Este es el paso 2 de 2 del módulo de implementación Roles de empleados y workflows de aprobación.

Aprende a crear workflows de aprobación para las ausencias, los registros de jornada y los cambios realizados en los datos de los empleados a fin de satisfacer las necesidades de la empresa.

¿Qué ventajas tiene?

• Personaliza los workflows de aprobación asegurándote de que las personas responsables de ello aprueben las solicitudes de forma rápida y eficaz y establece hasta seis pasos de aprobación.
• Crea conjuntos de reglas especiales que se adapten a los requisitos de la empresa para los distintos grupos de empleados.
• Utiliza el Centro de workflows para hacer un seguimiento de los workflows de aprobación e identificar los cuellos de botella antes de que puedan provocar algún retraso. 

Paso 1: Configurar workflows de aprobación predeterminados

Los workflows de aprobación por defecto se utilizan para configurar la aprobación de las solicitudes de ausencia, los registros de jornada y los cambios realizados en los datos de los empleados y establecen el proceso que se aplicará de manera predeterminada a todos los empleados de la empresa que no estén exentos por un conjunto especial de reglas.

Nota
Sólo los empleados con permisos de acceso de administrador pueden configurar trabajos de aprobación.

Para configurar un workflow de aprobación predeterminado, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > Aprobaciones.
2. Ahora, selecciona el tipo de ausencia, registro de jornada o dato del empleado que activarán el workflow de aprobación.
3. En la sección por defecto, haz clic en Añadir paso de aprobación. 
4. En el menú desplegable, elige un supervisor de entre las opciones establecidas:
   ▶ ︎Empleado concreto: selecciona un empleado como supervisor.
   ▶︎ Empleado con rol: permite que varios supervisores con el mismo rol procesen la solicitud.
   ▶ ︎Supervisor del supervisor: El supervisor del supervisor de cada empleado es el responsable de la aprobación, tal como se muestra en la vista del organigrama.
   ▶︎ Supervisor: El supervisor de cada empleado es el responsable de la aprobación.
5. Recuerda que puedes añadir hasta seis pasos de aprobación si fuera necesario.
   

   Consejo:
   Crea una jerarquía de hasta seis pasos de aprobación para que se completen en una secuencia determinada. Tras completar un nivel de la jerarquía, los pasos realizados deberán aprobarse antes de pasar al siguiente nivel.

6. Si es necesario, habilita la opción Delegar aprobaciones para el tipo de ausencia específico. Esto permite que los supervisores reciban automáticamente las responsabilidades de aprobación de sus subordinados mientras los subordinados están fuera de la oficina.
7. Haga clic en Save.

Paso 2: Crear conjuntos de reglas especiales

Es posible que necesites excluir a ciertos empleados de un workflow de aprobación predeterminado y configurar un proceso de aprobación diferente para ellos. Puedes hacerlo añadiendo un conjunto especial de reglas para estos empleados definido por un filtro de empleados. Para añadir estos conjuntos de reglas, primero deberás crear los filtros de empleados. 

Crear filtros de empleados

Para crear un filtro de empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > Aprobaciones y selecciona la ausencia, el registro de jornada o la información del empleado que quieres que active el workflow de aprobación. 
2. Ve a Administrar filtros de empleados.
3. Haz clic en el campo Añadir nuevo filtro y escribe un nombre para el filtro. Ejemplo: «Estudiantes empleados». A continuación, haz clic en el botón del signo más .
4. Haz clic en Editar.
5. Haz clic en Añadir regla y selecciona los criterios deseados del menú desplegable.
6. Pulsa en Guardar.

Añadir conjuntos de reglas

Para añadir un conjunto especial de reglas para los empleados definido por un filtro de empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > Aprobaciones.
2. Selecciona el tipo de ausencia, el registro de jornada o los datos del empleado que activarán el workflow de aprobación.
3. Haz clic en Añadir nuevo conjunto de reglas.
4. Selecciona el filtro de empleado deseado y haz clic en Añadir.
5. Haz clic en Añadir paso de aprobación.
6. En el menú desplegable, elige un supervisor de entre las opciones establecidas:
   ▶ ︎Empleado concreto: selecciona un empleado como supervisor.
   ▶︎ Empleado con rol: permite que varios supervisores con el mismo rol procesen la solicitud.
   ▶ ︎Supervisor del supervisor: El supervisor del supervisor de cada empleado es el responsable de la aprobación, tal como se muestra en la vista del organigrama.
   ▶︎ Supervisor: El supervisor de cada empleado es el responsable de la aprobación.
7. Recuerda que puedes añadir hasta seis pasos de aprobación si fuera necesario.
   

   Consejo:
   Crea una jerarquía de hasta seis pasos de aprobación para que se completen en una secuencia determinada. Tras completar un nivel de la jerarquía, los pasos realizados deberán aprobarse antes de pasar al siguiente nivel.

8. Haga clic en Save.

Nota
El proceso de aprobación estándar se aplicará automáticamente a todos los empleados que no cumplan con los criterios definidos.

Consejo
Para más información sobre los conjuntos de reglas y los filtros de empleados, consulta nuestro artículo sobre cómo configurarlos.

Paso 3: Confirmar que los responsables de aprobación tengan acceso a los datos

Una vez configurados los workflows de aprobación para tus empleados, te recomendamos que verifiques que todos los responsables de aprobación tengan acceso a los datos que deben aprobar. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > Aprobaciones y comprueba qué responsables de aprobación se han configurado para cada workflow.
2. Ve a Empleados > Lista de empleados y haz clic en el botón con tres puntos > Personalizar columnas. Agrega el atributo Roles de empleado a tu vista y verifica qué roles están configurados para los responsables de aprobación.
3. Ve a Ajustes > Personas > Roles de empleado y, en Permisos de acceso para el rol de cada aprobador, comprueba que tengan acceso a los datos que necesitan aprobar.

Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: permisos de acceso y aprobaciones antes de continuar con el siguiente paso.