En algunos países, como los Países Bajos, los empleados tienen derecho a dos tipos de ausencias retribuidas: las reconocidas por ley y las no reconocidas por ley.
Las ausencias retribuidas reconocidas por ley están previstas en la legislación laboral y en la normativa correspondiente. Una empresa puede, asimismo, ofrecer ausencias retribuidas no reconocidas por ley. Esto puede dar lugar a periodos de prórroga prolongados: en los Países Bajos, por ejemplo, pueden llegar a ser de hasta cinco años.
Si tu empresa opera en un país que cuenta con este sistema, es probable que tengas un tipo de ausencia distinto para cada ausencia retribuida, y que las ausencias retribuidas no reconocidas por ley se dividan por año. Por ejemplo,
- Vacaciones pagadas: ausencias retribuidas reconocidas por ley
- Vacaciones pagadas: ausencias retribuidas no reconocidas por ley en 2024
- Vacaciones pagadas: ausencias retribuidas no reconocidas por ley en 2023
- Vacaciones pagadas: ausencias retribuidas no reconocidas por ley en 2022
Si tienes empleados en los Países Bajos, ahora puedes crear un único tipo de ausencia que incluya ambas ausencias retribuidas. El sistema utiliza automáticamente las ausencias retribuidas que venzan primero.
En este artículo se explican las dos opciones disponibles para trasladar tus datos, así como cómo preparar y llevar a cabo el cambio.
Decide cómo transferir tus datos
El tipo de ausencia nuevo no incluirá los saldos ni los periodos de ausencia de tus empleados, así que tendrás que transferirlos manualmente. Aunque esto lleva tiempo, es fundamental garantizar que tus empleados tengan los saldos de ausencias correctos en el futuro.
Tienes dos opciones, que se describen a continuación. Tienes que decidir cuál seguir para todos tus empleados antes de iniciar el proceso, ya que cada uno de ellos tiene unas instrucciones diferentes.
Ten en cuenta que:
Las opciones que se indican a continuación solo son válidas para las ausencias por días. Si, en cambio, utilizas las ausencias por horas, necesitarás nuestra ayuda con el traslado: ponte en contacto con nuestro equipo de crecimiento.
Opción A: Trasladar los periodos de ausencias pasados y futuros
Con esta opción, transferirás todas las ausencias de tus empleados, desde un máximo de cinco años atrás hasta dos años en el futuro.
| Requerimientos | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
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Tienes que tener almacenados en Personio los datos relativos a los periodos de ausencia de todos tus empleados correspondientes a los últimos cinco años. Si un empleado se incorporó a tu empresa hace menos de cinco años, necesitas los datos sobre los periodos de ausencia desde su fecha de contratación. |
Tienes todos tus datos en un único tipo de ausencia, lo que facilita la elaboración de informes futuros. Puedes realizar la exportación y la importación de todos los datos necesarios de una sola vez. |
Si ha editado las políticas de ausencias anteriormente, es posible que tenga que realizar ajustes manuales en las ausencias tras la importación. Si ha realizado muchos ajustes de saldo anteriormente, el sistema no puede calcular el saldo actual. |
Opción B: Traspasar los saldos de ausencias pasados y los periodos de ausencia actuales y futuros
Si no dispones de datos sobre los periodos de ausencia anteriores, puedes transferir los saldos de ausencia de los últimos cinco años. Podrás trasladar también los periodos de ausencias del año en curso y de los dos siguientes.
| Requerimientos | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Tienes que llevar un registro de los saldos de ausencias de los empleados. |
No necesitas datos sobre los periodos de ausencias anteriores al año en curso. El sistema puede calcular el saldo actual, incluso si se han realizado muchos ajustes en el saldo. |
Tienes que crear dos políticas de ausencias diferentes para el tipo de ausencia nuevo. Esta operación requiere más tiempo y trabajo manual. Al final del proceso, tienes que conservar los tipos de ausencia antiguos con fines informativos. |
Prepárate para el cambio
Puedes empezar a prepararte con antelación, ya que los pasos de esta sección no tienen una fecha límite. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
- Identifica y anota todos los tipos de ausencias que quieras volver a crear.
- Le recomendamos que pida a sus empleados que realicen la solicitud de ausencia para los tipos de ausencia actuales hasta una semana antes de la fecha del cambio. Esto les da a tus supervisores una semana para aprobarlos.
- Durante la semana anterior al cambio, aprueba todas las solicitudes de ausencia pendientes. Si no lo haces, los empleados tendrán que volver a enviar sus solicitudes pendientes tras el cambio.
Crear un tipo de ausencia
Sigue estos pasos independientemente de la opción que hayas escogido para transferir tus datos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
- Crea un tipo de ausencia para cada pareja de tipos de ausencia vigentes. Por ejemplo: para “Vacaciones pagadas reconocidas por ley” y “Vacaciones pagadas no reconocidas por ley”, crea un tipo de ausencia denominado “Vacaciones pagadas”.
- Escoge los mismos ajustes que los de los tipos de ausencia vigentes y guarda los cambios.
Realiza el cambio
El resto de los pasos dependen de cómo hayas decidido trasladar tus datos. El día del cambio:
- Para la opción A, sigue los pasos que se indican en este artículo.
- Para la opción B, sigue los pasos que se indican en este artículo.
Preguntas frecuentes
No veo todas mis ausencias retribuidas que vencen en el resumen del saldo de mis empleados.
El resumen del saldo solo muestra las fechas de vencimiento del año de vacaciones actual. Aún puede ver el saldo total de sus ausencias retribuidas que vencen en la fila de prórroga de años anteriores.
¿Tengo que crear los tipos de ausencia y transferir todos mis datos a ellos?
Si bien no es necesario hacerlo, lo recomendamos encarecidamente. Crear la ausencia facilita la gestión de ausencias en su empresa en el futuro. Si no quieres hacer el cambio, puedes crear otros tipos de ausencia para el año actual o los próximos, y usar los tipos de ausencia heredados hasta que se agoten las ausencias retribuidas. Sin embargo, esto requiere que usted y sus empleados cambien entre diferentes tipos de ausencia durante varios años.