Puedes crear y asignar perfiles de registro a tus empleados para determinar lo siguiente:
- Qué opción ven para el widget de registro de jornada en su página de inicio: fichar (entrada/salida) o registro de jornada manual.
- Si deseas registrar la ubicación de tus empleados cuando fichan (entrada y salida).
- Si pueden usar un dispositivo emparejado con la Aplicación de Entrada.
Para hacerlo, debes tener permisos de edición para la Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
Si activas Aplicación de Entrada, te recomendamos que actives también la opción de Fichar (entrada/salida). De esta manera, tus empleados pueden fichar (entrada y salida) a través de su navegador y un dispositivo compartido.
Permisos de acceso de los empleados
Para ver y utilizar el widget de Registro de jornada, los empleados deben tener permisos de propuesta para su propia área de Registro de jornada. Con estos permisos, los empleados también pueden editar sus entradas de tiempo en la sección de Registro de jornada después de usar el widget. Esto se aplica tanto a las opciones de fichar (entrada/salida) como a las de registro de jornada manual y no se puede evitar. Si no quieres que los empleados editen entradas de tiempo pasadas o futuras, aplica restricciones de registro de jornada.
Si deseas que los empleados solo registren sus horas utilizando un dispositivo compartido emparejado con la Aplicación de Entrada, solo deben tener permisos de vista para su propia área Registro de jornada. Cuando escoges esta opción, no pueden ver el widget de registro de jornada en su página de inicio.
Perfil de registro predeterminado
El sistema crea un perfil de registro predeterminado y lo asigna a todos tus empleados actuales y futuros. No puedes establecer ningún otro perfil de registro como predeterminado. Para comprobar tu perfil de registro predeterminado, ve a Ajustes > Registro de jornada > Perfiles de registro.
Si deseas que diferentes empleados vean diferentes opciones, crea y asigna otro perfil.
Si deseas cambiar la opción para todos tus empleados, edita el perfil de registro de jornada predeterminado.
Crear un perfil de registro
Para crear otro perfil de registro de jornada, sigue los pasos siguientes:
- Ve a Ajustes > Registro de jornada > Perfiles de registro.
- Añade un perfil y haz clic en su título en la mitad derecha de la pantalla para cambiarle el nombre. Recomendamos darle un nombre que sea fácilmente reconocible.
- La opción predeterminada para este perfil es el registro manual. Si quieres cambiar a fichar (entrada/salida), activa el interruptor correspondiente a la derecha de la pantalla.
Asignar un perfil de registro
Después de crear un perfil de registro de jornada, asígnalo a los empleados correspondientes. Sigue estos pasos:
- En la barra lateral de navegación, haz clic en Organización.
- Opcional: Filtra a los empleados para reducir la selección.
- Marca la casilla a la izquierda de todos los empleados a los que quieras asignar el mismo perfil de registro.
- Haz clic en Acciones > Editar perfil de registro de jornada.
- En el menú desplegable, escoge el perfil que quieres asignar.
- Guarda los cambios.
Editar o eliminar un perfil de registro
Puedes editar o eliminar un perfil de registro de jornada en cualquier momento. Si eliminas un perfil, todos los empleados asignados a él volverán al predeterminado. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Registro de jornada > Perfiles de registro y escoge el perfil que quieras editar o eliminar.
- Para editar el perfil, activa o deshabilita los interruptores en el lado derecho de la pantalla. Los cambios se aplican de inmediato.
- Para eliminar el perfil, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla.
Registrar la ubicación de tus empleados
Si activas la opción de fichar (entrada / salida) para la página de inicio, también puedes decidir registrar la ubicación de tus empleados al inicio y al final de cada periodo de trabajo. Ellos pueden decidir si quieren compartir su ubicación o no, y eliminarla después del registro. Si no comparten su ubicación, esto se registra en las plantillas horarias y en los registros de jornada en contexto. Si eliminan la ubicación, se capturará en los registros de jornada en contexto.
El registro de la ubicación solo se admite en widgets de registro en la web o en dispositivos móviles. Tus empleados tienen que instalar la última versión de la aplicación móvil para que el registro de la ubicación funcione.
Tienes dos opciones:
Opción 1: Registrar la ubicación exacta
Solo los empleados con permisos de visualización para datos específicos de registro de jornada de empleados pueden ver la ubicación registrada. Esta información solo es visible en la plantilla horaria del empleado correspondiente y en la solicitud de aprobación de registro de jornada (si está configurada).
Opción 2: Registrar la ubicación relativa a los centros de trabajo
- Tienes que configurar una ubicación de geovalla para cada uno de tus centros de trabajo.
- Puedes decidir cómo tratar una entrada de tiempo si se registra fuera del centro de trabajo:
- No mostrar una advertencia.
- Tratarlo como una violación de la política de ubicación y mostrar una advertencia.
▶︎ La advertencia se muestra en la plantilla horaria del empleado y en la solicitud de aprobación de registro de jornada (si está configurada).
▶︎ Si un empleado tiene programada una ausencia para trabajar desde casa, sus registros de entrada fuera del centro de trabajo no se consideran como violaciones. En este caso, la advertencia no se muestra.
- La ubicación de registro de jornada (centro de trabajo o remoto) se muestra en el informe del periodo de registro de jornada.
Configurar un flujo de aprobación para las entradas de tiempo que violen la configuración de ubicación
Puedes crear un workflow de aprobación para entradas de tiempo que violen la configuración de ubicación:
- Se ha solicitado la ubicación exacta, pero no está.
- La ubicación de registro de jornada no se encuentra dentro de un centro de trabajo.