Este artículo describe la estructura y las funciones más importantes de la sección Nómina preliminar y la tabla de nómina.

¿Qué es la sección Nómina preliminar?

La sección Nómina preliminar combina todos los datos relevantes para la nómina en las pestañas Información personal, Cambios de empleados, Salario, Ausencia y Documentos. Aquí, puedes:

• Comprobar los datos personales, los salarios y las ausencias, así como los cambios de datos desde la última aprobación.
• Consultar los detalles sobre los cambios de datos y navegar hasta el perfil de un empleado para realizar ajustes.
• Aprueba la nómina mensual y congela la pestaña Información personal para saber exactamente qué datos se tienen en cuenta para este ciclo de nómina.
• Crear una exportación de nómina preliminar en cualquier momento con los cambios actuales resaltados en el archivo de Excel.

Consejo
Para acceder a esta sección, ve a Nómina en la barra de navegación de la izquierda. Los clientes alemanes que utilicen Personio Payroll para algunas de sus entidades legales podrán elegir entre la nómina preliminar y Personio Payroll, según la entidad legal. 

Funciones de la sección Nómina preliminar

La sección Nómina preliminar está organizada por mes de nómina y grupo contable si está activado. Aquí, puedes:

• Elegir el mes, el grupo y la pestaña de nómina: utiliza el menú desplegable en la parte superior izquierda para navegar hasta el mes de nómina deseado.
• Aprobar nómina preliminar: en la parte superior derecha de la tabla de nómina preliminar, se muestra el estado de tu nómina preliminar para el mes seleccionado, así como la fecha desde la que se marcaron los cambios. Aprueba la nómina haciendo clic en el botón correspondiente en la parte superior derecha. Se genera una exportación automáticamente.
• Generar exportación: puedes generar más exportaciones en cualquier momento antes y después de la aprobación de la nómina preliminar del mes haciendo clic en el botón correspondiente. Ve a la pestaña Documentos para descargar las exportaciones.

También se divide en varias pestañas. Puedes encontrar más detalles en cada pestaña a continuación:

Nota
Los cambios de datos se marcan en la pestaña Información personal, la pestaña Cambios del personal y en el archivo de exportación de nómina. Para que se marquen correctamente, debes aprobar la nómina regularmente una vez que finaliza el ciclo de nómina. Para obtener más detalles sobre el impacto de la aprobación en las calificaciones, lee nuestro artículo sobre la aprobación de la nómina. 

¿Cuándo aparecen los empleados en la tabla de nómina preliminar?

Para que un empleado aparezca en la tabla de nómina preliminar, se deben considerar dos puntos: empleo y asignación a nómina. Un empleado aparecerá en la tabla de nómina únicamente si se cumplen las condiciones para ambos aspectos. 

1. Empleo

Debe cumplirse al menos una condición:

Empleo habitual	Rescisión del empleo
El empleado trabaja al menos un día en el período de nómina en base a la fecha de contratación y rescisión.	El empleado recibe cualquier pago de salario hasta tres períodos de nómina después de la fecha de rescisión. O Se ha producido un cambio en los datos del empleado hasta tres periodos de nómina después de la fecha de rescisión.

 

2. Asignación a nómina

Además de las condiciones de empleo, se deben cumplir todas las condiciones para la asignación a nómina:

Tipo de empleo	Entidad legal (si está activada)	Grupo contable (si está activado)
El tipo de empleo del empleado es interno.	El empleado está asignado a una entidad legal (el historial del empleado debe coincidir con el período de nómina).	El empleado tiene un valor para el atributo del grupo contable (el historial del empleado debe coincidir con el período de nómina).

Las pestañas de la tabla de nóminas

La pestaña Personas

Consulta una tabla de empleados organizada en tres vistas preestablecidas para cada período de nómina. Cada vista se centra en los atributos relevantes para una descripción general rápida:

• Todos los empleados: consulta información clave de la nómina, como el salario bruto (suma del salario y las compensaciones para el período de nómina) y las ausencias tomadas en este período (suma de todas las ausencias registradas) y el saldo de vacaciones pagadas (número de días de vacaciones pagadas restantes en el año para cada empleado) del grupo contable seleccionado.
• Incorporaciones: se centran en las nuevas contrataciones en el período y grupo de nómina actuales. Verifica que los datos de la nómina sean correctos. Consulta las fechas de contratación, los puestos de trabajo y otra información importante.
• Empleados que se van: gestiona los datos de los empleados que dejan la empresa en el período y grupo de nómina actuales. Asegúrate de que se hayan introducido todos los datos necesarios. Revisa las fechas de rescisión, los motivos y los detalles relacionados.

