Gestión de las sustituciones

 

En este artículo te contamos cómo configurar las solicitudes de sustitución y cómo permitir o bloquear las solicitudes de ausencia para los empleados que actualmente sustituyen a un compañero.

 

Configurar las solicitudes de sustitución 

Las solicitudes de sustitución se configuran para cada tipo de ausencia. Para ello, selecciona el tipo de ausencia en Ajustes > Ausencia y, en Ajustes generales, haz clic en Editar.

En el campo ¿Exigir sustitutos? podrás determinar si la solicitud de sustitución es opcional, obligatoria o está desactivada para el tipo de ausencia en cuestión.

settings-absence-new-require-substitute_es.png

Si quieres que los empleados designen obligatoriamente a un sustituto cuando soliciten esta ausencia, selecciona . En caso de que no sea necesario designar a un sustituto, selecciona No. Si lo que quieres es que los empleados tengan la posibilidad de designar quién cubrirá su puesto en su ausencia, selecciona Opcional.

Ten en cuenta que no se transfieren al sustituto ni los permisos de acceso ni los procesos de aprobación.

Dependiendo de si la solicitud de sustitución es opcional u obligatoria para el tipo de ausencia en cuestión, los empleados podrán o deberán designar a un sustituto cuando soliciten la ausencia correspondiente. Ten en cuenta que para poder ser seleccionados como sustitutos, los empleados deben tener asignado el permiso Ver para Perfil público.

settings-roles-access-rights-personal-data_es.png

Por ejemplo, si el rol Todos los empleados tiene asignado el permiso Ver para todos los perfiles públicos, entonces los empleados podrán seleccionar a cualquier persona de la plantilla como sustituto.

settings-absence-new-select-substitute_es.png

Una vez enviada la solicitud de ausencia, el sustituto seleccionado recibirá la notificación correspondiente en Personio. A continuación, este podrá aceptar o rechazar la solicitud directamente desde su panel de inicio.

dashboard-task-substitute-approval_es.png

Si se ha definido un proceso de aprobación para el tipo de ausencia correspondiente, el sustituto debe aceptar primero la solicitud para activar el proceso de aprobación definido. Descubre aquí cómo definir procesos de aprobación para cada tipo de ausencia.

 

Cómo se reflejan los períodos de sustitución en el calendario

En el calendario de ausencias del empleado ausente aparecerá tanto la ausencia aprobada como el sustituto que cubrirá su puesto.

Absence-Substitution-Calendar1_es.png

El período de sustitución también aparecerá resaltado en gris en el calendario de ausencias del sustituto para garantizar la máxima claridad:

Absence-Substitution-Calendar1_es.png


Permitir que los sustitutos soliciten esta ausencia

Configura este ajuste para determinar si los empleados que actualmente sustituyen a alguien pueden solicitar este tipo de ausencia.

settings-absence-allow-substitute-absence_es.png

Si seleccionas , los empleados que actualmente cubren el puesto de un compañero podrán solicitar esta ausencia. Este ajuste podría utilizarse, por ejemplo, con el tipo de ausencia Baja por enfermedad. De esta forma, si el empleado que va a sustituir a un compañero se pone enfermo ese día, también podrá solicitar esta ausencia en Personio. Además, al activar este ajuste, los empleados también podrán solicitar la categoría de ausencia Home Office y completar las tareas pendientes desde casa aunque estén sustituyendo a un compañero.

Si, por el contrario, no quieres que los empleados que actualmente sustituyen a un compañero puedan solicitar esta ausencia, selecciona No.

No obstante, los usuarios que tengan rol de administrador siempre podrán crean ausencias para los empleados, aunque estos estén sustituyendo a un compañero en el período seleccionado.

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