Los administradores pueden crear workflows para definir qué envíos de registro de jornada necesitan aprobación manual y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Para crear un workflow de aprobación, añade condiciones para definir qué infracciones de registro de jornada tienen que activar una tarea de aprobación. Luego, añade reglas para especificar a quién se aplica la aprobación.

El sistema comprueba las solicitudes nuevas de registro de jornada comparándolas con todos los workflows activos. Si un envío cumple las condiciones de un workflow, envía una tarea de aprobación a los responsables de aprobación asignados. Los responsables de aprobación pueden buscar y revisar estas solicitudes en su bandeja de entrada, donde pueden realizar varias tareas a la vez.

Si un envío no cumple ninguna de las condiciones del workflow, se aprueba automáticamente.

Antes de empezar

Permisos

Antes de empezar, asegúrate de que los usuarios pertinentes tengan los permisos correctos:

• Necesitas permisos de administrador para configurar, editar o supervisar los workflows de aprobación de registro de jornada.
• Para recibir y tramitar solicitudes de registro de jornada, los responsables de aprobación deben tener permisos de visualización para los datos de registro de jornada del empleado correspondiente.
• Solo los usuarios con permisos proponer para datos de registro de jornada desencadenan un proceso de aprobación. Los usuarios con permisos de edición pueden ajustar los datos del registro de jornada sin necesidad de aprobación.

Consideraciones:

Ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando activas un workflow de aprobación nuevo, se aplica inmediatamente a cualquier envío nuevo y los responsables de aprobación nuevos reciben una notificación.
• Las aprobaciones solo se activan cuando alguien con permisos de proponer envía cambios en los datos de registro de jornada y su envío cumple las condiciones de un proceso de aprobación. Los empleados con permisos de edición no activan los workflows de aprobación. 
• Si asigna un rol de empleado como responsable de aprobación, todos los miembros de ese rol reciben la tarea de aprobación. Una vez que uno de ellos la aprueba, la tarea desaparece para todos los demás.
• Los responsables de aprobación deben tener permiso de visualización de los datos de asistencia. 
• Si varias aprobaciones coinciden con el envío de un empleado, el sistema aplica la aprobación asignada con la prioridad más alta. Por este motivo, asigne la prioridad más baja al workflow más general y la prioridad más alta al más específico. Mira cómo cambiar la prioridad de los workflows.
• Los responsables de aprobación pueden gestionar sus preferencias de correo electrónico para las tareas de aprobación en Ajustes personales > Notificaciones. Activa la casilla de verificación de Aprobaciones para activar las notificaciones por correo electrónico. 
• Si el estado de empleado de un responsable de aprobación es Inactivo o inactividad temporal, las solicitudes que le correspondan no se enviarán a su delegado. En su lugar, pasan directamente al último editor del proceso de aprobación. Si el proceso de aprobación se migró automáticamente desde nuestro sistema heredado, es posible que se trate del empleado con más antigüedad y con permisos de administrador. 

Configurar un workflow de aprobación de registro de jornada

Para crear un workflow de aprobación para los envíos de registro de jornada que infrinjan las normas de los horarios de trabajo de los empleados, sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Crear un workflow > Aprobaciones.
2. Escoge la plantilla Aprobación para registros de jornada con infracciones de las reglas.
3. Haz clic en la casilla de activación para ajustar las condiciones. Sin condiciones, todas las solicitudes de registro de jornada activarán el workflow. 
   • Si lo deseas, añade normas para definir a qué empleados se aplica este workflow, utilizando los atributos preestablecidos o personalizados disponibles. Agrega normas para incluir supervisores adicionales en el proceso de aprobación. 
4. Haz clic en Actualizar para guardar las modificaciones.
5. Para seleccionar el responsable de aprobación de la solicitud, haz clic en el paso de aprobación. Selecciona hasta cuatro responsables de aprobación por paso.
   • Agrega varios pasos para crear una cadena de aprobación. Tan pronto como uno de los responsables de aprobación de un paso actúe sobre la solicitud, el workflow pasará al siguiente paso.
   • Si tu organización tiene capacidades de supervisor adicional, inclúyalas si es necesario.
   • Si añades a la persona afectada como responsable de aprobación, los empleados podrán aprobar sus propios registros de jornada.
6. Opcional: Asegúrate de que las solicitudes no se retrasen activando la opción Habilitar delegación . Configura cuántos días esperar antes de delegar y quién debe recibir la solicitud. Si ese usuario tampoco está disponible, el creador del workflow recibe la tarea. 
7. Opcional: añadepasos para solicitudes aprobadas o rechazadas. 
8. Guarda y activa el workflow.

Ten en cuenta que:
Si se rechaza una solicitud en cualquier punto de la cadena de aprobación, el workflow finaliza. Aparece como completado en la pestaña Actividad y la solicitud de aprobación se rechaza. Para informar a los usuarios sobre el progreso del workflow en el correo electrónico, debes agregar manualmente un paso al workflow. Esto incluye informar a los responsables de aprobación sobre la tarea por correo electrónico. 

Condiciones

Ten en cuenta que:
Algunos de los ajustes mencionados en esta sección han cambiado. Es posible que los pasos o las rutas de navegación relacionados con la ajustes de registro de jornada no coincidan con lo que ve en su cuenta. Para obtener más información, lea este artículo.

Al configurar un workflow de aprobación, puedes escoger entre las condiciones de la tabla siguiente. Ten en cuenta lo siguiente:

• Las condiciones solo se activan si la sección correspondiente del horario de trabajo del empleado está configurada correctamente.
• Puedes escoger si un envío tiene que cumplir todas o alguna de las condiciones para activar el workflow. Usa el menú desplegable del cajón Condición para cambiar entre las dos opciones.
• La unidad de tiempo para todas las condiciones es minutos.

Agregar supervisores adicionales a una aprobación

Si tu organización usa supervisores adicionales, puedes incluirlos en los workflows de aprobación. Sigue estos pasos:

1. Crea un workflow de aprobación de registro de jornada como se describe anteriormente.
2. En el cuadro de activación, añade una norma. 
3. Selecciona el atributo Supervisor adicional correspondiente y si el workflow se aplica a los empleados con o sin este atributo. Actualiza tus cambios. 
4. En el cuadro de aprobación, agrega un paso de aprobación. 
5. Haz clic en Desde este workflow y selecciona el atributo Supervisor adicional correspondiente. Actualiza tus cambios.
6. Completa la configuración y guarda o activa el workflow. 

¿Cómo se aplican los workflows de aprobación a las entradas de tiempo?

Personio no distingue entre fichar (entrada) con un dispositivo compartido y añadir una entrada de tiempo manualmente a través de la versión de escritorio o de la aplicación móvil. Desde un punto de vista técnico, Personio considera que son la misma acción. Esto significa que solo hay un proceso de aprobación para todas las entradas de tiempo. O bien se aprueba todo automáticamente, o bien se aprueba todo manualmente. 

Si quieres aprobar automáticamente los registros de entrada realizados desde un dispositivo compartido y, al mismo tiempo, marcar las entradas añadidas manualmente para su revisión, hay dos métodos que funcionan bien juntos:

Restringir las entradas de tiempo con carácter retroactivo

En las políticas de registro de jornada, puedes limitar hasta qué momento del pasado los empleados pueden registrar las horas. Puedes establecer lo en cero días (sin ninguna entrada retroactiva) o en un número concreto de días. Esto significa que, si alguien se olvida de fichar (entrada), no puede corregirlo por su cuenta. Tiene que hacerlo una persona que tenga permisos para editar los datos de registro de jornada. No está automatizado, pero crea un paso de aprobación manual para todas las entradas en las que los empleados no hayan fichado (entrada) ese día.

Configurar automatizaciones condicionales

En Automatizaciones, puedes crear normas que solo activen una solicitud de aprobación si se cumplen determinadas condiciones. Por ejemplo, una norma puede ser un desencadenante cuando una entrada supera o no alcanza las horas de trabajo previstas. De esta forma, las entradas normales se procesan sin interrupciones, mientras que Personio marca todo lo que parezca inusual para que se revise.

Pasos siguientes

Para comprobar las aprobaciones pendientes, los administradores pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.