Solución Whistleblowing de Personio

Publicado el 07,04,2023

Ten en cuenta que:
NotaEste artículo tiene fines informativos únicamente y no debe considerarse asesoramiento legal. Es posible que parte de la información contenida en este artículo no esté actualizada con el cambiante panorama legal. Consulta a profesionales legales o autoridades relevantes en tu(s) jurisdicción(es) para obtener orientación precisa sobre asuntos legales y de cumplimiento. Personio proporciona los requisitos técnicos previos y la herramienta para la denuncia de irregularidades y no asume ninguna responsabilidad.

Si estás interesado en obtener acceso a la aplicación de Whistleblowing, puedes solicitar más información y obtener una consulta individual de nuestro equipo de Customer Growth & Success (Crecimiento y éxito del cliente) (página solo disponible en inglés y alemán).

Este artículo describe la directiva de denuncia de irregularidades de la UE de 2019 y las consideraciones clave para su cumplimiento.

Resumen de la Directiva (UE) 2019/1937

Fondo

El 16 de diciembre de 2019, la Unión Europea aprobó una directiva para proteger a los denunciantes en todos los estados miembros. Abarca una amplia gama de áreas y anima a las personas a denunciar infracciones de la legislación de la UE, como corrupción, fraude, evasión fiscal o amenazas a la seguridad pública o al medioambiente. Muchos países ya han adoptado su propia interpretación de la ley.

¿Quién es un denunciante?

La Comisión Europea define a un denunciante como una persona que informa o revela información sobre una irregularidad obtenida en un contexto relacionado con el trabajo, ayudando a prevenir daños y detectando amenazas o daños al interés público que de otro modo permanecerían ocultos.

¿A quién afecta la directiva?

Empresas de 50 o más empleados
Instituciones y autoridades del sector público
Municipios de 10.000 o más habitantes

Requerimientos

Si bien cada estado miembro de la UE puede aplicar esta directiva de manera diferente, la directiva de la UE requiere lo siguiente:

Canales de denuncia internos establecidos que permiten a los denunciantes informar irregularidades en una organización o lugar de trabajo.
Estos canales deben ser de fácil acceso, garantizar la confidencialidad y proteger contra represalias.
Todos los datos relacionados con el informe deben manejarse de conformidad con las normas de privacidad de datos.
Designación de una persona o departamento imparcial para realizar seguimiento e investigación. Esto podría ser:
- Oficial de cumplimiento, Jefe de recursos humanos, Asesor legal, Director financiero (CFO), Miembro de la junta ejecutiva o gerencia.
No se debe permitir que personas no autorizadas (que no sean administradores de casos) accedan al sistema y obtengan conocimiento del denunciante o del contenido del informe en sí.
Los denunciantes deben recibir confirmación de la recepción de su denuncia en un plazo de siete días. Una respuesta sustancial de la organización debe seguir dentro de los tres meses.
Las empresas pueden subcontratar el procesamiento de informes, por ejemplo, a un regulador externo.
En algunos escenarios, las empresas con sedes en diferentes países deben tener un canal de denuncia por país.
Las empresas con 250 o más empleados deben cumplir dentro de los dos años posteriores a la adopción.
Las empresas con entre 50 y 250 empleados deben cumplir dentro de los cuatro años posteriores a la adopción.
En algunos escenarios, las empresas con entre 50 y 250 empleados pueden utilizar un canal de denuncia compartido para obtener e identificar pruebas, siempre que se cumplan todas las obligaciones descritas.

Hemos desarrollado una solución de denuncia de irregularidades para denuncias anónimas. Las organizaciones pueden utilizar esto para ayudar a seguir la directiva de la UE y gestionar casos en un solo lugar. Consulta Descripción general de la denuncia de irregularidades en Personio e Implementación de Personio Whistleblowing para obtener más información sobre cómo empezar a utilizar la denuncia de irregularidades en Personio. Consulte esta página para expresar su interés en nuestra función que ofrece:

Ayuda con el cumplimiento

Nuestra solución sigue la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE de 2019 y el RGPD, y te ayuda a cumplir con las regulaciones relacionadas con:

Anonimato
Confidencialidad
Comunicación recíproca
Períodos de actualización legal según lo dispuesto por la legislación de denuncia de irregularidades

Anonimato

Con nuestra solución de informes seguros y anónimos, los denunciantes pueden hablar y ser escuchados, creando una cultura empresarial en la que todos pueden sentirse seguros sin temor a represalias.

