Este artículo explica cómo realizar un seguimiento del tiempo libre no utilizado de tus empleados al finalizar el año mediante la creación de un informe en el área Análisis.

Tras crear el informe, podrás compartirlo con las partes interesadas (supervisores, líderes) para que puedan tomar medidas con respecto a sus equipos, en función de los ajustes de ausencia de la empresa y si los días libres no utilizados vencen o se transfieren al año siguiente.

Paso 1: Crear un informe personalizado 

En el área Análisis de Personio, puedes crear un informe personalizado para realizar un seguimiento de los días u horas libres no utilizados de tus empleados al finalizar el año. Sigue estos pasos:

Nota
Asegúrate de tener permisos para ver el área Análisis y para crear un informe personalizado.

1. Ve a Análisis > Informes.
2. Haz clic en Crear informe y selecciona Classic Builder.
3. Rellena los diferentes campos de configuración:
   
   

   Campo	Valor
   Nombre / Descripción	Introduce un nombre descriptivo para el informe. Ejemplo: “Festivos que se transfieren al año siguiente”.
   Tipo de informe	Selecciona el tipo de informe de punto en el tiempo.
   Fecha / Selecciona una fecha personalizada	Último día del año (31/12/2024).
   Columnas de la tabla	Introduce el nombre del tipo de ausencia para el que quieres ver los días libres no utilizados. A continuación, selecciona el atributo de saldo. Ejemplo: “Vacaciones pagadas — saldo (días)”. Consejo Selecciona todos los atributos de ausencia para ver información adicional, como los días libres planificados y los próximos días libres del empleado.
   Configurar las condiciones del informe	Si corresponde, añade filtros a tu informe para determinar qué empleados aparecen en él. Ejemplo: “Estado = Activo”.

4. Haz clic en Crear informe.
   

Paso 2: Evaluar el informe y analizar los datos

Ahora puedes ver el informe personalizado y las columnas de la tabla seleccionadas:

Estos son algunos puntos clave para comprender los datos que tienes delante:

1. Los días libres no utilizados se denominan Saldo de ausencias en Personio 

Los días libres restante no utilizados se denominanSaldo de ausencias en Personio, y son visibles para los empleados en todo momento a través de su Calendario de ausencias. Este saldo indica cuántos días u horas aún pueden solicitar los empleados a partir de una fecha específica, teniendo en cuenta las ausencias registradas y aprobadas futuras.

Ejemplo:
Las ausencias retribuidas anuales de un empleado para “Vacaciones pagadas” son 30 días. El empleado ya ha tomado 15 días y tiene unas próximas vacaciones de Navidad de 10 días reservadas y aprobadas en diciembre. Si el empleado consulta su saldo de ausencia el 1 de noviembre, se mostrarán 5 días. 

2. El saldo de ausencias en los informes excluye las ausencias planificadas 

El saldo de ausencias que se muestra en los informes difiere del visible a través del Calendario de ausencias del empleado en que no incluye ausencias planificadas. Este saldo indica cuántos días u horas aún pueden solicitar los empleados a partir de la fecha de generación del informe, excluyendo cualquier ausencia futura registrada y aprobada. Por eso, para ver el tiempo libre no utilizado de tu empleado, debes seleccionar Último día del año como fecha en el informe personalizado.

Ejemplo:
Las ausencias retribuidas anuales de un empleado para “Vacaciones pagadas” son 30 días. El empleado ya ha tomado 15 días y tiene unas próximas vacaciones de Navidad de 10 días reservadas y aprobadas en diciembre.  Si creas un informe personalizado con fecha Hoy (ejemplo: 15/11/2024), el saldo de ausencias mostrará 15 días. Sin embargo, si creas un informe personalizado con la fecha Último día del año (31/12/2024), el saldo de ausencias mostrará 5 días. 

3. Cada columna de saldo en los informes corresponde a un tipo de ausencia

Por ejemplo, la columna “Vacaciones pagadas — saldo (días)” muestra la cantidad de días/horas que los empleados aún pueden solicitar para vacaciones pagadas en el año de vacaciones actual. Sin embargo, no incluye los días/horas de otros tipos de ausencias obligatorias y devengadas (ejemplo: “Días libres compensables — saldo (días)”. Debes agregar cada tipo de ausencia como una columna separada al informe.

4. Las columnas de saldo muestran los días libres en días u horas

Las columnas de saldo muestran los días libres no utilizados en días u horas, según la unidad de tiempo seleccionada al crear el tipo de ausencia. Las ausencias diarias se utilizan para los días libres que normalmente se toman en incrementos de medio día o día completo, como vacaciones o inactividad temporal por enfermedad. Las ausencias por horas se utilizan para los días libres que se toman en incrementos más pequeños, como citas personales o acuerdos de trabajo flexibles.

Paso 3: Compartir el informe con las partes interesadas

Tras crear el informe personalizado, podrás compartirlo con las partes interesadas relevantes, como supervisores y jefes de personal, para que puedan tomar medidas en función de si la prórroga de días libres está activada.

Para compartir el informe personalizado, sigue estos pasos:

1. Ve a Análisis > Informes.
2. Selecciona el informe personalizado y haz clic en Opciones para compartir.
3. En la ventana, ingresa el nombre del empleado con el que deseas compartir el informe. Un empleado debe estar en estado Activo o Inactividad temporal para ser incluido en la opción de compartir.
4. Haz clic en el resultado de la búsqueda. El empleado se añadirá a la ventana de opciones para compartir.
5. Guarda los cambios para compartir el informe.

Los supervisores y los jefes de personal podrán acceder a la página Informes en el área de Análisis, revisar el informe específico, y llevar a cabo ciertas acciones en Personio, en función de los ajustes de prórroga de tu empresa:

1. Prórroga deshabilitada:
se asegura de que el equipo solicite sus días libres no utilizados

Los supervisores pueden crear un workflow personalizado para recordar a sus subordinados por correo electrónico que soliciten sus días libres no utilizados antes de fin de año.

2. Prórroga habilitada:
garantiza una cobertura adecuada del personal para el equipo a principios del próximo año

Si la prórroga está habilitada con una fecha de vencimiento de un mes, los supervisores pueden acceder a su Calendario de ausencias y cambiar a Mis subordinados directos para evaluar qué solicitudes de ausencia pueden aprobarse o necesitan reprogramarse para una cobertura adecuada en enero del próximo año.

Nota
Como se indicó en el Paso 2, las ausencias planificadas se excluyen del saldo de ausencias de los informes, y eso incluye las registradas para el año siguiente (ejemplo: un período del 1/11/2025 al 1/15/2025). Para verificar cuántos de los días libres prorrogados no utilizados de tu empleado se han utilizado en el nuevo año, debes crear un nuevo informe personalizado con la fecha límite de prórroga como fecha del informe (ejemplo: 31/1/2025).