En este artículo se explica cómo crear y gestionar atributos y secciones. Estas funcionalidades organizan la información del empleado en la pestaña Datos personales.
Antes de empezar
Necesitas acceso de edición para Datos personales para crear y gestionar atributos y secciones. Este permiso te da acceso a los ajustes de gestión para la pestaña Acerca de y la pestaña Datos personales en el perfil del empleado. Los administradores lo otorgan de la siguiente manera:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personal, haz clic en Roles y permisos.
- Seleccione el rol correspondiente o cree uno.
- Ve a Permisos > Configuración de la cuenta.
- Selecciona la casilla junto a Datos personales.
Información sobre los atributos
Hay dos categorías de atributos: atributos predeterminados y atributos personalizados.
Atributos predeterminados
- Personio crea, gestiona y traduce atributos predeterminados para conectarse a las funciones centrales.
- Muestran un icono de candado.
- No puedes editarlos, archivarlos o eliminarlos. No puedes aplicarlos a personas jurídicas específicas.
Atributos específicos de integración
Si gestionas una integración de nómina en tu cuenta, es probable que tengas un conjunto adicional de atributos administrados por el sistema. Personio los traduce automáticamente.
- No puedes editarlos, eliminarlos ni archivarlos.
- Muestran un icono de candado.
- Puedes aplicarlos a personas jurídicas específicas.
Atributos personalizados
- Creas atributos personalizados para satisfacer tus necesidades específicas.
- Puedes editar, archivar o eliminar atributos personalizados.
- Personio no los traduce automáticamente. En su lugar, los traduces tú y puedes editar las traducciones si es necesario.
Tipos de atributo
Cada atributo tiene un tipo que determina los datos que almacena. Los atributos admiten diferentes formatos de datos. Estos incluyen texto, números, fechas, selecciones y enlaces empleados. Obtén más información sobre atributos, tipos de atributos y propiedades técnicas.
Añadir un atributo
Crear un atributo personalizado para almacenar información de los empleados que los atributos existentes no incluyen. Añadir un atributo nuevo:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personal, haz clic en Roles y permisos.
- Haz clic en la pestaña Datos personales.
- Selecciona la sección del perfil en la que quieras añadir un atributo.
- Haz clic en + Crear > Crear atributo.
- Selecciona el tipo de atributo.
- Dale un nombre al atributo.
- En la configuración del atributo, puedes configurar propiedades que incluyen:
- Sección: escoge la sección correspondiente al atributo.
- Valor único: escoja esto si necesitas valores de atributo únicos. Por ejemplo, úsalo para asegurarte de que solo un empleado tenga un número de empleado particular.
- Traducciones: puedes crear y editar las traducciones si es necesario. No hay traducciones para los valores de opción de los atributos de selección múltiple.
- Opcional: para atributos de tipo lista, añade sus opciones en Definir opciones.
- Guarda los cambios para añadir el atributo.
Ten en cuenta que:
No puedes cambiar el tipo de atributo una vez que lo creas.
Personalizar, archivar o eliminar un atributo
Puedes editar, archivar o eliminar atributos personalizados. No puedes cambiar o eliminar atributos predeterminados.
Editar un atributo
- Haz clic en el atributo personalizado que deseas editar.
- Realiza y guarda los cambios en el atributo.
Reorganizar atributos
Puedes cambiar el orden de los atributos dentro de una sección. Usa el controlador junto al nombre de un atributo para arrastrarlo y soltarlo en la posición que prefieras dentro de esa sección.
También puedes mover atributos a otra sección; por ejemplo, de Datos personales a Información de Recursos humanos.. Arrastra y suelta el atributo en la sección correspondiente de la barra lateral izquierda.
Archivar o eliminar un atributo
- Haz clic en el atributo personalizado que deseas archivar o eliminar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
- Selecciona una opción y confirma tu decisión.
Eliminar un atributo es permanente. No puedes deshacerlo. Al eliminar un atributo, Personio elimina todos los datos relacionados de los empleados de los perfiles y los historiales.
Archiva los atributos cuando ya no los utilices. De este modo se conservan los datos existentes para la presentación de informes. Puedes desarchivar atributos en cualquier momento. Los atributos archivados no aparecen en otras áreas del Personio.
Mostrar atributos archivados
Personio oculta los atributos archivados de los perfiles de empleados e impide ediciones. Sin embargo, como administrador, puedes mostrar atributos archivados si es necesario. Ve a la pestaña Datos personales del empleado y haz clic en Atributos activos en la parte superior. En el menú desplegable, selecciona Atributos activos y archivados.
También puedes dar acceso a otros empleados a esta funcionalidad mediante su rol empleado. Esto les permite ver atributos archivados en los perfiles de los empleados. Ve a Datos personales y otorga permisos para ver atributos archivados.
Definir atributos específicos de la entidad legal
Ten en cuenta que:
Esta funcionalidad solo afecta a cómo aparecen los atributos en el perfil del empleado. No afecta a los permisos. Los empleados con permisos para ver un atributo en los informes o en la Lista de personal conservan esos permisos. Esto es independientemente de a qué entidades legales estén asignados. Para otorgar o limitar el acceso a ciertos atributos, utiliza la funcionalidad de roles y permisos de empleados.
