En este artículo te explicamos cómo crear categorías de documentos en las que almacenar los documentos de los empleados, cómo crear y guardar plantillas de documentos y, por último, cómo asignar una plantilla para que los datos de los empleados se rellenen automáticamente en ella.
¿Qué ventajas tiene?
- Organiza los documentos de los empleados: utiliza categorías de documentos para que cada empleado sepa dónde encontrar los documentos más relevantes, como las nóminas, los contratos o los manuales.
- Optimiza el trabajo: crea plantillas de documentos con marcadores de posición. Personio rellenará automáticamente esas plantillas con los datos de tus empleados.
- Personaliza los documentos: utiliza diferentes plantillas de documentos para adaptarlos a tus necesidades. No importa si se trata de referencias de empleo o cartas de promoción, puedes personalizar y automatizar los procesos repetitivos de RR. HH. para aumentar la eficiencia.
Paso 1: Crear categorías de documentos
En Personio, puedes configurar categorías de documentos en las que guardar los documentos de los empleados. Por ejemplo, puedes crear categorías como «Nóminas», «Políticas de la empresa» o «Referencias». Antes de generar y guardar plantillas, debes crear y personalizar las categorías de los documentos.
Para crear nuevas categorías de documentos, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personal > Documentos
- Haz clic en la pestaña Categorías.
- En el campo Nueva categoría de documento, escribe el nombre de la nueva categoría y haz clic en
Añadir.
Consejo
En esta área, también podrás editar y eliminar categorías. Las categorías del sistema que tienen una función de bloqueo no pueden eliminarse o renombrarse, ya que están vinculadas a los procesos internos de Personio.
Nota
Si creas nuevas categorías de documentos, no te olvides de otorgar permisos de acceso para estas categorías en los roles de empleado en Ajustes > Personal > Roles de empleado. Encontrarás más información al respecto en el artículo Permisos de acceso.
Paso 2: Crear plantillas de documentos
Puedes utilizar las plantillas de documentos como base para generar documentos adaptados a los empleados insertando marcadores de posición, variables de género y bloques de texto seleccionables. Para crear plantillas de documentos, necesitarás un programa de procesamiento de textos. Personio admite plantillas en formatos de Microsoft Office y de OpenOffice.
Puedes añadir marcadores de posición que se rellenarán automáticamente con los datos del empleado correspondiente. Los marcadores de posición deben colocarse siempre dentro de dos pares de llaves.
Personio admite los tres tipos de marcadores de posición siguientes:
- Marcadores de posición del sistema predefinidos: para los atributos del sistema que no se pueden modificar ni eliminar, como el nombre de pila o el departamento. Estos deben estar en inglés, por ejemplo, {{first_name}} o {{department}}.
- Marcadores de posición personalizados: para los atributos que hayas creado. Deben indicarse exactamente tal como aparecen en tu cuenta de Personio. Por ejemplo, es posible que hayas creado un atributo para los pronombres preferidos. En ese caso, el marcador de posición deberá ser «Pronombres preferidos».
- Marcadores de posición libres: no hacen referencia a atributos y se rellenan manualmente con texto al asignar la plantilla a un empleado. Por ejemplo, es posible que quieras enumerar en el documento los objetivos en los que trabajaban los empleados durante un ciclo de desempeño reciente. Podrías llamarlo, por ejemplo, Objetivo 1.
Encontrarás una lista completa de marcadores de posición e información detallada sobre cómo crear plantillas de documentos en el artículo Crear plantillas de documentos: marcadores de posición. También puedes consultar y descargar plantillas de ejemplo.
Paso 3: Guardar una plantilla de documento en Personio
Una vez creada una plantilla de documento en un programa de procesamiento de textos, podrás guardarla en Personio.
- Ve a Ajustes > Personal > Documentos.
- Haz clic en la pestaña Plantillas.
- En la parte inferior de la página, haz clic en Añadir plantilla. Selecciona una categoría de documento, asígnale un nombre a la plantilla y selecciona el idioma del documento. Selecciona la plantilla de documento en formato Microsoft Office u OpenOffice que habías creado.
- Haz clic en Subir.
Paso 4: Asignar una plantilla de documento
Para rellenar una plantilla con los datos de un empleado determinado, primero debes ir al perfil del empleado y hacer clic en la pestaña «Documentos». A continuación, haz clic en el botón «Crear a partir de plantilla» para empezar a configurar el documento.
En la parte izquierda, encontrarás una lista con todos los marcadores de posición y sus respectivos bloques de selección. Aquí podrás verificar y completar los datos que falten. A la derecha de la pantalla se muestra una vista previa del documento final. Puedes guardar el documento en el formato original o como PDF.
En función de la configuración de los permisos de acceso que hayas realizado, se podrá acceder al documento generado a través de la pestaña Documentos del perfil del empleado en Personio.
Paso 5: Subir documentos
Puedes subir los documentos uno a uno o en bloque. Para obtener más información sobre estas dos opciones, consulta los siguientes artículos:
- Cómo subir un solo documento al perfil de un empleado
- Cómo subir varios documentos a la vez mediante la subida múltiple
Pasos siguientes
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