Para cada vista, puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según tus preferencias. Haz clic en el nombre de un empleado para ir a su perfil y obtener más información.

Nota
Esta pestaña no resalta los cambios y no se incluye en las exportaciones. Tampoco se congela al aprobarse.

La pestaña Información personal

Obtén una visión general completa de los datos de nómina y los cambios de todos los empleados. Aquí, puedes:

• Obtener una visión general: consulta una tabla de los empleados incluidos en la nómina para cada período de nómina. Cada empleado se muestra en una fila que muestra su información personal y sus atributos de remuneración.
• Revisar los cambios de datos: consulta de un vistazo qué información ha cambiado y realiza ajustes, si es necesario.
• Ver detalles: haz clic en la vista detallada de un empleado. Allí, puedes revisar los cambios de datos para este empleado, ver los períodos de ausencia y navegar a su perfil para actualizar cualquier información si es necesario.

Una vez que apruebas la nómina preliminar, la vista de tabla se congela y no se marcan más cambios. Encontrarás más detalles sobre cómo se marcan los cambios en la sección correspondiente a continuación. 

La pestaña Salario

Ver una tabla de empleados incluidos en la nómina para cada período de nómina. Puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según tus preferencias. Aquí, puedes:

• Ver solo los datos de remuneración: obtén una descripción general de solo los datos de remuneración y los cambios en el período de nómina actual. Cada remuneración se muestra en una fila separada.
• Ver detalles: ve los comentarios de los tipos de remuneración, como bonus y pagos recurrentes, directamente en la tabla. Accede a la vista detallada para revisar todos los cambios de datos de un empleado, ver los períodos de ausencia, y navegar hasta el perfil de un empleado para actualizar cualquier información si es necesario. 

La pestaña Salario no se congela tras la aprobación.

La pestaña Ausencia

Aquí puedes ver una tabla de todas las ausencias de los empleados incluidos en la nómina preliminar para cada período de nómina. Puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según tus preferencias. Aquí puedes:

• Ver solo los datos de ausencia: obtén una descripción general de solo los datos de ausencia en el período de nómina actual. Cada ausencia se muestra en una fila separada.
• Ver detalles: ve los comentarios de las ausencias directamente en la tabla. Accede a la vista detallada para revisar todos los cambios de datos de un empleado, ver los períodos de ausencia, y navegar hasta el perfil de un empleado para actualizar cualquier información si es necesario. 

La pestaña Ausencia no se congela tras la aprobación. 

La pestaña Cambios del personal

La pestaña Cambios de empleados te ofrece una descripción general simplificada de todos los cambios. Escoge entre dos vistas preestablecidas:

• Todos los cambios: consulta los cambios de los atributos que has seleccionado en Ajustes y todos los cambios salariales. Los cambios efectuados tras la aprobación aparecerán en el siguiente período de nómina. Nota: Puedes encontrar los cambios programados en la pestaña Información personal.
• Cambios retroactivos: consulta los cambios con fecha anterior al periodo de nómina actual.

Para cada vista, puedes cambiar las columnas y filtrar, ordenar o buscar empleados. Haz clic en el nombre de un empleado para ir a su perfil y obtener más información.

Nota
Esta pestaña no resalta los cambios y no se incluye en las exportaciones. Tampoco se congela al aprobarse. Encontrarás más detalles sobre cómo se marcan los cambios en la sección correspondiente a continuación.

La pestaña Documentos

En la pestaña Documentos, tienes una visión general y puedes descargar todas las exportaciones de nóminas creadas dentro del período de nómina mostrado. No se congela al aprobarse.

¿Cómo se marcan los cambios en la nómina preliminar?

