Cómo crear una oferta en Personio

 

En este artículo te mostramos cómo proponer ofertas a los mejores candidatos a través de Personio para que se conviertan en empleados de la empresa y cómo adjuntar los respectivos contratos de trabajo a esas ofertas. 

 

Crear una nueva oferta

Para crear una oferta para el candidato, ve a la pestaña Oferta de su perfil, haz clic en el botón Crear una oferta y, a continuación, determina si se incluirá un documento contractual o no.

Ten en cuenta que para transferir al candidato a la fase Oferta deberás hacerlo manualmente, ya que no es un proceso automático. 

En cuanto se crea la oferta, el botón Crear una oferta queda inactivo y ya no se puede hacer clic, pero sí podrás modificar las ofertas creadas en cualquier momento. El botón se activará nuevamente si se rechaza la oferta propuesta.

applicant-joboffer-create-offer_es.gif

 

Crear una oferta sin documento contractual

Si quieres enviar una oferta al candidato, selecciona la opción Oferta sin documento contractual. A continuación, indica qué información se transferirá finalmente al perfil del empleado si el candidato acepta la oferta. La fecha de contratación y el salario fijo (mensual y a tiempo completo) se seleccionan de manera predeterminada. Puedes usar el menú desplegable Añade otro campo para seleccionar atributos adicionales. Y para aplicar los cambios solo tienes que pulsar en Guardar oferta. Si interrumpes el proceso en este punto, se guardará la oferta vacía en el perfil del candidato.

applicant-offer-without-contract_es.gif

Una vez introducidos y guardados todos los datos necesarios, verás un resumen de la oferta que acabas de crear. Desde esta pantalla podrás consultar la información y realizar las acciones que se detallan a continuación:  

  • Estado: la oferta se muestra inicialmente como Creada.
  • Fecha de creación
  • Detalles: haz clic en Mostrar oferta para consultar todos los detalles de la oferta, por ejemplo: la fecha de contratación, el salario fijo, etc.
  • Eliminar: haz clic en el botón de la papelera para eliminar la oferta creada.
  • Editar: haz clic en el icono del lápiz para editar la oferta que acabas de crear.
  • Enviar los detalles de la oferta al candidato por correo electrónico: este correo electrónico es opcional. Marca esta casilla para enviar los detalles de la oferta al candidato. Tienes la opción de redactar un correo electrónico desde cero o bien seleccionar una de tus plantillas. Asimismo podrás adjuntar documentos al correo electrónico pinchando en el recuadro de puntos con el texto Arrastra y suelta aquí tus archivos. Por último, pulsa en Enviar correo electrónico para completar el proceso. A continuación, el estado de la oferta cambiará a Pendiente y el correo enviado aparecerá ahora en la pestaña Mensajes del perfil del candidato. 
  • Comprobar el estado de la oferta: al pulsar en este botón, el estado de la oferta cambia de Creada a Pendiente y, en la pantalla siguiente, podrás editar la oferta o guardarla como rechazada o aceptada. 

 

Crear una oferta con documento contractual

 

Si usas el complemento Productivity Plus, tienes la opción de enviar a los candidatos una oferta con un borrador de contrato creado a partir de una plantilla de documento. Para ello, selecciona la opción Oferta con un documento contractual y, a continuación, la plantilla de contrato que quieras. Consulta este artículo para obtener más información sobre la creación y la gestión de plantillas de contratos en Personio.

Descubre en este artículo cómo optimizar el proceso de oferta con la utilización de firmas electrónicas.

applicant-offer-with-contract_es.gif

Es posible que los marcadores de posición para el contrato seleccionado ya aparezcan rellenados con la información almacenada en el perfil del candidato. No obstante, también puedes completar estos marcadores manualmente. La vista previa del documento se abrirá en una nueva ventana y te permitirá verificar nuevamente que todo es correcto antes de crear la oferta. 

También tienes la posibilidad de Añadir un documento adicional. Para ello, primero debes cargar el modelo en Ajustes > Documentos en la categoría Contratos de trabajo

Una vez introducida toda la información necesaria, haz clic en Guardar oferta. A continuación, verás un resumen de la oferta que acabas de crear sin el documento contractual donde podrás verificar la información y realizar las acciones que se detallan a continuación: 

  • Contrato de trabajo y otros documentos: puedes descargar los archivos creados haciendo clic en la flecha o editarlos nuevamente haciendo clic en el icono del lápiz. 
  • ¿Cómo quieres proceder?: ahora puedes enviar la oferta al candidato con o sin el documento contractual. 
    • Enviar contrato como archivo adjunto: selecciona esta opción si quieres enviar la oferta y el documento contractual por correo electrónico al candidato. Podrás redactar el correo desde cero o escoger una de tus plantillas para ello. Los documentos creados se guardan en formato PDF en Adjuntos. La casilla de los documentos adjuntos aparece marcada por defecto, pero siempre puedes anular la selección. Esto es útil, por ejemplo, si quieres enviar un correo electrónico con más información al candidato pero sin adjuntar el documento contractual. También podrás adjuntar documentos al correo electrónico pinchando en el recuadro de puntos con el texto Arrastra y suelta aquí tus archivos. Para terminar, pulsa en Enviar correo electrónico para completar el proceso. El estado de la oferta cambiará a Pendiente y el correo enviado aparecerá ahora en la pestaña Mensajes del perfil del candidato. 
    • No enviar el documento contractual: selecciona esta opción si no quieres enviar el contrato por correo electrónico. Nota importante: en este caso, no podrás enviar un correo electrónico al candidato. Haz clic en Comprobar el estado de la oferta para completar el proceso. El estado de la oferta cambiará a Pendiente

