Este artículo explica cómo configurar el registro de empleados con un código de activación. Con esta función, los empleados sin dirección de correo electrónico pueden acceder a Personio. Este artículo también explica cómo generar códigos de activación y verificar el estado de autenticación.

Si eres un empleado con un código de activación, consulta nuestro artículo sobre cómo registrarse en Personio utilizando un código de activación.

Activar registro con códigos de activación

Para activar el registro de empleados con códigos de activación:

1. Ve al perfil del empleado.
2. Introduce un correo electrónico inexistente como correo electrónico del empleado. Lo usará como su nombre de usuario de inicio de sesión. Consulta la sección sobre las opciones de inicio de sesión de los empleados para obtener más información.
3. Actualiza la fecha de nacimiento del empleado a la fecha correcta.
4. Actualiza el atributo Registrarse con código de activación a Sí.
5. Guarda los cambios.

Puedes actualizar el atributo para varios empleados a la vez utilizando la lista de empleados.

Opciones de inicio de sesión para empleados

Los empleados tienen dos opciones para el tipo de nombre de usuario de inicio de sesión que pueden usar:

• Correo electrónico inexistente: esta es una dirección de correo electrónico que no tiene una bandeja de entrada real . Utilizas este correo electrónico como nombre de usuario del empleado para iniciar sesión.
• Inicio de sesión basado en nombre de usuario: si prefieres utilizar un formato de nombre de usuario, asegúrate de que el correo electrónico inexistente termine en @noemail.personio.de. Esto permite que el inicio de sesión se base en el nombre de usuario. Por ejemplo, si el nombre de usuario deseado es "jdoe", el correo electrónico debe ser jdoe@noemail.personio.de.

Generar códigos de activación

Debes ser administrador de Personio o tener los permisos de acceso necesarios para generar códigos de activación. Para otorgar permisos de acceso para generar códigos de activación:

1. Vaya a Settings.
2. En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.
3. Selecciona el rol de empleado al que deseas otorgar acceso.
4. Haz clic en Permisos de acceso.
5. Ve a Configuración de la cuenta.
6. En Autenticación, establece los permisos de edición en Todos.

Para generar códigos de activación para empleados:

1. Vaya a Settings.
2. En la sección Integraciones, haz clic en Autenticación.
3. En Iniciar sesión sin correo electrónico, selecciona los empleados para los que deseas generar los códigos de activación.
4. Genera los códigos de activación.
5. Comparte los códigos de activación y el correo electrónico que cada empleado utiliza para iniciar sesión.

Los códigos de activación solo son válidos durante 14 días a partir de la fecha de generación. Después de eso, deberás generar un nuevo código de activación.

Desbloquear empleados mediante la regeneración de códigos de activación

Los empleados que no tengan una dirección de correo electrónico real necesitarán un nuevo código de activación si:

• Ha olvidado su contraseña y no puede restablecerla a través del correo electrónico.
• Han introducido el código de activación de forma incorrecta más de tres veces.
• Su código de activación ha caducado.

Para comprobar qué empleados están bloqueados o cuyo código de activación ha caducado:

1. Vaya a Settings.
2. En la sección Integraciones, haz clic en Autenticación.
3. En Inicio de sesión sin correo electrónico, comprueba la columna Estado de autenticación.

Esta tabla explica los estados de autenticación:

Consideraciones de seguridad y prácticas recomendadas

El registro con un código de activación conlleva limitaciones que aumentan los riesgos de seguridad.

• Todos los usuarios deben tener deshabilitada la calculadora de inicio de sesión sospechoso de Personio.
• Los empleados no reciben ninguna notificación por correo electrónico.

Personio recomienda lo siguiente para mitigar algunos de los riesgos:

• Es importante configurar un correo electrónico inexistente para todos los empleados sin una cuenta corporativa en el mismo dominio que las cuentas corporativas válidas. Esto evita que el administrador o cualquier otra persona tenga acceso a las notificaciones por correo electrónico en nombre de los empleados.
• Debes preparar el código de activación en un sobre dirigido al empleado:
  • Imprime el código para que quede en el interior cuando dobles el papel.
  • En el lado opuesto del papel, directamente detrás del código impreso, cubre el área con tinta negra.
  • Sella el sobre y asegúrate de enviarlo al empleado correcto
  • Indica a los empleados que eliminen el papel de forma segura después de la activación.
• Recomendamos encarecidamente que los empleados completen una formación básica en seguridad.
• No imprimas el secreto (fecha de nacimiento) ni ninguna otra información de identificación con el código de activación.

Estas recomendaciones sugeridas no son exhaustivas. Debes realizar tu propia revisión y evaluación interna de estas recomendaciones. Esta evaluación debe alinearse con tus obligaciones de seguridad según los términos y condiciones generales de Personio.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si no puedo ver a ningún empleado para generar sus códigos de activación?Solo puedes generar códigos de activación para empleados con el atributo Registro con código de activación establecido en Sí. Comprueba si has activado esto para los empleados para los que deseas generar código y actualiza la página Iniciar sesión sin correo electrónico.

¿Cómo desactivo el registro con código de activación para empleados?Establece el atributo Registrarse con código de activación para vaciar y actualizar el correo electrónico de los empleados afectados. La próxima vez que inicien sesión en Personio, tendrán que crear una contraseña. Para hacer esto, deben hacer clic en ¿Has olvidado tu contraseña? en la página de inicio de sesión (hostname.personio.de/login) y seguir las instrucciones. Si utilizas el inicio de sesión único, los empleados pueden iniciar sesión sin crear una nueva contraseña.

¿Dónde está el archivo con los códigos de activación?
Revisa la carpeta de descargas de tu navegador y busca un archivo CSV llamado Codigos_activacion.

¿Cómo puedo formatear correctamente el archivo con los códigos de activación?Importa el archivo CSV, seleccionando una coma (,) como delimitador. Si el problema persiste, comprueba los ajustes regionales de la herramienta que estás utilizando. Si el separador decimal en formato numérico es una coma, cámbialo por un punto ('.').