Requisitos previos para marcar cambios en la nómina preliminar 

Para que los cambios de datos se marquen correctamente en la pestaña Información personal, asegúrate de:

• Aprobar la nómina preliminar con regularidad: debes aprobar la nómina preliminar con regularidad. Para obtener más detalles sobre por qué esto es importante para marcar cambios, lee nuestro artículo sobre el tema.
• Asegúrate de que los atributos estén incluidos en la tabla de nóminas: para que se reflejen en la tabla de nóminas preliminar, todos los atributos, remuneraciones y ausencias que deseas registrar deben estar incluidos en los ajustes.

Cambios en la pestaña Información personal

Los cambios de datos y los nuevos datos se marcan de la siguiente manera:

• Los cambios de datos realizados en el mes (o período de nómina) anterior aparecen en la parte superior de la tabla. 
• Los datos nuevos o modificados de los empleados se resaltan en color naranja y con un punto al principio de la fila.
• Los nuevos empleados aparecen señalados con la palabra Nuevo en verde el primer mes de nómina.
• Los empleados salientes se marcan con un Fin rojo durante su último mes de nómina . 
• Las ausencias se registran según el período de nómina. Esto significa que las exportaciones adicionales después de que se apruebe la nómina no afectan las ausencias mostradas.

 

Cambios en la ventana de vista detallada

Para obtener una vista detallada de los cambios, haz clic en la fila de cualquier empleado con cambios marcados para abrir una ventana con más contexto. Si la nómina se ha aprobado antes de tiempo y la vista de la tabla está congelada, aún puedes ver los cambios posteriores aquí. 

 

Consejo
Haz clic en el nombre del empleado en la parte superior de la página y ve a su perfil para actualizar los atributos, si es necesario.

En la pestaña Cambios del personal

No se marcan cambios en la pestaña Cambios del personal, ya que solo se muestran los cambios en los datos personales y de remuneración. El prorrateo del salario no se muestra en la pestaña Cambios del personal, ya que no se está produciendo ningún cambio en el salario base. 

En el archivo de exportación de nómina

Todos los cambios de datos personales y salariales dentro del período de nómina se marcan en el archivo de exportación de nóminas en formato EXCEL. Aquí puedes revisar los cambios y comunicarlos a tu contable de nóminas.

El archivo de exportación de nómina que se crea automáticamente cuando apruebas la nómina refleja todos los cambios resaltados al aprobar la nómina. Las pestañas incluyen:

• Las pestañas de datos personales y salario muestran toda la información reflejada en Personio y marcan los cambios.
• La pestaña de ausencias muestra todas las ausencias que se han producido.
• La pestaña de datos personales delta solo muestra los empleados con cambios en la información personal, y la pestaña de datos salariales delta muestra solo los empleados con cambios en su información salarial.

Los cambios posteriores a la aprobación no aparecerán resaltados en este archivo. Para ver los cambios realizados después de la aprobación de la nómina, crea un nuevo archivo de exportación de nómina. 

Consejo
Para obtener más información sobre la aprobación de nóminas y la gestión de cambios de datos posteriores, lee nuestro artículo sobre el tema.

Casos especiales

Consejo
Recomendamos cambiar los atributos “entidad legal” y “grupo contable” el primer día de tu período de nómina, si es necesario, para evitar el comportamiento que se explica a continuación. Puedes hacerlo programando el cambio de atributo. 

Preguntas frecuentes

¿Por qué un empleado inactivo sigue apareciendo en la nómina preliminar?

Un empleado inactivo puede aparecer en la nómina preliminar porque cualquier pago de salario restante o cambio de datos aún se puede procesar dentro de los tres períodos de nómina posteriores a la fecha de rescisión. Esto garantiza que todos los ajustes y pagos finales se contabilicen con precisión.

¿Por qué un empleado no figura en la nómina preliminar?

Es posible que un empleado interno no aparezca en la nómina preliminar si no cumple las siguientes condiciones:

1. Condiciones de empleo: el empleado debe tener un empleo regular, haber estado empleado al menos un día durante el período de nómina o calificar para pagos salariales o cambios de datos dentro de los tres períodos de nómina posteriores a la rescisión.

2. Asignación de nómina: el empleado debe estar designado como interno. Si la empresa utiliza entidades legales, el empleado debe estar asignado a una entidad legal. Si se utilizan grupos contables, deben tener un valor para el atributo que se utiliza para dividir los grupos contables.

El incumplimiento de cualquiera de estos criterios puede dar lugar a que el empleado no aparezca en la nómina. Encuentra más detalles en el punto correspondiente arriba.