A continuación, la plataforma te redirigirá a una vista resumen desde donde podrás modificar la oferta o guardarla como rechazada o aceptada. Al hacer clic en Mostrar oferta, podrás acceder a los documentos creados y descargarlos. Estos archivos también los encontrarás en la pestaña Documentos del perfil del candidato. 

 

Fases de la oferta

Una oferta pasa por diferentes fases que podrás identificar de un vistazo en función de la etiqueta que aparezca: 

  • Creada: la oferta se ha creado internamente en Personio, pero aún no se ha enviado al candidato. En este estado, todavía puedes añadir más información a la oferta o eliminarla.  
  • Pendiente: este estado indica que la oferta se ha enviado y está pendiente de ser aceptada o rechazada por el candidato. En este punto, todavía es posible modificar la oferta y enviarla de nuevo si fuera necesario. Pero, para documentar mejor el proceso, la oferta ya no se puede eliminar. 
  • Rechazada: el candidato ha rechazado la oferta. Pero, dado el caso, podrás enviarle una nueva oferta.
  • Aceptada: el candidato ha aceptado la oferta y se convierte en empleado de la empresa. Personio crea entonces automáticamente un perfil de empleado y cualquier dato del candidato que se haya recopilado hasta ese momento se transferirá automáticamente a su nuevo perfil. Además, si la oferta se creó con un documento contractual, este se guardará también en el perfil del empleado. 

  

Editar, rechazar o aceptar ofertas

Una vez que se ha creado la oferta con o sin documento contractual (y se ha enviado, en su caso, el correo al candidato), se muestra la vista resumen. Aquí podrás ver cuánto tiempo lleva pendiente la oferta, Mostrar oferta/Ocultar oferta y ver o descargar el documento contractual opcional en formato PDF. 

applicant-joboffer-edit-decline-accept_es.png

Esta vista te ofrece además tres opciones: 

  1. Modificar oferta: al hacer clic en este botón vuelves al modo de edición y podrás realizar los ajustes necesarios. El estado de la oferta cambiará a Creada.
  2. Oferta rechazada: si el candidato ha rechazado la oferta, puedes indicarlo aquí. La oferta se mostrará como Rechazada y podrás crear una nueva oferta para el candidato si así lo deseas. La oferta rechazada ya no se podrá borrar del perfil del candidato, pero sí podrás ver los detalles. 
  3. Oferta aceptada: si el candidato ha aceptado la oferta, haz clic en este botón y el estado de la oferta cambiará a Aceptada. Ahora podrás cerrar el puesto vacante, archivarlo o dejarlo abierto. Si lo cierras, al hacer clic en Ver detalles del puesto, podrás ver que el estado ha cambiado de Abierto a Cubierto. Al hacer clic en Contratar candidato, el proceso se completa y el perfil del candidato se vincula automáticamente a un nuevo perfil de empleado que inicialmente tendrá asignado el estado Incorporación. Además, el documento contractual creado durante el proceso de oferta se transferirá a la pestaña Documentos del perfil del empleado.

 

Eliminar oferta

Una oferta solo se puede eliminar cuando aparece como Creada. Una vez que su estado cambia a Pendiente, Rechazada o Aceptada, ya no es posible eliminarla. 

 

Aceptar candidatos sin proceso de oferta

Si ya has llegado a un acuerdo con un empleado potencial y no quieres hacer una oferta a través de Personio, puedes registrarlo como nuevo empleado sin necesidad de que exista una oferta previa. Para ello, ve en primer lugar al perfil del candidato y, en el menú desplegable de la parte superior derecha, selecciona Aceptada. Ahora puedes introducir la fecha de contratación, el salario fijo y demás atributos que quieras. Al guardar la información, se crea y muestra automáticamente el nuevo perfil del empleado, que permanecerá vinculado al perfil del candidato. 

applicant-accept-without-offer_es.gif

Asegúrate de que el perfil contiene una dirección de correo electrónico válida para el candidato/nuevo empleado, de modo que tenga un identificador único y pueda recibir correos electrónicos a través de Personio.

 

¿No has encontrado lo que buscabas?

¡Nosotros te ayudamos! Coméntanos tus dudas y te responderemos lo antes posible.

Enviar una solicitud

Comentarios

0 comentarios

El artículo está cerrado para comentarios.

    Temas de este artículo