Este artículo explica cómo editar procesos de aprobación ya creados y qué sucede con las solicitudes de aprobación abiertas o confirmadas cuando lo haces.
Antes de empezar
La siguiente tabla explica lo que ocurre cuando se realiza una actualización en un workflow de aprobación o se editan solicitudes de aprobación abiertas o confirmadas.
| Escenario | Comportamiento |
| Una solicitud se modifica antes de que el primer responsable de aprobación realice una acción. | La solicitud se actualiza automáticamente y aparece como una tarea para el primer responsable de aprobación. |
| Una solicitud se elimina antes de que el primer responsable de aprobación realice la acción | La solicitud desaparece automáticamente de la bandeja de entrada del responsable de aprobación designado. |
| Una solicitud incluida en un proceso de aprobación de varios pasos se modifica una vez que los responsables de aprobación la hayan realizado | La tarea anterior desaparece automáticamente y se desencadena una nueva solicitud. Todos los responsables de aprobación designados deben volver a realizar la acción en la solicitud. |
| Se modifica una solicitud totalmente aprobada | La solicitud original ya no es válida. Cualquier cambio aplicado previamente a los datos del solicitante se revierte, y aparece una nueva tarea para todos los responsables de aprobación. |
| Se edita un proceso de aprobación. |
Las solicitudes abiertas se redirigen automáticamente a los nuevos responsables de aprobación. Si los cambios añaden diferentes responsables de aprobación, se crean nuevas tareas de aprobación para ellos. Si no hay ningún responsable de aprobación asignado a un empleado, o si el estado del responsable de aprobación asignado es Ausencia o Inactivo, la tarea de aprobación se redirige a la última persona que editó el proceso de aprobación. |
| Se elimina un proceso de aprobación | Antes de eliminar un proceso de aprobación, asegúrate de que todos los empleados cuyas solicitudes aún necesitan aprobación estén cubiertos por otro proceso de aprobación. Si no hay ningún otro proceso que coincida, podrán realizar las actualizaciones sin necesidad de aprobación. |
Editar un proceso de aprobación
Antes de editar un proceso de aprobación, consulta las implicaciones de cambiar un proceso de aprobación más arriba. Si deseas editar un proceso existente, por ejemplo, para añadir o retirar responsables de aprobación o pasos, o para activar la delegación, sigue los pasos que se indican a continuación:
- Ve a Automatizaciones > Workflows > Aprobaciones.
- Selecciona el tipo de aprobación y el workflow que deseas editar.
- Si estás editando los datos de un empleado o el workflow de aprobación de registro de jornada, haz clic en Editar.
- Ajusta el proceso de aprobación según sea necesario.
- Guarda los cambios.
Cambiar la priorización de un workflow de aprobación
Si se aplica un proceso de aprobación incorrecto a una solicitud, el orden de prioridad puede ser incorrecto. Esto puede provocar que las tareas de aprobación se envíen a la persona equivocada. Si más de un proceso de aprobación coincide con un empleado, se aplica el que tiene la mayor prioridad. Por este motivo, recomendamos establecer el proceso más específico con la prioridad más alta y el proceso más general con la prioridad más baja.
Sigue estos pasos para cambiar la prioridad:
- Ve a Automatizaciones > Workflows > Aprobaciones.
- Selecciona el tipo de aprobación que deseas ajustar.
- En la lista, arrastra y suelta una aprobación en el lugar correcto.
Eliminar un proceso de aprobación
Antes de eliminar un proceso de aprobación, consulta las implicaciones de cambiar un proceso de aprobación más arriba. Para eliminar un proceso de aprobación, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Workflows > Aprobaciones.
- Selecciona el tipo de aprobación y busca el workflow que deseas eliminar.
- A la derecha de los datos de un empleado o del workflow de registro de jornada, haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar workflow.
- A la derecha de una regla de aprobación específica del grupo para las ausencias, haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar regla.
Activar o desactivar un proceso de aprobación
Para activar o desactivar un workflow de aprobación de datos o registro de jornada de empleados, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Workflows > Aprobaciones.
- Selecciona el tipo de aprobación.
- Pasa el cursor sobre el workflow que deseas activar o desactivar.
- Haz clic en el icono de tres puntos > Activar workflow o Desactivar workflow.
- Opcionalmente, arrastra y suelta el workflow de aprobación para cambiar su prioridad.