos de ausencias.
Nota:
El atributo de empleado Oficina generalmente se crea automáticamente cuando importas los datos de empleados a Personio. Sin embargo, es recomendable revisar y actualizar esta información manualmente después.
Activar geovallas
Si haces un seguimiento de la ubicación de tus empleados en relación con los lugares de trabajo, tienes que activar las geovallas. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Lugares de trabajo.
- Haz clic en una ubicación del centro de trabajo y luego en Editar.
- Busca una dirección y arrastra el pin para ajustar la ubicación.
- Desplázate hacia abajo y activa la opción de geovalla.
- Establece un radio de perímetro. Esto definirá cuán cerca de la oficina tienen que estar tus empleados cuando fichen la entrada o salida.
- Guarda los cambios.
Configurar entidades legales
Activar entidades legales
-
Primero, evalúa si tienes que activar las entidades legales. La tabla siguiente muestra cómo las entidades legales afectan a las funcionalidades en Personio:
| Funcionalidad |
Impacto de la entidad legal |
| Portal de empleo |
Puedes crear un portal de empleo independiente para cada entidad legal y asignar empleos a entidades legales específicas. Obtén más información sobre la marca de la entidad legal en el reclutamiento.
|
| DATEV |
Puedes configurar la integración con DATEV para diferentes entidades legales.
Sin embargo, al activar las entidades legales, se eliminan los ajustes del empleador de DATEV y se revoca la autorización. Esto asegura que los ajustes sean correctos para cada entidad legal y que no se envíen datos al destinatario equivocado.
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| Filtrar por atributo |
Puedes seleccionar el atributo de entidad legal en cualquier filtro disponible en Personio. Por ejemplo, puedes utilizarlo para otorgar permisos de acceso a una entidad legal específica. Los empleados con permisos de acceso a una entidad legal solo pueden ver los datos correspondientes a esa entidad legal. Más información sobre roles de empleado y permisos de acceso (implementación).
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| Organigrama |
Puedes visualizar cada entidad legal y sus empleados en el organigrama filtrando por entidad legal.
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| Nómina |
Puedes crear exportaciones de nóminas independientes para cada una de tus entidades legales. Las entidades legales se separan automáticamente en los procesos preparatorios de nómina. Obtén más información sobre el proceso de la nómina mensual en Personio.
No obstante, cuando se activan más entidades legales, los periodos de nómina previamente aprobados dejarán de estarlo, y no se podrá acceder a las exportaciones efectuadas con anterioridad.
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| Informes |
Puedes generar informes independientes creando grupos o añadiendo filtros para entidades legales específicas.
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- Ve a Ajustes > Organización > Empresa.
- Junto a la información de la empresa, haz clic en Editar.
- Activa la casilla de verificación para Se han activado las funciones de la entidad legal, y haz clic en Guardar.
Añadir entidades legales
- Ve a Ajustes > Organización > Entidades legales (subempresas).
- Haz clic en Añadir nueva.
- Selecciona un país y, en Búsqueda de entidad legal, busca el nombre completo de la entidad legal y selecciona la entidad correcta. Los detalles se rellenan automáticamente. Alternativamente, también puedes completarlos manualmente.
- Haz clic en Añadir.
- Repite el proceso para cada entidad legal que necesites añadir. Si añades varias entidades legales, selecciona la entidad legal que desees como entidad principal y haz clic en Establecer como principal.
Si experimentas errores al completar los atributos de una entidad legal, consulta las siguientes tablas (y también esta tabla relacionada con la nómina, si tu empresa está ubicada en Alemania):
Información general
| Atributo |
Normas de validación ▶︎ el error se desencadena si... |
| Nombre |
- El valor tiene menos de 3 caracteres.
- El primer carácter es uno de los siguientes: espacio, guion bajo, guion, signo más, coma, punto y coma, dos puntos, asterisco, punto, almohadilla.
-
el valor es el número de registro de la empresa.
Nota
El tipo de empresa (GmbH, AG, etc.) tiene que estar al final por sí solo y es sensible a mayúsculas.
Ejemplos:
▶︎ PERSONIO GROUP SE
▶︎ Personio SE & Co KG
Los errores aparecen si:
▶︎ Falta una palabra: PERSONIO SE
▶︎ El orden es incorrecto: PERSONIO SE GROUP
▶︎ Hay un error ortográfico: PERSONIO GRUOP SE
|
| Número de registro |
- El valor no tiene exactamente 8 caracteres.
- Los tres primeros dígitos del número de registro empiezan con cualquiera de las siguientes combinaciones: 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 996, 997.
Nota
Obtén más información sobre el número de registro de la empresa para entidades legales con sede en Alemania.
|
| Correo electrónico |
- El valor tiene más de 70 caracteres.
- El carácter @ aparece más de una vez.
- Los caracteres @, <, > o apóstrofe aparecen al principio o al final del valor.
