Este artículo explica cómo configurar el registro de empleados con un código de activación. Con esta funcionalidad: 

• Los empleados sin escritorio pueden acceder a Personio. Esto te permite gestionar las necesidades de RR. HH., como las solicitudes de ausencia, el registro de jornada, la consulta de nóminas, etc. 
• Puedes evitar crear correos electrónicos corporativos innecesarios para los empleados que no los necesitan. 

Si eres un empleado y tienes un código de activación, consulta nuestro artículo sobre cómo registrarte en Personio.

Antes de empezar

• Los propietarios de cuenta tienen que ponerse en contacto con el servicio de ayuda para activar esta funcionalidad.
• Esta funcionalidad requiere iniciar sesión con correo electrónico y contraseña. No funciona con el inicio de sesión único (SSO) obligatorio, como el SSO de Google.
• Debes ser administrador de Personio o tener los permisos de acceso necesarios para generar códigos de activación.
• Los empleados que utilizan Personio con un código de activación solo pueden firmar documentos con firmas simples. Las solicitudes de firma avanzadas se tienen que verificar por correo electrónico. 

Revisa las consideraciones de seguridad y las prácticas recomendadas

El registro con un código de activación conlleva limitaciones que aumentan los riesgos de seguridad.

• Personio apaga su sistema de seguimiento automatizado para detectar actividades sospechosas de inicio de sesión para todos los empleados. Obtén más información sobre la actividad de inicio de sesión sospechosa.
• Los empleados no reciben ninguna notificación por correo electrónico.

Personio recomienda lo siguiente para reducir algunos riesgos:

Introduce un correo electrónico inexistente para los empleados pertinentes

Es importante asignar un correo electrónico ficticio a todos los empleados que no dispongan de una cuenta de correo electrónico corporativa. Esto impide que el administrador o cualquier otra persona tengan acceso a notificaciones por correo electrónico en nombre de los empleados. Este correo electrónico inexistente tiene que pertenecer al mismo dominio que las cuentas corporativas válidas.

Ejemplo: El nombre de la organización es DemoEmpresa. Crea el siguiente correo electrónico ficticio para Juan, un empleado sin escritorio: juan-personio-login@demoempresa.com. Este correo electrónico pertenece al mismo dominio que las cuentas reales de la organización, pero no tiene una bandeja de entrada real.

Guarda el código de activación en un lugar seguro

Te recomendamos preparar el código de activación en un sobre dirigido al empleado:

• Imprime el código para que esté en el interior cuando dobles el papel.
• En el lado opuesto del papel, directamente detrás del código impreso, cubra el área con tinta negra.
• Selle el sobre y asegúrese de remitirlo al empleado correcto.
• Indique a los empleados que desechen el papel de forma segura después de la activación.
• No imprimas el secreto (fecha de nacimiento) ni ninguna otra información identificativa con el código de activación.

Estas recomendaciones propuestas no son exhaustivas. Debe realizar su propia revisión y evaluación interna de estas recomendaciones. Esta revisión debe alinearse con sus obligaciones de seguridad bajo los términos y condiciones generales de Personio. Recomendamos encarecidamente que los empleados completen una formación básica en seguridad.

Activar registro con códigos de activación

Para activar el registro de empleados con códigos de activación:

1. Ve al perfil del empleado.
2. Introduce un correo electrónico inexistente como el correo electrónico del empleado. Usarán este como su nombre de usuario de inicio de sesión. Consulte la sección sobre opciones de inicio de sesión de empleados para obtener más información.
3. Actualiza la fecha de nacimiento del empleado a la fecha correcta.
4. Actualiza el atributo Registrarse con código de activación como Sí.
5. Guarda los cambios.

Puedes actualizar el atributo para varios empleados a la vez utilizando la Lista de personal.

Opciones de inicio de sesión de empleados

Los empleados tienen dos opciones para el tipo de nombre de usuario de inicio de sesión que pueden utilizar:

• Correo electrónico inexistente:
  • Esta es una dirección de correo electrónico que no tiene una bandeja de entrada real. Usted utiliza este correo electrónico como nombre de usuario del empleado para iniciar sesión.
• Inicio de sesión basado en nombre de usuario:
  • Si prefieres usar un formato basado en un nombre de usuario, asegúrate de que no existan correos electrónicos acabados en @noemail.personio.com o @noemail.personio.es. De lo contrario, el inicio de sesión con nombre de usuario no funcionará. Esto especifica que el inicio de sesión se basa en el nombre de usuario. Por ejemplo, si el nombre de usuario deseado es “jlopez”, el correo electrónico tiene que ser jlopez@noemail.personio.com.
  • El nombre de usuario también puede ser el ID de empleado (por ejemplo, 1234), pero tiene que tener al menos dos caracteres/dígitos.
  • Cada nombre de usuario tiene que ser único en la cuenta. No uses el mismo nombre de usuario con ambos dominios.

Ten en cuenta que:
Un nombre de usuario puede incluir letras (A–Z, a–z), números (0–9) y los siguientes caracteres especiales: _ + -. ! # $ ' ^ ` ~ @. Personio no admite caracteres especiales como ä, ö, ü, é, ß o ç. Si el correo electrónico no existente contiene caracteres no admitidos, el empleado no podrá iniciar sesión.

Generar códigos de activación

Debes ser administrador de Personio o tener los permisos de acceso necesarios para generar códigos de activación. Para otorgar permisos para generar códigos de activación:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione el rol de empleado al que desea conceder acceso.
4. Haz clic en Permisos de acceso.
5. Ve a Configuración de la cuenta.
6. En Autenticación, establece los permisos de edición en Todos.

Para generar códigos de activación para los empleados:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Seguridad e integraciones, haz clic en Seguridad y autenticación.
3. En Credenciales de Personio, haz clic para gestionar los ajustes de Iniciar sesión sin correo electrónico.
4. Seleccione los empleados para los que desea generar los códigos de activación. Consejo: Solo aparecerán los empleados cuyo atributo Registro con código de activación esté marcado como Sí. Si falta algún empleado, comprueba si has activado esta opción y, a continuación, actualiza la página.
5. Genera los códigos de activación.
6. Revise la carpeta de descargas de su navegador y busque un archivo CSV llamado Códigos_activación.
7. Comparte los códigos de activación y el correo electrónico que cada empleado utiliza para iniciar sesión.

Los códigos de activación solo son válidos durante 14 días a partir de la fecha de generación. Después de eso, deberás generar un nuevo código de activación.

Consejo:
Para dar formato al archivo con los códigos de activación correctamente, importa el archivo CSV. Selecciona una coma (,) como delimitador. Si los problemas de formato persisten, comprueba los ajustes regionales de la herramienta que estés utilizando. Si el separador decimal en formato numérico es una coma, cámbialo por un punto ('.').

Desbloquear empleados volviendo a generar códigos de activación

Los empleados sin un correo electrónico real pueden necesitar un nuevo código de activación si:

• Han olvidado su contraseña y no pueden restablecerla a través del correo electrónico.
• Han introducido el código de activación incorrectamente más de tres veces.
• Su código de activación ha caducado.

Para comprobar qué empleados están bloqueados o cuyo código de activación ha expirado:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Seguridad e integraciones, haz clic en Seguridad y autenticación.
3. En Credenciales de Personio, haz clic para gestionar los ajustes de Iniciar sesión sin correo electrónico.
4. Comprueba la columna Estado de autenticación.

Esta tabla explica los estados de autenticación: