Los workflows constan de desencadenantes, acciones, reglas y condiciones. Automatizan tareas y te ayudan a trabajar de manera más eficiente en Personio. Puedes personalizar estos componentes y crear un workflow específico para tus necesidades. Los desencadenantes inician el workflow, las reglas y condiciones definen cuándo comienza, y las acciones son los pasos que suceden una vez que se cumplen todas las condiciones. 

Desencadenantes

Los workflows siempre comienzan con un desencadenante. Los desencadenantes inician la automatización y los pasos posteriores. Hay muchos tipos de desencadenantes, que se explican a continuación.

Desencadenante basado en el tiempo

Los desencadenantes basados en tiempo inician una automatización en una fecha, hora y frecuencia determinadas. Hay dos tipos principales:

• Programada: la automatización comienza en una fecha específica, como enviar recordatorios mensuales a los empleados sobre evaluaciones de desempeño o encuestas.
  
  
• Relativo a una fecha: la automatización comienza en relación con otra fecha, como la fecha de inicio de una ausencia o la fecha de contratación de un empleado. Escoge si comienza en la fecha o un cierto número de días antes o después de la fecha.

Opcionalmente, añade reglas y condiciones para especificar criterios relacionados con tipos de ausencia, tipos de empleados, estados y más.  

Consejo:
Al programar desencadenantes para horas específicas, ten en cuenta que la funcionalidad se ejecuta con base en el UTC. La primera mitad del día es a las 09:00 a. m. UTC y la segunda mitad del día es a las 01:00 p. m. UTC. 

Desencadenante basado en eventos

Los desencadenantes basados en eventos inician una automatización cuando se produce un evento específico en Personio. Selecciona un desencadenante basado en eventos por tipo:

• Registro de jornada y ausencia: desencadenada por eventos de registro de jornada o ausencia, como cuando el total de días de ausencia de un empleado supera un límite establecido. 
• Eventos aprobables: desencadenados por acciones relacionadas con la aprobación, como cuando un empleado envía su registro de jornada o cambios en los datos del empleado.
  Nota: este tipo de desencadenante solo aparece para los clientes que han migrado a la experiencia Aprobaciones en Automatizaciones. 
• Documentos: desencadenada por acciones relacionadas con documentos, como cuando se crea un documento a partir de una plantilla o cuando se actualiza el estado de la firma del documento del empleado.
• Eventos de empleados:: desencadenados por cambios relacionados con los empleados. Por ejemplo, cuando se crea un nuevo empleado o cuando se actualiza la información de un empleado, como cuando cambia su departamento o supervisor. 

Agrega reglas y condiciones para definir a qué empleados afecta la automatización.
Por ejemplo, configura la automatización para que se active solo cuando se crean empleados de ciertas oficinas o cuando se sube un documento a una categoría específica.

Reglas y condiciones

Las reglas y condiciones proporcionan más control sobre los workflows basados en eventos y en el tiempo. Úsalos para especificar cuándo debe desencadenarse un workflow y a quién debe afectar. 

Condiciones

• Añade condiciones a los desencadenantes basados en eventos para definir los criterios que debe cumplir un evento antes de desencadenar un workflow.

• Si agregas varias condiciones, puedes escoger si el workflow debe desencadenarse una vez que cumpla alguna de las condiciones, o solo cuando cumplan todas las condiciones.

Reglas

• Añade reglas a los desencadenantes basados en eventos o fechas para filtrar a quién afecta un workflow. 
• Crea reglas basadas en atributos personalizados y preestablecidos, o para datos relacionados con la cantidad. 
• Si agregas varias reglas, el workflow solo se desencadena una vez que se cumplen todas.

Nota:
en las organizaciones con integraciones de nómina activas, ciertos atributos de nómina (como el IBAN y el ID de nómina) se convierten en atributos del sistema y no están disponibles para seleccionar en reglas o condiciones.

Ejemplos de reglas y condiciones para desencadenantes

Acciones

Después de crear un desencadenante, puedes añadir una o más acciones. Las acciones son los pasos que se realizan una vez que se inicia un workflow. Las acciones principales son: Asignar una tarea, Solicitar confirmación, Notificación, Enviar un correo electrónico y Añadir un participante. Dependiendo del tipo de acción, puede ocurrir de forma secuencial o sincrónica.

• Las acciones secuenciales requieren que cada paso se complete antes de que pueda comenzar el siguiente. Por ejemplo, si agregas una tarea antes de la acción “enviar un correo electrónico” al crear un workflow, el usuario asignado debe marcar su tarea como completada para que se envíe el correo electrónico. 
• Las acciones síncronas se producen al mismo tiempo que otra acción. 

