Paso 10: Configuración de los procesos de incorporación y salida de empleados

 

Personio te permite crear procesos estandarizados para la incorporación y salida de los empleados y garantizar que estos se llevan a cabo correctamente. Así podrás asegurarte de que, por ejemplo, el lugar de trabajo esté listo para la incorporación del nuevo empleado o el material de trabajo se devuelva a su debido tiempo. En Ajustes > Incorporación/Salida de empleados, podrás definir todas las plantillas y pasos que quieras.

Ten en cuenta que la configuración de los procesos de incorporación y de salida es la misma, por lo que, en este artículo, solo nos referiremos a los procesos de incorporación para no repetir la información.

 

Creación de los pasos del proceso de incorporación

Define en primer lugar el número de pasos que tendrá el proceso. Solo tendrás que crearlos una vez y después podrás reutilizarlos y ordenarlos a tu gusto en las diferentes plantillas de incorporación. Para ello, determina cuáles son los pasos que se llevan a cabo en tu empresa y decide si quieres configurar un Envío de correo electrónico o un Paso de nivel general. A continuación, introduce el nombre del paso del proceso de incorporación en el campo correspondiente y pulsa en el botón +.

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  • Envío de correo electrónico
    Puedes utilizar esta opción para redactar varios correos electrónicos que se enviarán como parte de la incorporación. Este envío puede hacerse de forma manual o automática. A continuación, define el destinatario, el remitente, un asunto y el contenido del correo. Añade, en su caso, un archivo adjunto y haz clic en Guardar.

    Te recomendamos que al principio configures los envíos manualmente hasta que hayas completado todas las plantillas de incorporación.
  • Paso de nivel general
    Un paso estándar puede constar de varias acciones, como por ejemplo pedirle al empleado que suba una foto de perfil, complete sus datos personales o adjunte documentos. Para ello dispones de ocho tipos de secciones diferentes que podrás combinar como prefieras. A continuación, encontrarás una tabla con las diferentes opciones disponibles:
Tipo de elemento Descripción
Información de texto Muestra un texto que puede servir de explicación para completar el resto del formulario. Las URL se convierten automáticamente en enlaces.
Documento para descargar Selecciona un documento que se mostrará para que el empleado lo descargue.
Atributo del empleado Enlace a un atributo específico del empleado que deberá rellenarse.
Foto de perfil Sube una foto de perfil para el empleado correspondiente.
Casilla Muestra una casilla de verificación que el empleado debe (o puede) activar.
Campo de texto Incluye un área donde el empleado puede introducir texto.
Introducir URL Muestra un campo donde el empleado debe introducir una URL válida.
Subir documento Muestra un formulario que admite la subida de archivos y los vincula a la categoría de gestión de documentos correspondiente.


También puedes conceder a los empleados permiso de edición para la sección Atributo del empleado. Además, puedes definir ciertas secciones como obligatorias, de forma que los empleados solo podrán marcar como completado el paso correspondiente cuando hayan realizado la tarea indicada.

Hay muchos pasos que son idénticos para todos los empleados nuevos. Por ejemplo, la creación del expediente personal o la carta de bienvenida. Con Personio solo tienes que crearlos una vez y podrás reutilizarlos más tarde en todas las plantillas que quieras.

 

Creación de las plantillas de incorporación

Ahora puedes crear todas las plantillas que quieras para incorporar a empleados de diferentes departamentos, oficinas o con diferentes tipos de contrato. Introduce el nombre de la plantilla correspondiente en el campo Nueva plantilla y pulsa el botón +. A continuación, añade a la plantilla los pasos creados previamente para completar el proceso de incorporación pertinente. Por último, selecciona a la persona responsable de este paso y establece la fecha límite para completarlo.

Si seleccionas como responsable a un equipo, puedes integrar fácilmente los diferentes departamentos en el proceso de incorporación. Define la composición de los equipos en la pestaña Grupos. Los equipos se configuran igual que los roles de empleado.

Personio te permite duplicar las plantillas de incorporación existentes, renombrarlas y editarlas para adaptarlas a tus necesidades.

Los responsables de la incorporación recibirán una primera notificación con las tareas pendientes tanto por correo electrónico como en su panel de Personio siete días antes de la fecha límite, así como una segunda notificación dos días antes. Además, los responsables de la incorporación recibirán una notificación diaria con las tareas atrasadas.

En estos artículos del Centro de ayuda, Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de incorporación y Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de salida, encontrarás un resumen con las plantillas y pasos más comunes.

 

Activación de los procesos de incorporación

En el perfil del empleado en cuestión, ve a la pestaña Incorporación y selecciona una de las plantillas de incorporación que se muestran. En esta pantalla aparecerán todas las plantillas de incorporación que se crearon anteriormente.

Una vez seleccionada la plantilla, podrás ver los pasos de incorporación que hay que completar junto con la fecha límite y el estado correspondiente. Si quieres que los empleados vean únicamente los pasos de los que son responsables, asegúrate de desactivar el permiso de acceso Ver en la sección Incorporación. Para obtener más información sobre los permisos de acceso, haz clic aquí.

Así es como se asignan las diferentes tareas a los responsables para que puedan ir trabajando en ellas. Además, a través del código de colores podrás seguir el progreso realizado en cada uno de los pasos. 

 

Activación de los procesos de salida

A los empleados activos no se les pueden asignar plantillas de salida. La pestaña Salida solo aparecerá en el perfil del empleado cuando se haya introducido la finalización de la relación laboral en su perfil. 

Entonces ya podrás asignarle la plantilla de salida correspondiente. 

 

Gestión de los procesos de incorporación y salida de empleados

En tu Dashboard podrás consultar de forma global el progreso de los diferentes procesos de incorporación y salida de tus empleados. Los usuarios que tengan permiso para acceder al área de incorporación podrán ver qué empleados se encuentran actualmente en uno de estos procesos. Si colocas el cursor sobre uno de ellos, también podrás ver qué porcentaje del proceso se ha completado.

Al hacer clic en el área, se abre la lista de empleados. En la columna Estado puedes consultar de nuevo el porcentaje de progreso de cada proceso y empleado. También puedes utilizar la edición múltiple para cerrar los procesos abiertos de aquellos empleados que, por ejemplo, hayan excedido el tiempo para completar las tareas pendientes o que no hayan completado su incorporación en el perfil. Para ello, solo tienes que pulsar el botón Acciones y seleccionar, a continuación, la función Completar proceso de incorporación/salida.

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Para obtener más información sobre la gestión de los procesos de incorporación, haz clic aquí.

 

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