Este artículo describe la nueva experiencia de aprobaciones en Automatizaciones. Antes de seguir leyendo, comprueba si tienes acceso a la nueva experiencia. Si no es así, configura aprobaciones predeterminadas en su lugar.

Los administradores pueden crear workflows para definir qué envíos de registro de jornada necesitan aprobación manual y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Para crear un workflow de aprobación, añade condiciones para especificar qué infracciones de registro de jornada deben desencadenar una tarea de aprobación. Luego, agrega reglas para definir a quién se aplica el workflow.

El sistema compara los nuevos envíos de registro de jornada con todos los workflows activos. Si un envío cumple con las condiciones de un workflow, envía una tarea de aprobación a los responsables de aprobación designados. Los responsables de aprobación definidos en el workflow reciben y revisan estas solicitudes en su bandeja de entrada, donde pueden tramitarlas en bloque.

Si un envío no cumple con ninguna de las condiciones del workflow, se aprueba automáticamente.

Permisos de acceso

Antes de empezar

Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando activas un nuevo workflow de aprobación, el sistema lo aplica a cualquier envío nuevo de inmediato. Los nuevos responsables de aprobación reciben una notificación al respecto.
• Los workflows solo se desencadenan cuando un usuario con permisos de acceso de Proponer envía cambios en los datos de registro de jornada. Los empleados con acceso de Edición al registro de jornada no activan un workflow de aprobación cuando envían cambios. 
• Si escoges un rol de empleado como responsable de aprobación, todas las personas con ese rol recibirán solicitudes de aprobación. Tan pronto como uno de ellos la aprueba, la tarea desaparece para los demás.
• Asegúrate de que todos los empleados asignados como responsables de aprobación tengan permisos de acceso de Visualización a los datos de registro de jornada.
• Si se aplican dos workflows de aprobación de registro de jornada al mismo empleado, el sistema solo ejecuta el activado más recientemente. Por este motivo, te recomendamos que configures primero los workflows generales y, a continuación, los workflows para grupos específicos de empleados.

Configurar un workflow de aprobación de registro de jornada

Para crear un workflow de aprobación para los envíos de registro de jornada que infrinjan las reglas de los horarios de trabajo de los empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Crear workflow > Aprobación.
2. Selecciona la plantilla Aprobación de registros de jornada con infracciones de las reglas.
3. Haz clic en el cuadro de desencadenante en la parte superior para ajustar las condiciones. Sin condiciones, todos los envíos de registro de jornada desencadenarán el workflow. 
   • Opcionalmente, añade reglas para definir a qué empleados se aplica este workflow, utilizando los atributos preestablecidos o personalizados disponibles. Añade reglas para incluir supervisores adicionales en el proceso de aprobación. 
4. Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
5. Para elegir el responsable de aprobación de la solicitud, haz clic en el cuadro de aprobación. Selecciona hasta cuatro responsables de aprobación por paso.
   • Añade varios pasos para crear una cadena de aprobación. Tan pronto como uno de los responsables de aprobación de un paso aprueba la solicitud, el workflow pasa al siguiente paso.
   • Si tu organización tiene capacidades adicionales de supervisor, inclúyelas si es necesario.
6. Opcionalmente, añade pasos para solicitudes aprobadas o denegadas.
7. Guarda y activa el workflow.

Nota:
Si se rechaza una solicitud en cualquier punto de la cadena de aprobación, el workflow aparece como completo y se rechaza la solicitud de aprobación. 

Condiciones

Al configurar un workflow de aprobación, puedes escoger entre las condiciones de la siguiente tabla. Ten en cuenta:

• Las condiciones solo se desencadenan si la sección correspondiente en el horario de trabajo del empleado está configurada correctamente.
• Puedes escoger si un envío debe cumplir todas o algunas de las condiciones para desencadenar el workflow. Utiliza el menú desplegable del cajón Condiciones para cambiar entre las dos opciones.
• La unidad de tiempo para todas las condiciones es minutos.
• Si un envío de registro de jornada cumple las condiciones de más de un workflow, solo se desencadena el workflow activado más recientemente. Si editas y reactivas un workflow, se considera el activado más recientemente. 

Añadir supervisores adicionales a una aprobación

Si tu organización tiene supervisores adicionales configurados, puedes añadirlos a los workflows de aprobación. Sigue estos pasos:

1. Crea un workflow de aprobación de registro de jornada como se describe anteriormente.
2. En el cuadro del desencadenante, agrega una regla. 
3. Escoge el atributo Supervisor adicional relevante y si el workflow se aplica a empleados con o sin este atributo. Actualiza tus cambios. 
4. En el cuadro de aprobación, agrega un paso de aprobación. 
5. Haz clic en Desde este workflow y selecciona el atributo Supervisor adicional relevante. Actualiza tus cambios.
6. Completa la configuración y guarda o activa el workflow según sea necesario. 

Editar workflows de aprobación de registro de jornada

Cuando editas un workflow de aprobación de registro de jornada:

• Las solicitudes abiertas que aún requieren aprobación permanecen en la bandeja de entrada del responsable de aprobación original.
• Cualquier envío de registro de jornada creado después de editar y reactivar el workflow sigue el nuevo workflow de aprobación.
• Si se aplica más de un workflow de aprobación de registro de jornada al mismo empleado, el sistema solo ejecuta el editado y activado más recientemente.

Supervisar las aprobaciones de registro de jornada

Para comprobar qué envíos de registro de jornada necesitan aprobación, los administradores pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.