Asignar una tarea

Agiliza los procesos asignando tareas a una persona o rol específico. Las tareas desencadenadas por una automatización aparecen en la bandeja de entrada de Personio de la persona asignada. Puedes definir la siguiente información:

Un asignado: la persona o rol específico que debe recibir la tarea. Antes de añadir asignados, asegúrate de que tengan los permisos de acceso necesarios para realizar la tarea. Incluye asignaciones adicionales en secuencia agregando varias tareas al workflow. 

Un mensaje: proporciona a las personas asignadas detalles sobre la tarea. 

• Utiliza variables para mencionar a empleados específicos en el mensaje y proporcionar contexto adicional, como nombres de documento.
• Inserta enlaces que puedan proporcionar información adicional.

Las tareas se producen de forma secuencial. Cualquier acción en el workflow que siga a una tarea solo se desencadena una vez que la persona asignada marque la tarea como completada. Supervisa el progreso de un workflow a través de la pestaña Actividad.

Solicitar confirmación

Solicita la confirmación de una persona o rol específico para garantizar evaluaciones de cambios organizadas. Las solicitudes de confirmación deben incluir la siguiente información: 

Un asignado: la persona o rol específico que debe recibir la solicitud.

• Solo se puede asignar una persona o rol a una confirmación. Incluye a otras personas asignadas en secuencia añadiendo varios pasos de confirmación de solicitar al workflow.
• Selecciona Rol para que cualquier miembro de ese rol pueda confirmar o rechazar la solicitud. El workflow solo requiere que un miembro del rol ejecute la solicitud, lo que ayuda a acelerar el proceso. 

Un mensaje: proporciona a las personas asignadas detalles sobre la confirmación. Utiliza variables para mencionar y enlazar a empleados específicos u otros componentes.

Pasos confirmados y rechazados: agrega pasos según la decisión de la persona asignada. 

Las solicitudes de confirmación se producen de forma secuencial. Cualquier acción en el workflow que siga a una confirmación solo se desencadena una vez que la persona asignada confirme o rechace la solicitud. Supervisa el progreso de un workflow a través de la pestaña Actividad.

Nota:
Una acción de confirmación de solicitud no desencadena un workflow de aprobación.

Notificación

Envía actualizaciones sobre un workflow a la bandeja de entrada de Personio de un usuario para ayudar a mantener a todos informados. Para recibir notificaciones relacionadas con el workflow, los usuarios deben tener activado “Otros” en sus ajustes de notificación personales. Aquí, los destinatarios también pueden activar notificaciones por correo electrónico. Las notificaciones deben incluir la siguiente información:

Destinatarios: selecciona las personas o roles que recibirán la notificación. Antes de añadir destinatarios, asegúrate de que tengan los permisos de acceso necesarios para los datos relacionados con la notificación.

Un título: proporciona contexto sobre la notificación.

Un mensaje: proporciona a los destinatarios detalles sobre la actualización. Utiliza variables para mencionar a empleados específicos y proporcionar contexto adicional.

Las notificaciones se producen de forma sincrónica y se activan al mismo tiempo que la siguiente acción. Supervisa el progreso de un workflow a través de la pestaña Actividad.

Enviar un correo electrónico

Enviar un correo electrónico a una persona o rol específico ayuda a personalizar la experiencia del empleado con el mínimo esfuerzo. Las acciones de correo electrónico requieren:

Destinatarios: selecciona las personas o roles en el menú desplegable. Incluye cualquier dirección de correo electrónico, incluso externa, escribiendo la dirección y presionando Intro. 

(Opcional) CC, CCO, Responder a

El asunto del correo electrónico: añade una breve descripción.

El texto del cuerpo del correo electrónico: utiliza enlaces y formato de texto enriquecido. Añade variables como el título del workflow, la persona afectada o el supervisor de la persona afectada para proporcionar más contexto.

Los correos electrónicos se producen de forma sincrónica. Se desencadenan al mismo tiempo que la siguiente acción. Supervisa el progreso de un workflow a través de la pestaña Actividad.

Nota:
Los correos electrónicos solo pueden incluir hasta 50 destinatarios, incluidos CC y CCO. 

Casos de uso

Ejemplos

• Establece un workflow relacionado con las ausencias para tipos de ausencia específicos, como Inactividad temporal por enfermedad o Inactividad temporal por paternidad.
• Crea un workflow relacionado con documentos activado por categorías de documento específicas, como visas de trabajo. Personaliza aún más el workflow en función de la oficina del empleado o del país de trabajo.
• Notifica a los empleados relevantes cuando el estado de la firma de un documento cambia de Pendiente a Firmado.