Cómo anonimizar y eliminar los datos de los candidatos

Con Personio podrás proteger los datos de tus candidatos de acuerdo con lo dispuesto en el RGPD. Para ello, solo tienes que activar la anonimización automática de candidatos, y sus datos se eliminarán cuando ya no sean necesarios.

Aviso: esta anonimización es irreversible. Los datos ya no se podrán recuperar, pero sí se conservarán de forma anónima para la elaboración de informes.

Anonimización automática de datos

Para activar la anonimización automática de los datos de los candidatos, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General > Ajustes de privacidad.
2. Haz clic en Editar.
3. En ¿Anonimizar los datos automáticamente?, selecciona Sí.
4. En Anonimizar al cabo de indica el número de días tras los cuales se deben anonimizar los datos si un candidato es rechazado o retira su candidatura.
   
   Nota: cuando se establece o se modifica este número, el sistema no se actualiza instantáneamente. Se realizará una actualización cada mañana, calculando los días que han pasado desde el descarte de la candidatura. Por lo tanto, la anonimización también se aplicará a los datos históricos de los candidatos.
5. Con el ajuste ¿Incluir el nombre del candidato en los correos electrónicos de notificación? determinas si se incluirá o no el nombre del candidato en los correos electrónicos de notificación que recibas. Al seleccionar No, no se incluirán datos personales sobre el candidato en el correo electrónico de notificación.
6. Pulsa en Guardar para completar la configuración.

Anonimización manual de los datos de los candidatos

Anonimización múltiple desde la lista de candidatos

Personio también te permite anonimizar los datos personales de los candidatos manualmente. Puedes anonimizar los datos de un solo candidato o de varios candidatos a la vez siguiendo estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Filtra y selecciona los candidatos cuyos datos personales quieres eliminar.
3. Pulsa el botón Acciones. 
4. Selecciona Anonimizar candidatura en el menú desplegable.
5. Confirma que quieres anonimizar la candidatura haciendo clic en Anonimizar.
   
   

Anonimización desde el perfil del candidato 

Otra opción es anonimizar los datos directamente desde el propio perfil del candidato. Para ello, pulsa el botón de los tres puntos y selecciona Hacer anónima la solicitud. 

¿Qué datos se anonimizan?

Al seleccionar esta opción, se anonimizan los siguientes datos:

• Nombre del candidato.
• Todos los documentos relacionados con su candidatura.
• El historial de correos junto con sus respectivos adjuntos.
• Su dirección de correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento.
• Las ofertas creadas.
• Las evaluaciones realizadas (salvo las cuantitativas que sí se conservan).

Si el candidato siguiese activo en otros procesos de solicitud en el momento de la anonimización, se conservarían provisionalmente todos sus datos personales.

Eliminación de los datos de los candidatos

Si estás seguro de que quieres eliminar los perfiles completos de los candidatos y no solo anonimizar los datos, tienes dos opciones.

Aviso: la eliminación de candidatos es irreversible. Los datos ya no se podrán recuperar y no estarán disponibles para la elaboración de informes.

Eliminación múltiple desde la lista de candidatos

Para eliminar la candidatura de uno o varios candidatos, sigue estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Filtra y selecciona los candidatos cuyas candidaturas quieres eliminar.
3. Pulsa el botón Acciones. 
4. Selecciona Eliminar candidatura en el menú desplegable.
5. Confirma que quieres eliminar la candidatura haciendo clic en Eliminar.
   
   

Eliminación desde el perfil del candidato

Alternativamente, también puedes eliminar a los candidatos desde su propio perfil haciendo clic en los tres puntos y luego en Eliminar candidatura.