Antes de leer este artículo, asegúrate de leer nuestra introducción sobre el tema y de seguir todos los pasos que se describen en ella. 

Los pasos que se describen a continuación solo son relevantes si ha optado por transferir saldos de ausencia anteriores y periodos de ausencia actuales y futuros. Si no sabes si esta es la opción adecuada para ti, consulta nuestras tablas comparativas antes de continuar.

Crear dos políticas de ausencias  

Tiene que crear dos políticas de ausencias: una para importar los saldos de ausencia y otra para el año actual y los próximos años. Sigue estos pasos:

1. Cree una política de ausencias para el nuevo tipo de ausencia.
2. En Ajustes generales > Reglas específicas por país, selecciona la plantilla Países Bajos. Esta es la única forma de configurar dos tipos diferentes de ausencias retribuidas.
3. Seleccione un nombre para los dos grupos de ausencias retribuidas disponibles. Debe establecer las ausencias retribuidas reconocidas por ley como el primero de los dos y establecer ambos en cero.
4. Deshabilita las normas de prórroga.
5. Configura el resto de los ajustes y crea la política.
6. Asigne la política a sus empleados y aplíquela a partir de la fecha de contratación.
7. Duplique esta política y:
   • No cambies las normas específicas de cada país.
   • Establezca la cantidad deseada para cada grupo de ausencias retribuidas.
   • Activa las normas de prórroga según sea necesario.
8. Asigne la política a sus empleados y aplíquela desde el inicio del año vacacional en curso.

Retirar permisos

Retirar permisos evita las modificaciones y las solicitudes de ausencia accidentales por parte de sus empleados. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
3. En el rol correspondiente, haz clic en Permisos. Retira los permisos de propuesta y edición de cada uno de los tipos de ausencia heredados que esté recreando. Mantenga los permisos de visualización.
4. Revisa y guarda los cambios.
5. Repite los pasos tres y cuatro para todos los roles de empleado que aparecen a la izquierda.

Mover los datos de ausencias existentes

Trasladar los periodos de ausencia actuales y futuros

Sigue los pasos que se indican a continuación una vez para todos los tipos de ausencia diaria que estés recreando. Si, en cambio, utilizas la ausencia por horas, necesitarás nuestra ayuda con el traslado: ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento.

1. Ve a Informes > Crear informe y selecciona el generador clásico.
2. A continuación, selecciona los siguientes ajustes:
   • Tipo de informe: Periodo de tiempo
   • Fecha: fechas personalizadas, desde el 1 de enero del año en curso hasta dos años en el futuro.
   • Columnas de la tabla: nombre, apellidos, correo electrónico y el nombre de todos los tipos de ausencia que estés recreando. Por ejemplo, Vacaciones pagadas – Reconocidas por ley – Periodos; Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2019 – Periodos; Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2020 – Periodos; etc.
3. Crea el informe y, a continuación, haz clic en Exportar.

Para volver a importar estos datos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona Periodos de ausencia en el menú desplegable.
4. Descarga la plantilla y rellénala con los datos exportados.
5. Sube el archivo y sigue las instrucciones de la pantalla.

Trasladar saldos de ausencia pasados

Sigue los pasos que se indican a continuación una vez para todos los tipos de ausencia diaria que estés recreando. No es necesario exportar e importar el saldo actual, solo los anteriores. Si, en cambio, utilizas la ausencia por horas, necesitarás nuestra ayuda con el traslado: ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento.

1. Ve a Informes > Crear informe y selecciona el generador clásico.
2. A continuación, selecciona los siguientes ajustes:
   • Tipo de informe: Punto en el tiempo
   • Fecha: 31 de diciembre del año pasado
   • Columnas de la tabla: Nombre, apellidos , correo electrónico y los/as [Nombre de la ausencia] relevantes - Saldo (días). Por ejemplo, Vacaciones pagadas – Reconocidas por ley – Saldo (días); Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2019 – Saldo (días); Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2020 – Saldo (días); etc.
3. Crea el informe y, a continuación, haz clic en Exportar.