- El valor contiene caracteres distintos de los siguientes:
| signo de exclamación ! |
ampersand & |
| comillas " |
apóstrofo ' |
| almohadilla # |
paréntesis de apertura o cierre () |
| dólar $ |
asterisco * |
| porcentaje % |
más + |
| coma , |
guion - |
| punto . |
barra / |
| dígitos 0-9 |
dos puntos : |
| punto y coma ; |
menor < |
| igual = |
mayor > |
| interrogante ? |
párrafo § |
| @ |
letras mayúsculas A-Z, Ä, Ö, Ü |
| acento circunflejo ^ |
letras minúsculas a–z, ä, ö, ü |
| acento grave ` |
guion bajo _ |
|
| Teléfono |
-
El valor tiene más de 20 caracteres o tiene menos de 7 caracteres.
- El valor contiene un carácter distinto de los siguientes: dígitos, guiones, barras diagonales, paréntesis, espacios, signo más.
- El signo más (+) aparece en cualquier posición que no sea el primer carácter.
- El primer carácter es cualquier cosa distinta de un signo más, un cero o un paréntesis de apertura.
- el valor contiene un signo más seguido de un cero.
- El valor solo contiene ceros.
|
Dirección
| Atributo |
Normas de validación ▶︎ el error se desencadena si… |
| Nombre de la calle |
- El valor tiene más de 33 caracteres y menos de 2 caracteres.
▶︎ Excepción: puede ser de una letra mayúscula. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- Usas cualquier otro carácter distinto de los siguientes: letras, números, espacios, puntos, comas, guiones, barras, apóstrofes, paréntesis, ampersands, comillas.
-
Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofes, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: nombre de la calle,,
- El valor empieza con tres letras iguales.
▶︎ Excepción 1: empieza por “III.” seguido de otros caracteres.
▶︎ Excepción 2: empieza por “MMM-Str”.
- El valor empieza por un carácter que no es una letra, un dígito, un apóstrofo o unas comillas.
- El valor empieza con una serie de dígitos que no va seguida de una letra, un punto, un espacio o un guion.
- El valor contiene una serie de dígitos que no va seguida de una letra, un punto, un espacio, un guion, una barra o una coma.
- El valor contiene un punto que no va inmediatamente después de una letra o un dígito.
- El valor termina en un espacio o un guion.
|
| Número de calle |
- El valor tiene más de 9 caracteres.
- El valor contiene un carácter distinto de los siguientes: letras, dígitos, comas, espacios, guiones, barras diagonales y puntos.
- El primer y el último carácter no son letras ni dígitos.
- Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofes, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: Shaftesbury House 151*
|
| Ciudad |
- El valor tiene más de 34 caracteres o menos de 2 caracteres.
- El valor contiene caracteres distintos de los siguientes: letras, puntos, comas, espacios, guiones, barras o paréntesis.
- Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: Múnich,,
- el valor comienza con tres letras idénticas.
- El valor no empieza con una letra mayúscula.
- Hay un punto después de un carácter que no es una letra.
- El último carácter no es una letra, un punto o un paréntesis de cierre.
|
| Código postal |
- El valor está fuera del rango (por ejemplo: fuera de 01000 a 99999 para entidades legales con sede en Alemania).
|
| Región |
Nota
Este campo solo aparece si seleccionas Alemania como país de la entidad legal.
|
Dirección postal
| Atributo |
Normas de validación ▶︎ el error se desencadena si… |
| Nombre |
- El valor empieza por un espacio.
|
| Número de apartado postal |
- El valor tiene más de 10 caracteres.
Nota
Este campo solo es obligatorio si seleccionas Apartado de correos como tipo de dirección. Si seleccionas Dirección postal internacional o Dirección postal estándar, se puede dejar vacío.
|
| Nombre de la calle |
- El valor tiene más de 33 caracteres y menos de 2 caracteres.
▶︎ Excepción: puede ser de una letra mayúscula. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- Usas cualquier otro carácter distinto de los siguientes: letras, números, espacios, puntos, comas, guiones, barras, apóstrofes, paréntesis, ampersands, comillas.
-
Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofes, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: nombre de la calle,,
- El valor empieza con tres letras iguales.
▶︎ Excepción 1: empieza por “III.” seguido de otros caracteres.
▶︎ Excepción 2: empieza por “MMM-Str”.
- El valor empieza por un carácter que no es una letra, un dígito, un apóstrofo o unas comillas.
- El valor empieza con una serie de dígitos que no va seguida de una letra, un punto, un espacio o un guion.
- El valor contiene una serie de dígitos que no va seguida de una letra, un punto, un espacio, un guion, una barra o una coma.
- El valor contiene un punto que no va inmediatamente después de una letra o un dígito.
-
El valor termina en un espacio o un guion.
Nota
Este campo solo es obligatorio si seleccionas Dirección postal estándar como tipo de dirección. Si seleccionas Dirección postal internacional o Apartado de correos, se puede dejar vacío.
|
| Número de calle |
- El valor tiene más de 9 caracteres.
- El valor contiene un carácter distinto de los siguientes: letras, dígitos, comas, espacios, guiones, barras diagonales y puntos.
- El primer y el último carácter no son letras ni dígitos.
- Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofes, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: Shaftesbury House 151*
|
| Código postal |
- El país está configurado como Alemania y el valor está fuera del rango 01000 a 99999.
- El país está configurado con cualquiera de los valores de abajo y no coincide con la estructura correspondiente en la lista.
| País |
Dígitos |
Caracteres permitidos
N = número, A = letra mayúscula
|
| Austria |
4 |
NNNN |
| Bélgica |
4 |
NNNN |
| Canadá |
7 |
ANA NAN |
| Suiza |
4 |
NNNN |
| Dinamarca |
4 |
NNNN |
| France |
5 |
NNNNN |
| Netherlands |
7 |
NNNN AA |
| Polonia |
6 |
NN-NNN |
| República Checa |
6 |
NNN NN |
| Luxemburgo |
4 |
NNNN |
| Bulgaria |
4 |
NNNN |
| Estonia |
5 |
NNNNN |
| Grecia |
6 |
NNN NN |
| Spain |
5 |
NNNNN |
| Croacia |
5 |
NNNNN |
| Italia |
5 |
NNNNN |
| Chipre |
4 |
NNNN |
| Letonia |
4 |
NNNN |
| Lituania |
5 |
NNNNN |
| Hungría |
4 |
NNNN |
| Malta |
8 |
AAA NNNN |
| Portugal |
8 |
NNNN-NNN |
| Rumanía |
6 |
NNNNNN |
| Eslovenia |
4 |
NNNN |
| Eslovaquia |
6 |
NNN NN |
| Finlandia |
5 |
NNNNN |
| Suecia |
6 |
NNN NN |
|
| Ciudad |
- El valor tiene más de 34 caracteres o menos de 2 caracteres.
- El valor contiene caracteres distintos de los siguientes: letras, puntos, comas, espacios, guiones, barras o paréntesis.
- Cualquiera de los caracteres especiales (espacios, comas, apóstrofes, guiones, barras y puntos) aparecen más de una vez seguida.
▶︎ Ejemplo: Múnich,,
- el valor comienza con tres letras idénticas.
- El valor no empieza con una letra mayúscula.
- Hay un punto después de un carácter que no es una letra.
- El último carácter no es una letra, un punto o un paréntesis de cierre.
|
| Región |
Nota
Este campo solo aparece si seleccionas Alemania como país de la entidad legal.
|
| País |
- Se selecciona el mismo país como país de la entidad legal.
Nota
Este campo solo aparece si seleccionas dirección postal internacional como tipo de dirección.
|
Persona de contacto
| Atributo |
Normas de validación ▶︎ el error se desencadena si... |
| Nombre completo |
- El valor tiene más de 34 caracteres.
|
| Teléfono |
- El valor tiene más de 20 caracteres o menos de 7 caracteres.
- el valor contiene todo lo que no sea lo siguiente: dígitos, guiones, barras diagonales, paréntesis, espacios y signo más.
- El signo más (+) aparece en cualquier posición que no sea el primer carácter.
- El primer carácter es cualquier cosa distinta de un signo más, un cero o un paréntesis de apertura.
- el valor contiene un signo más seguido de un cero.
-
El valor solo contiene ceros.
|
| Correo electrónico |
- El valor tiene más de 70 caracteres.
- El carácter @ aparece más de una vez.
- Los caracteres @, <, > o apóstrofe aparecen al principio o al final del valor.
- El valor contiene caracteres distintos de los siguientes:
| signo de exclamación ! |
ampersand & |
| comillas " |
apóstrofo ' |
| almohadilla # |
paréntesis de apertura o cierre () |
| dólar $ |
asterisco * |
| porcentaje % |
más + |
| coma , |
guion - |
| punto . |
barra / |
| dígitos 0-9 |
dos puntos : |
| punto y coma ; |
menor < |
| igual = |
mayor > |
| interrogante ? |
párrafo § |
| @ |
letras mayúsculas A-Z, Ä, Ö, Ü |
| acento circunflejo ^ |
letras minúsculas a–z, ä, ö, ü |
| acento ` |
guion bajo _ |
|
Asignar empleados a una entidad legal
Para asignar otros empleados a una entidad legal, sigue estos pasos:
-
Añade un empleado a la lista de empleados.
- Selecciona la entidad legal para ese empleado en las opciones de configuración del perfil del empleado.
Para cambiar la entidad legal de un empleado:
- Ve a Organización > Lista de personal.
- Selecciona los empleados cuya información desees editar.
- Haz clic en Acciones >Editar perfil.
- Escoge Entidad legal de la lista de atributos.
- Selecciona otra entidad legal.
- Opcional: selecciona cuándo entrará en vigor.
- Haz clic en Editar perfiles.
Para ver el número de empleados asignados a una entidad legal, ve a Ajustes > Organizaciones > Entidades legales (subempresas).
Eliminar una entidad legal
Para eliminar una entidad legal, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Organización > Entidades legales (subempresas).
- Selecciona la entidad legal que desees eliminar. Asegúrate de que la entidad legal no contenga ningún empleado activo o inactivo.
- Haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha.
- Haz clic en Eliminar.
- Una ventana de confirmación te notificará que estás a punto de eliminar la entidad legal. Haz clic en Eliminar para continuar.