Paso 11: Configuración de plantillas de documentos

En este artículo te indicamos cómo puedes guardar plantillas de documentos personalizadas en el sistema. El uso de plantillas te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo en tus tareas cotidianas. Esto se debe a que las plantillas incluyen prácticos marcadores de posición que se rellenarán automáticamente con los datos del empleado correspondiente al asignar una plantilla.

Creación de plantillas de documentos

Guarda plantillas de documentos en Personio y genera a partir de ellas documentos específicos para cada empleado, insertando marcadores de posición, variables de género y bloques de selección. Necesitarás un procesador de textos para crear una plantilla de documento. Personio admite plantillas creadas como documentos de MS Office u OpenOffice. Para conseguir más información sobre la creación de plantillas de documentos, haz clic aquí.

Ten en cuenta que la vista previa del documento solo admite fuentes de Google Fonts. Si utilizas una fuente diferente para una plantilla, puede que esta no se vea correctamente.

Para guardar la plantilla de documento generada en Personio, ve a Ajustes > Documentos. A continuación, haz clic en Añadir plantilla, define una categoría de documento, el idioma y el nombre correspondiente y, por último, carga tu documento de Word u OpenOffice.

Asignación de plantillas de documentos

Para rellenar una plantilla con los datos de un empleado concreto, primero debes ir al perfil del empleado y hacer clic en la pestaña Documentos. A continuación, haz clic en el botón Crear nuevo para seleccionar la plantilla de documento correspondiente y empezar a configurar el documento.

En la parte izquierda, encontrarás una lista con todos los marcadores de posición y sus respectivos bloques de selección. Aquí podrás verificar y completar los datos que falten. A la derecha de la pantalla se muestra una vista previa del documento final. Puedes guardar el documento en el formato original o como PDF.

Ahora, en función de la configuración de los permisos de acceso que hayas realizado, se podrá acceder al documento generado a través de la pestaña Documentos del perfil del empleado en Personio.