Configurar la comunicación con el candidato por correo electrónico – Personio

Aprende a comunicarte con los candidatos a través de Personio, utilizando la dirección de correo electrónico de tu empresa.

Nota
Necesitarás la ayuda de tu departamento informático interno para configurar los ajustes de SMTP.

Proceso de comunicación con los candidatos

Al configurar la comunicación con los candidatos en Personio, puedes:

Transfiere todas las candidaturas enviadas a la dirección de correo electrónico de tu empresa a Personio. Para ello, configura la redirección de correo electrónico (paso uno).
Envía correos electrónicos desde Personio con la dirección de correo electrónico de tu empresa como remitente. Para hacerlo, configura tu dirección de correo electrónico personalizada (paso dos). También tienes que configurar tu protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) (paso tres). Si utilizas Microsoft o Google, configura nuestra integración.

Una vez que hayas configurado los ajustes de SMTP, la comunicación con los candidatos funciona de la siguiente manera:

Un candidato envía una candidatura a la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa.
Con la redirección, la candidatura llega a tus mensajes no asignados en Personio. Si el perfil de un candidato ya existe, será visible allí.
Ahora puedes gestionar la candidatura y todas las comunicaciones dentro de Personio.

La siguiente captura de pantalla proporciona una descripción general del proceso:

Los siguientes cinco pasos te ayudarán a garantizar que las comunicaciones por correo electrónico de Personio se realicen sin problemas.

Paso uno: configura una redirección para recibir correos electrónicos de candidatos en Personio

De forma predeterminada, Personio utiliza un servicio de correo integrado de Mailjet. Toda la comunicación con los candidatos a través de Personio se realiza a través de esta dirección de correo electrónico. Tiene este aspecto: customeraccount-jobs@m-personio.de.

Con la redirección, todas las candidaturas enviadas a la dirección de correo electrónico de tu empresa se transfieren a Personio. Sigue los pasos a continuación para configurarla:

Ve a Ajustes > Reclutamiento > General > Ajustes del correo electrónico de selección de personal.
Copia la dirección de correo electrónico de reclutamiento de la empresa.
En el servidor de correo electrónico de tu empresa, configura una redirección de correo electrónico. Asegúrate de que también se transmita el encabezado original del correo electrónico. También debes almacenar una copia en el servidor de correo electrónico de tu empresa. Si no estás seguro de los ajustes necesarios, ponte en contacto con tu departamento de TI.
En Personio, ve a Nombre del remitente y define quién es el remitente del correo electrónico. Puede ser el empleado que envía el correo electrónico o el nombre de tu empresa.

Paso dos: configura la dirección de correo electrónico personalizada del remitente

Si quieres que la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa aparezca como remitente, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Reclutamiento.
En la pestaña General, ve a Ajustes del correo electrónico de reclutamiento y haz clic en Editar.
En ¿Usar una dirección de correo electrónico personalizada? selecciona Sí.
Introduce la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa en el campo Dirección de correo electrónico personalizada.

Paso tres: configura la conexión con tu proveedor de correo electrónico

Para enviar mensajes desde la dirección de correo electrónico de tu empresa a través de Personio, debes configurar una conexión. Si utilizas Google o Microsoft, configura nuestra integración.

Alternativamente, tendrás que configurar SMTP. Para ello, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Reclutamiento > General > Ajustes de correo electrónico de reclutamiento y haz clic en Editar.
En ¿Usar una dirección de correo electrónico personalizada? selecciona Sí.
Abre los ajustes de SMTP y haz clic en Iniciar configuración.
Ingresa la información requerida (consulta la tabla a continuación para obtener más detalles). Haz clic en Configuración. El nombre de usuario que introduzcas debe ser el mismo que tu dirección de correo electrónico personalizada. Lee información técnica más detallada sobre los ajustes de SMTP para diferentes proveedores.

Encuentra más información sobre cada uno de los campos de entrada en la siguiente tabla:

Nombre del servidor	Introduce el nombre de host de tu proveedor de correo electrónico. El nombre de host es un identificador único.
Puerto	Un puerto permite que los ordenadores y los servidores se comuniquen entre sí y con Internet. El uso de puertos garantiza que los paquetes de datos siempre se asignen a la aplicación correcta. Por ejemplo, los correos electrónicos se asignan al puerto reservado para correos electrónicos.
Cifrado	Para transferir de forma segura tus datos/correos electrónicos entre tu servidor SMTP y el navegador, se establece una conexión cifrada. Personio admite los protocolos SSL (Secure Sockets Layer) y TLS (Transport Layer Security).
Cuenta	Personio utiliza la cuenta registrada para identificarse en el servidor SMTP de tu proveedor de correo electrónico. La mayoría de las veces, la cuenta es una dirección de correo electrónico completa. La dirección introducida debe ser la misma que la dirección de correo electrónico definida por el usuario. Debe tener permiso para enviar correos electrónicos a través de esa dirección.
Contraseña	La contraseña requerida es la misma que utilizas para iniciar sesión en el correo electrónico asociado a la cuenta.

Paso cuatro: prueba la conexión

Ahora puedes probar la conexión. Para ello, haz clic en Probar conexión:

Si la redirección está configurada correctamente, el correo electrónico aparecerá en tus mensajes no asignados.
Si tu servidor SMTP no puede establecer una conexión, aparecerá un mensaje de error. Puedes reenviarlo a tu departamento de TI para localizar el error. Consulta más información sobre solución de problemas y ajustes específicos para proveedores comunes de correo electrónico.

Notas
▶︎ Cuando la redirección se configura correctamente, los correos electrónicos ya no se envían a través de Mailjet. Si experimentas problemas de entrega, Personio no podrá investigar.▶︎ Si necesitas editar o actualizar el canal de comunicación por correo electrónico seleccionado actualmente, primero debes activar temporalmente otra opción. Por ejemplo, si deseas editar tu configuración de SMTP, te recomendamos que habilites el servicio de correo electrónico de Personio temporalmente hasta que hagas los cambios en SMTP.

Paso cinco: configura direcciones de correo electrónico para entidades legales (opcional)

Si tienes varias entidades legales, puedes utilizar direcciones de correo electrónico independientes para comunicarte con los candidatos. Al crear o actualizar un empleo, debes seleccionar la entidad legal a la que pertenece. De esta forma, los candidatos reciben los mensajes de la dirección de correo electrónico de esta entidad legal.

Para almacenar una dirección de correo electrónico para una entidad legal, sigue los pasos dos y tres. Debes repetir estos pasos para cada uno de ellos. Si dejas vacía la dirección de correo electrónico personalizada de una entidad legal, los ajustes realizados para la empresa principal se aplican de forma predeterminada.

¿En qué podemos ayudarte?