Antes de leer este artículo, asegúrate de leer nuestra introducción sobre el tema y de seguir todos los pasos que se describen en ella.
Los pasos que se indican a continuación solo son relevantes si has escogido cambiar los periodos de ausencia pasados y futuros. Si no sabes si esta es la opción adecuada para ti, consulta nuestras tablas comparativas antes de continuar.
Crear una política de ausencias
Sigue estos pasos:
- Cree una política de ausencias para el nuevo tipo de ausencia.
- En Ajustes generales > Reglas específicas por país, selecciona la plantilla Países Bajos. Esta es la única forma de configurar dos tipos diferentes de ausencias retribuidas.
- En la siguiente ventana, seleccione un nombre y una cantidad de tiempo para los dos grupos de ausencias retribuidas disponibles. Tiene que configurar las ausencias retribuidas reconocidas por ley como la primera de las dos.
- Configura el resto de los ajustes y crea la política.
- Asigne la política a sus empleados y aplíquela a partir de la fecha de contratación.
Retirar permisos
Retirar permisos evita las modificaciones y las solicitudes de ausencia accidentales por parte de sus empleados. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
- Haz clic en Permisos y retira los permisos de propuesta y edición de cada uno de los tipos de ausencia antiguos que estés recreando. Mantenga los permisos de visualización.
- Revisa y guarda los cambios.
- Repite los pasos tres y cuatro para todos los roles de empleado que aparecen a la izquierda.
Mover los datos de ausencias existentes
Sigue los pasos que se indican a continuación una vez para todos los tipos de ausencia diaria que estés recreando. Si, en cambio, utilizas la ausencia por horas, necesitarás nuestra ayuda con el traslado: ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento.
- Ve a Informes > Crear informe y selecciona el generador clásico.
- A continuación, selecciona los siguientes ajustes:
- Tipo de informe: Periodo de tiempo
- Fecha: fechas personalizadas, desde el comienzo del uso del tipo de ausencia hasta dos años después.
- Columnas de la tabla: nombre, apellidos, correo electrónico y el nombre de todos los tipos de ausencia que estés recreando. Por ejemplo, Vacaciones pagadas – Reconocidas por ley – Periodos; Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2019 – Periodos; Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley 2020 – Periodos; etc.
- Crea el informe y, a continuación, haz clic en Exportar.
Para volver a importar estos datos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
- Selecciona Periodos de ausencia en el menú desplegable.
- Descarga la plantilla y rellénala con los datos exportados.
- Sube el archivo y sigue las instrucciones de la pantalla.
Tras importar, el sistema deduce los periodos de ausencia del grupo de ausencias retribuidas con la fecha de vencimiento más cercana, lo que da como resultado el saldo de ausencias correcto.
Comparar los saldos de ausencias
- Ve a Informes > Crear informe y selecciona el generador clásico.
- A continuación, selecciona los siguientes ajustes:
- Tipo de informe: Punto en el tiempo
- Fecha: Hoy
- Columnas de la tabla: nombre, apellidos, correo electrónico, tipos de ausencia nuevos y heredados. Por ejemplo, Vacaciones pagadas – Reconocidas por ley – Saldo (días); Vacaciones pagadas – No reconocidas por ley – Saldo (días); Vacaciones pagadas – Saldo (días).
- Crea el informe y, a continuación, haz clic en Exportar.
La suma del saldo de los tipos de ausencia heredados tiene que ser igual al saldo del tipo de ausencia nuevo. De lo contrario, tiene que evaluar ambos saldos en detalle para averiguar el motivo por el que son diferentes. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros.
Pasos finales
Ahora puede compartir los nuevos tipos de ausencia con sus empleados y crear cualquier workflow de aprobación que necesite. Sigue estos pasos:
- Configure los permisos del calendario de ausencias para la ausencia nueva.
- Si es necesario, configura un workflow de aprobación predeterminado para la nueva ausencia.
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
- Haz clic en Permisos y otorga permisos de propuesta o edición a cada uno de los nuevos tipos de ausencia que hayas creado.
- Revisa y guarda los cambios.
- Repite los pasos dos y tres para todos los roles de empleado que aparecen a la izquierda.
- A partir de este momento, los empleados pueden solicitar ausencias utilizando los nuevos tipos de ausencia.
Necesito ayuda
Si necesitas ayuda con el proceso, usa nuestra área de Ayuda integrada en el producto. Si tienes preguntas específicas, ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente. Para obtener ayuda más detallada, ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento.
Preguntas frecuentes
No veo todas mis ausencias retribuidas que vencen en el resumen del saldo de mis empleados.
El resumen del saldo solo muestra las fechas de vencimiento del año de vacaciones actual. Aún puede ver el saldo total de sus ausencias retribuidas que vencen en la fila de prórroga de años anteriores.
¿Tengo que crear los tipos de ausencia y transferir todos mis datos a ellos?
Si bien no es necesario hacerlo, lo recomendamos encarecidamente. Crear la ausencia facilita la gestión de ausencias en su empresa en el futuro. Si no quieres hacer el cambio, puedes crear otros tipos de ausencia para el año actual o los próximos, y usar los tipos de ausencia heredados hasta que se agoten las ausencias retribuidas. Sin embargo, esto requiere que usted y sus empleados cambien entre diferentes tipos de ausencia durante varios años.