Para importar los saldos, utilice un único archivo de importación y complételo año por año. Si el archivo de importación contiene más de 2000 filas, divídalo e importe cada parte por separado. Sigue estos pasos:

1. Descargue la plantilla avanzada importar el saldo de ausencia desde la barra lateral de este artículo, a la derecha.
2. Añada los datos de la exportación anterior a la plantilla:
   • Correo electrónico: copia y pega toda la columna desde tu archivo de exportación.
   • Tipo de ausencia: escribe la ausencia creada a la que deseas transferir al saldo.
   • Tipo de ajuste: vencimiento.
   • Grupo de ausencias retribuidas: reconocidas por ley o no reconocidas por ley. Escriba exactamente cómo se ha configurado en el tipo de ausencia nuevo.
   • Valor de ajuste: copia y pega el saldo de tu archivo de exportación.
   • Fecha de ajuste: primer día del año de vacaciones exportado. Por ejemplo: para el saldo de 2019, 01.01.2019.
   • Fecha de vencimiento: para el ausencias retribuidas reconocidas por ley, seleccione 30.06.2024. Para las ausencias retribuidas no reconocidas por ley, seleccione el 31 de diciembre, cinco años después del año de vacaciones al que se refiere la prórroga. Por ejemplo: para el saldo de ausencias retribuidas no reconocidas por ley de 2019, la fecha de vencimiento es el 31.12.2024.
3. Repita el paso dos para cada uno de los años que haya importado.
4. Vaya a Importaciones y seleccione Saldos de ausencias en el menú desplegable.
5. Sube el archivo y sigue las instrucciones de la pantalla.

El archivo de importación tiene que tener un aspecto similar a este:

Comparar los saldos de ausencias

1. Ve a Informes > Crear informe y selecciona el generador clásico.
2. A continuación, selecciona los siguientes ajustes:
   • Tipo de informe: Punto en el tiempo
   • Fecha: Hoy
   • Columnas de la tabla: nombre, apellidos, correo electrónico, tipos de ausencia nuevos y heredados. Por ejemplo, Vacaciones pagadas – Reconocidas por ley – Saldo (días); Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley – Saldo (días); Vacaciones pagadas – Saldo (días).
3. Crea el informe y, a continuación, haz clic en Exportar.

La suma del saldo de los tipos de ausencia heredados tiene que ser igual al saldo del tipo de ausencia nuevo. De lo contrario, tiene que evaluar ambos saldos en detalle para averiguar el motivo por el que son diferentes. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros.

Pasos finales

Ahora puede compartir los nuevos tipos de ausencia con sus empleados y crear cualquier workflow de aprobación que necesite. Sigue estos pasos:

1. Configure los permisos del calendario de ausencias para la ausencia nueva.
2. Si es necesario, configura un workflow de aprobación predeterminado para la nueva ausencia.
3. Ve a Ajustes.
4. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
5. En el rol correspondiente, haz clic en Permisos. Otorga permisos de propuesta o edición a cada uno de los tipos de ausencia que hayas creado.
6. Revisa y guarda los cambios.
7. Repite los pasos dos y tres para todos los roles de empleado que aparecen a la izquierda.
8. A partir de este momento, los empleados pueden solicitar ausencias utilizando los nuevos tipos de ausencia.

Necesito ayuda

Si necesitas ayuda con el proceso, usa nuestra área de Ayuda integrada en el producto. Si tienes preguntas específicas, ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente. Para obtener ayuda más detallada, ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento. 

Preguntas frecuentes

No veo todas mis ausencias retribuidas que vencen en el resumen del saldo de mis empleados.
El resumen del saldo solo muestra las fechas de vencimiento del año de vacaciones actual. Aún puede ver el saldo total de sus ausencias retribuidas que vencen en la fila de prórroga de años anteriores.

¿Tengo que crear los tipos de ausencia y transferir todos mis datos a ellos?
Si bien no es necesario hacerlo, lo recomendamos encarecidamente. Crear la ausencia facilita la gestión de ausencias en su empresa en el futuro. Si no quieres hacer el cambio, puedes crear otros tipos de ausencia para el año actual o los próximos, y usar los tipos de ausencia heredados hasta que se agoten las ausencias retribuidas. Sin embargo, esto requiere que usted y sus empleados cambien entre diferentes tipos de ausencia durante varios años.