Paso 8: Comprobación de los roles y permisos de acceso de los empleados
Ahora que se han importado todos los datos, es importante asignar como es debido los permisos de acceso a los roles correspondientes. De esta forma nos aseguramos de que los empleados solo puedan ver o editar la información y las áreas de Personio que les correspondan.
Comprobación de los roles de los empleados
En Ajustes > Personal > Roles del empleado, puedes consultar los roles de empleado que has creado. La cifra que aparece en gris corresponde al número de empleados en activo con ese rol. Ahora podrás agregar fácilmente empleados a uno o varios roles.
Además, puedes crear recordatorios, definir los accesos al calendario y los ajustes de seguridad.
1. Asignación de recordatorios
En Ajustes > Personal > Roles del empleado > Recordatorios puedes asignar recordatorios a los roles de empleado. De esta manera, todos los empleados con ese rol recibirán automáticamente el recordatorio definido. Así podrás informar, por ejemplo, al equipo de RR. HH. de los cumpleaños de los empleados.
2. Acceso al calendario
Ve a Ajustes > Personal > Roles del empleado > Calendarios para definir a qué calendarios tendrán acceso los empleados de los diferentes roles. Además, todos los empleados pueden acceder también a su propio calendario con recordatorios y reuniones concertadas. Para obtener más información sobre cómo configurar el acceso al calendario, haz clic aquí.
Para saber cómo gestionar el calendario y exportarlo a otras aplicaciones como el Calendario de Google o Outlook, haz clic aquí.
3. Seguridad
En Ajustes > Personal > Roles del empleado > Seguridad puedes configurar una autenticación de dos factores para determinados roles de empleado. Esto implica que los empleados con ese rol tendrán que autenticarse con un token cuando inicien sesión. Para obtener este token deberán descargar en su smartphone la app Google Authenticator.
Comprobación de los permisos de acceso
En Ajustes > Personal > Roles del empleado > Permisos de acceso puedes configurar los permisos de acceso de cada rol de empleado en Personio.
Como administrador puedes iniciar sesión con la cuenta de cualquier empleado en Personio para comprobar la configuración de sus permisos de acceso. Para ello, haz clic en el icono Acceder como este empleado que encontrarás en la esquina superior derecha del perfil de cada empleado.
Permisos de acceso
Consulta las ayudas de burbuja de cada sección para conocer lo que implica en ese contexto cada uno de los permisos de acceso. Para acceder a la ayuda de burbuja solo tienes que colocar el ratón sobre el icono de información.
Asegúrate de que el rol Todos los empleados es un rol de sistema. Esto significa que todos los empleados en activo tienen los permisos de acceso correspondientes a ese rol. Por tanto, debes ser lo más restrictivo posible cuando los definas. Además, puedes agregar permisos de acceso a los roles de empleado siempre que quieras.
Permisos de acceso generales
| Ver | Este permiso de acceso permite consultar todos los datos correspondientes. |
| Proponer |
Este permiso de acceso permite hacer sugerencias para modificar los datos correspondientes. Ten en cuenta que este ajuste requiere la creación del proceso de aprobación pertinente. |
| Editar | Este permiso de acceso permite editar los datos correspondientes. |
Niveles de acceso
| Propio | Este nivel limita el acceso del empleado a sus propios datos. |
| Mis subordinados | Este nivel solo se aplica a los supervisores, y les concede acceso a los datos de todos los empleados con los que tengan relación directa o indirecta. Se excluyen, no obstante, los datos del proprio supervisor. Si quieres incluirlos, tendrás que seleccionar también el nivel Propio. |
| Personalizar | Este nivel abarca una selección personalizada de empleados. Haz clic en Personalizar y define el grupo de empleados que quieres incluir utilizando diferentes filtros. |
| Todo | Este nivel incluye a todos los empleados en activo excepto al propio empleado. Para incluirlo, selecciona también el nivel Propio. |
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