Si tienes varias entidades legales, puedes especificar qué atributos se aplican a qué entidad legal. Esto solo es posible para atributos personalizados y específicos de integración. Con esta funcionalidad, puedes definir qué atributos aparecen en la pestaña Datos personales de un empleado, según la entidad legal asignada en ese momento. Esto te permite:
- Simplificar la apariencia de la pestaña Datos personales de un empleado.
- Asegúrate de que los empleados solo vean atributos relevantes para su entidad legal. Esto es especialmente relevante si tienes personas jurídicas en diferentes países.
Ejemplo:
Digamos que tienes un atributo personalizado llamado “Número de estacionamiento”. Tu única entidad legal con estacionamiento es entidad legal A. Por lo tanto, solo haces que este atributo sea aplicable a entidad legal A. Los empleados que pertenecen a entidad legal A tienen este atributo en su pestaña Datos personales. Para los empleados que pertenecen a entidad legal B, este atributo está oculto en sus perfiles.
Para especificar qué atributos se aplican a qué entidad legal:
- En la parte superior, haz clic en Gestionar aplicabilidad a personas jurídicas.
- Ve a la sección correspondiente.
- Para cada atributo, selecciona a qué entidad legal se aplica. Personio aplica todos los atributos a toda tu organización de forma predeterminada.
- Guarda los cambios.
Después de configurar esto, puedes consultar la pestaña Datos personales del perfil de un empleado. Solo aparecen los atributos que especificaste para la entidad legal respectiva.
Mostrar atributos ocultos específicos de la entidad legal
A veces, es posible que debas ver atributos no aplicables a la entidad legal actual de un empleado. Para mostrar todos los atributos ocultos de entidad legal, ve a la pestaña Datos personales del empleado. En la parte superior, haz clic en Asignado a la entidad legal de la persona. En el menú desplegable, selecciona Todos los atributos de cualquier entidad legal.
Puedes dar acceso a otros empleados a esta funcionalidad mediante su rol empleado. Esto les permite mostrar todos los atributos de la entidad legal en la pestaña Datos personales de otro empleado. Ve a Datos personales > Datos personales y otorga permisos de edición para la sección de atributo relevante.
Obtener más información sobre las secciones
Las secciones agrupan atributos relacionados. Definen la configuración de las pestañas de datos personales de los empleados. Los empleados ven y editan atributos en función de su permiso para cada sección.
Personio tiene dos tipos de secciones: secciones predeterminadas y secciones personalizadas.
Ten en cuenta que:
Puedes mover cualquier atributo a cualquier sección, excepto el atributo de nombre preferido. Personio bloquea esto en la sección predeterminada Perfil público.
Sección predeterminada
Personio crea y gestiona secciones predeterminadas. Puedes identificarlas con el icono de candado. Ejemplos de secciones predeterminadas son:
- Perfil público: define el acceso a una persona.
- Información de Recursos Humanos: incluye datos específicos del empleo, como la fecha de contratación, el supervisor y los arreglos laborales.
Secciones personalizadas
Creas y gestionas secciones personalizadas. Ejemplos de secciones personalizadas incluyen:
- Información de nómina: contiene datos relacionados con la nómina, como información fiscal y detalles bancarios.
- Datos personales: almacena la información personal de los empleados. Esto incluye la fecha de nacimiento, los detalles de la dirección, la información de contacto personal y los contactos de emergencia.
- Secciones adicionales: cualquier otra sección que crees para organizar información para tu empresa
Ten en cuenta que:
Personio crea las secciones Información de nómina y Datos personales durante la configuración de la cuenta. Estas funcionan como secciones personalizadas que gestionas.
Añadir una sección
Para añadir una sección nueva:
- En Ajustes, ve a la sección Personal
- Haz clic en Datos personales.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Crear sección.
- Dale un nombre a tu sección.
- Opcional: traduce tu sección a otros idiomas.
- Guarda los cambios.
La sección nueva aparece en la parte inferior de la lista de secciones. Reordena su posición en el perfil del empleado arrastrándolo a la posición que prefieras.
Personalizar o eliminar una sección
Puedes editar secciones personalizadas y eliminarlas cuando ya no las necesites.
Editar un nombre de sección personalizado
- Haz clic en la sección a la que deseas cambiar el nombre.
- Haz clic en los tres puntos.
- Edita el nombre de la sección y guarda los cambios.
Eliminar una sección personalizada
- Haz clic en la sección que deseas eliminar.
- Haz clic en los tres puntos.
- Haz clic en Eliminar y confirma la eliminación.
Reorganizar secciones
Puedes cambiar el orden de las secciones:
- Arrastra la sección usando el control junto a su nombre.
- Suéltalo en la posición preferido.
Gestionar columnas
Puedes personalizar las columnas de la tabla en la página Datos personales:
- Haz clic en Columnas.
- Haz clic en el interruptor situado junto a cada columna disponible para añadirla a la tabla o retirarla de ella.
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