Los empleados y las partes externas pueden enviar denuncias y recibir actualizaciones sin tener que exponer su identidad.
La función de denuncia de irregularidades de Personio tendrá un buzón anónimo seguro y protegido con contraseña para cada denuncia, y cada denunciante tendrá control total de la información que comparte.

Gestión de casos

Administra fácilmente los casos en un solo lugar con nuestro sistema similar a la emisión de incidencias. Esto asegurará que nunca te pierdas un informe de Whistleblowing y que siempre conozcas el estado de los casos abiertos.

Asigna nuevos casos para garantizar la propiedad y la transparencia.
Registra el progreso, responde y resuelve casos en un solo lugar.
Supervisa los plazos legales para reconocer y actualizar cada caso.

Consideraciones para el cumplimiento

Familiarízate con la legislación nacional

Cada estado miembro de la UE implementa la directiva a través de sus leyes nacionales.
Estudia la legislación específica de tu país o países para comprender los requisitos de denuncia, los canales y las protecciones disponibles para los denunciantes.
Recuerda que tu organización podría enfrentarse a múltiples jurisdicciones donde la Directiva podría implementarse de manera diferente.
Busca asesoramiento legal cuando sea necesario.

Establece procedimientos de informes internos

Desarrolla procedimientos de informes claros y accesibles dentro de tu organización.
Considera a quién designar como individuo o departamento dedicado a manejar los informes entrantes.
¿Cómo es tu clasificación para los informes entrantes?
Establecer estándares de calidad y pautas de comunicación para los superiores de casos.
Asegúrate de que tu sistema procese informes de personas que no sean empleados.

Forma a los empleados y crea conciencia

Educa a tu fuerza laboral sobre los derechos y obligaciones de denuncia de irregularidades.
Empoderar a los líderes senior para que cumplan con sus responsabilidades.
Asegúrate de que tu personal conozca los requisitos y las implicaciones contra las represalias.
Encontrar o crear recursos y materiales que te ayuden a capacitar a los empleados y crear conciencia sobre la importancia de la denuncia de irregularidades. Proporcionar pautas de comunicación para los superiores de casos.

Garantiza la confidencialidad y la protección de datos

Salvaguarda la información personal de los denunciantes e incidentes comunicados en cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Evita represalias

Considera implementar políticas y procedimientos para proteger a los denunciantes de represalias.
Establece una cultura que fomente la denuncia y garantice un trato no discriminatorio para las personas que se presenten.

Revisa las pólizas y contratos ya creados

Actualiza tus políticas internas, contratos de trabajo y códigos de conducta para alinearse con la directiva de la UE.

Mejores prácticas

Como se mencionó, es importante configurar tu solución de denuncia de irregularidades de acuerdo con los requisitos legales de tu(s) jurisdicción(es). Al establecer tu solución, considera lo siguiente:

¿Cuántos empleados tiene en un centro de trabajo y/o entidad? ¿Más de 49 o más de 249?
¿Necesitas un canal de informes separado por país?
Si tienes una configuración de múltiples entidades en un país, ¿necesitas un canal de informes separado por entidad?

Ten en cuenta que:
NotaEste no es un asesoramiento legal y es responsabilidad del cliente revisar si cumple con la legislación local.

Más información

Recursos de Personio Whistleblowing

Recursos generales de denuncia de irregularidades

Estos enlaces se actualizaron por última vez el 27 de julio de 2023. Consulta a profesionales legales o autoridades relevantes en tu(s) jurisdicción(es) para obtener la información más actualizada.