Este artículo explica cómo añadir la aplicación Personio Whistleblowing a tu plan Personio y los pasos para implementar la herramienta con éxito. Recomendamos completar el curso Lanzamiento de Personio Whistleblowing en nuestra Personio Voyager Academy para complementar la información de este artículo.

Añadir Whistleblowing a tu plan

Para añadir Whistleblowing a tu plan, puedes gestionar tu plan de Personio tú mismo o ponerte en contacto con tu gestor de cuentas. 

Configurar Personio Whistleblowing

Definir las preferencias de idioma

Las preferencias de idioma de tu cuenta de Personio afectan al idioma de tu aplicación de Whistleblowing. Por ejemplo, si tu idioma personal en Personio es alemán, tu aplicación de Whistleblowing también aparecerá en alemán. El idioma del formulario de denuncia depende de los ajustes de idioma del navegador del denunciante. La herramienta siempre volverá al inglés de forma predeterminada.

Consulta ¿Cómo cambio el idioma de mi cuenta Personio? para definir tus preferencias de idioma.

Conceder acceso para gestionar canales de denuncia y gestores de casos

Una vez que hayas agregado Whistleblowing a tu plan, el siguiente paso es definir los canales de denuncia de tu organización y agregar gestor de casos a los canales respectivos. Sólo los siguientes usuarios pueden realizar estas acciones: 

• Un administrador de Personio
• Un usuario de Personio con permisos de acceso de “Administrador de canal” (ver más detalles a continuación). 

Debido al contenido sensible de Personio Whistleblowing, los permisos de acceso a Personio y los permisos de acceso a Personio Whistleblowing están completamente separados. Esto permite que diferentes personas actúen como administradores de Personio, administradores de canal y gestores de casos, lo que ayuda a preservar el anonimato, la privacidad de los datos y el cumplimiento. Consulta más información sobre los distintos niveles de permisos de acceso.

Otorgar permisos de acceso al administrador del canal

Para otorgar a un individuo permisos de acceso de “Administrador de canal” y la capacidad de administrar canales de denuncias o gestores de casos, sigue estos pasos: 

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Crea un nuevo rol de empleado específicamente para los administradores del canal de Whistleblowing de tu organización. 
3. Agrega todos los administradores de canal designados al rol recién creado. 
4. En la página Roles de empleado, selecciona el rol recién creado.
5. Haz clic en la pestaña Permisos de acceso debajo del título del rol.
6. Desplázate hacia abajo hasta Configuraciones > Whistleblowing > Administrador del canal y habilita los permisos de acceso.
7. Haz clic en Save.

Nota:
Los gestores de casos no necesitan permisos de acceso de “Administrador de canal”. Otorga este permiso de acceso únicamente a los usuarios autorizados para agregar o retirar canales de denuncia y gestores de casos.

Gestionar canales de denuncia y gestores de casos

Canales de denuncia

Las personas que presentan denuncias pueden enviar sus casos a diferentes canales de denuncia, dependiendo de la configuración de la organización. Esto agrega seguridad adicional y garantiza que los gestores de casos solo puedan ver los casos dentro de los canales de denuncias específicos a los que han sido asignados. 

Para definir canales de denuncias, consulta Administrar canales y categorías de denuncias.

Consejo:
Los canales de denuncia solo se pueden archivar, no eliminar. Recomendamos crear nombres claros y fáciles de entender para cada canal para evitar confundir a las personas que presentan denuncias.

Responsables de casos

Solo los usuarios designados como gestores de casos pueden acceder a los casos en Personio Whistleblowing. Para ser añadido como gestor de casos, el usuario debe tener un perfil en Personio. Deben seleccionarse explícitamente en la aplicación y esto no está vinculado a ninguna otra función o derecho en Personio. Todos los cambios realizados en los gestores de casos se registran, lo que crea un registro de auditoría de quién agregó a cada gestor de casos y cuándo. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento. 

Para agregar un gestor de casos, incluidas personas externas, a un canal de denuncias, consulta Agregar o retirar gestores de casos en Personio Whistleblowing.

Consejo:
Los administradores de Personio y los administradores de canal no pueden ver los casos a menos que estén asignados como gestores de casos. En los ajustes de Whistleblowing, solo verán los nombres de los canales de denuncias y los gestores de casos asignados a cada uno.

Acceder y compartir el enlace de tu formulario de denuncias

Acceder al enlace de tu formulario de denuncias

El enlace al formulario de denuncias de tu organización se encuentra en la aplicación Personio Whistleblowing. Recomendamos copiar este enlace y compartirlo en áreas accesibles y de alto tráfico. 

Para acceder al enlace del formulario de denuncias de tu organización, sigue estos pasos:

1. Ve a Personio > Whistleblowing.
2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Whistleblowing > Ajustes.
3. En Ajustes, haz clic en el enlace Formulario de denuncias.
4. Haz clic en Copiar enlace. 
5. Agrega este enlace en cualquier lugar que sea visible y accesible, para que las personas puedan denunciar casos fácilmente o realizar un seguimiento de los casos que ya presentaron. 

Consejo:
El enlace del formulario de denuncias de tu organización es:
https://[nombredehostdetuempresa].personiowhistleblowing.com

Agrega un enlace a tu política de privacidad en tu formulario de informe

Los ajustes de Whistleblowing incluyen una opción para enlazar la política de privacidad de tu organización directamente en la página de inicio de informes de casos. Una vez agregado, el enlace aparece en la página de inicio de informes de casos a la que las personas que presentan la denuncia pueden hacer referencia.

Para agregar el enlace de la política de privacidad de tu organización, sigue estos pasos:

1. Ve a Personio > Whistleblowing.
2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Whistleblowing > Ajustes.
3. En Ajustes, haz clic en el enlace Política de privacidad.
4. Ingresa el enlace a la política de privacidad de tu organización y haz clic en Guardar enlace. 

El enlace aparece en la página de inicio de tu formulario de informes, en la sección de Preguntas frecuentes.

Lugares sugeridos para compartir el enlace de tu formulario de denuncias

Es fundamental contar con un formulario de denuncia de irregularidades accesible y visible. Facilitar a los empleados y a las personas externas la denuncia de malas conductas ayuda a fomentar una cultura en la que las personas que presentan denuncias se sienten seguros, animados a hablar y protegidos de represalias.

Depende de tu organización elegir cómo y dónde compartir el enlace a tu formulario de denuncias. Hay muchas formas de distribuir el enlace: considera los principales puntos de contacto con tus empleados, solicitantes o personas externas. 

Consulta la siguiente tabla para obtener algunas sugerencias: 

Consejo
La colocación de un enlace no influye en el anonimato de la persona que presenta la denuncia: el formulario de denuncia es completamente independiente de Personio y no se rastrea ninguna información personal sobre la persona que presenta la denuncia. 

Añadir un formulario de denuncias como método abreviado en el panel de control de Personio

Para añadir Whistleblowing como método abreviado en tu panel de control de Personio, sigue estos pasos:

1. En Personio, ve a Ajustes > Organización > Panel de control
2. Haz clic en Agregar método abreviado
3. Selecciona un icono e ingresa un título para el método abreviado.
4. Agrega el enlace al formulario de denuncias y haz clic en Agregar.
   Utiliza https://<nombredehostdetuempresa>.personiowhistleblowing.com/
   P. ej.: https://PersonioDemoGmbH.personiowhistleblowing.com/

El acceso directo a tu formulario de denuncia aparecerá en tu panel de control de Personio, en Métodos abreviado de la empresa.