Paso 10: Configuración de los flujos de trabajo de onboarding y offboarding de empleados

 

 

Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

 

En este artículo te explicamos cómo configurar tus flujos de trabajo de onboarding y offboarding en Personio, a través de la creación de pasos y plantillas en tus ajustes.

Los flujos de onboarding y offboarding se configuran de manera similar. Este artículo ilustra el proceso con un ejemplo de onboarding.

 

¿Qué son los flujos de onboarding y offboarding?

El flujo de trabajo de onboarding es el proceso con el que se da la bienvenida a una persona nueva a la empresa, y se le ayuda a empezar en su nuevo puesto de trabajo. De forma similar, el flujo de trabajo de offboarding es el proceso mediante el que se prepara la separación entre la empresa y uno de sus trabajadores. 

Puedes crear flujos de trabajo en Personio desde tu Centro de workflows, y automatizar ambos procesos para asegurar una transición fluida tanto al entrar como al salir de la empresa.

 

1. Crear los pasos del onboarding

  1. Ve al Centro de workflows.
  2. En la sección de Onboarding, haz clic en Configurar plantillas de onboarding.
  3. Haz clic en Pasos de onboarding.
  4. Introduce el nombre del nuevo paso de onboarding.
  5. Indica si estás creando un Paso general o una Acción de correo electrónico.
  6. Añade elementos y/o define los parámetros para el envío de correo electrónico. 
  7. Por último, haz clic en Guardar cambios.

Estos pasos solo se tienen que crear una vez. Puedes reutilizarlos en tus plantillas tanto como necesites.

 

Añadir elementos al paso

  1. Haz clic en + Añadir elemento.
  2. En el menú desplegable, elige el tipo de elemento que quieres crear (por ejemplo, Información de texto, Atributo del empleado, Checkbox, etc.). Cada elemento se describe en la misma interfaz.
  3. Define la descripción, etiqueta, atributo, etc. correspondiente al tipo de elemento seleccionado.  
  4. Activa la casilla Obligatorio en cada elemento que sea de cumplimiento obligado en el flujo de trabajo de onboarding. Esto evita que un empleado pueda marcar el paso como completado hasta que se proporcione la información de este elemento.
  5. En el elemento Atributo del empleado también puedes marcar la casilla Editable si quieres que los empleados puedan editar el atributo hasta que se marque el paso como completado.
  6. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

Definir los parámetros para el envío de correos

  1. En el campo Enviar correo electrónico automáticamente selecciona si los correos se enviarán de forma manual, en la fecha prevista o cuando se hayan completado los pasos previos.
    Opción de envío Descripción
    Enviar de forma manual El empleado o los empleados responsables que definas al crear la plantilla de onboarding recibirán un recordatorio para enviar el correo.
    En la fecha prevista El correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha que definas en la plantilla de onboarding correspondiente.
    Cuando se completen los pasos previos Personio realizará el envío de forma automática cuando todos los pasos de onboarding se hayan marcado como completados.
  2. En el campo Remitente, selecciona qué empleado aparecerá como remitente del correo.
    ⚠️  El correo electrónico mostrará la firma de correo electrónico definida en Personio para el empleado seleccionado. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.
  3. En el campo Destinatario, selecciona quién va a recibir el correo electrónico. Puedes escoger entre los empleados que tienen que completar el paso, su supervisor o todos los empleados. También puedes seleccionar empleados que formen parte de los Grupos que hayas creado (ver a continuación) o empleados que pertenezcan a equipos, oficinas o departamentos específicos.

    Recuerda que...
    Para enviar un correo electrónico a alguien fuera de tu empresa, tendrás que seleccionar Dirección de correo electrónico externo y en el campo Dirección de correo electrónico del destinatario, introducir la dirección de correo electrónico que corresponda. 

  4. Define el Asunto del correo electrónico.
  5. Escribe tu Plantilla de correo electrónico. Puedes insertar los atributos del empleado, los atributos de onboarding/offboarding y la foto de perfil en el correo seleccionándolos en el menú de Insertar variable en el correo. También puedes insertar una división de género si lo deseas. Más información en nuestro artículo sobre creación de plantillas de correo electrónico.
  6. Por último, sube cualquier archivo o archivos que quieras adjuntar al correo. El tamaño máximo de los archivos es de 256 MB. 
  7. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

2. Crear grupos

Los grupos de onboarding y offboarding se pueden usar para poner a un grupo específico de empleados a cargo de un paso de onboarding, o como destinatarios en el campo de Envío de correos electrónicos. Para crear un grupo:

  1. Ve a Ajustes > WORKFLOWS > Onboarding/offboarding y haz clic en Grupos.
  2. Escribe el nombre del nuevo grupo.
  3. Haz clic en +.
  4. En la columna de la izquierda, pulsa en el nombre de los empleados que quieras añadir. Aparecerán en la columna de la derecha. Fíltralos escribiendo un nombre, un apellido o un equipo para facilitar la búsqueda.
  5. Para eliminar a un empleado del grupo, basta con que vuelvas a hacer clic sobre su nombre y volverá a aparecer en la columna izquierda. Fíltralos escribiendo un nombre, un apellido o un equipo para facilitar la búsqueda.
  6. Por último, haz clic en Guardar cambios.

 

3. Crear y gestionar las plantillas de onboarding

Ahora ya puedes crear tu plantilla de onboarding a partir de los pasos creados previamente Además, puedes duplicar las plantillas de onboarding existentes, renombrarlas y editarlas.

  1. Ve a Ajustes > WORKFLOWS > Onboarding/offboarding y haz clic en Plantillas de onboarding. 
  2. Escribe el nombre de tu nueva plantilla de onboarding y pulsa en +.
  3. Haz clic en Añadir paso.
  4. En el primer menú desplegable, elige el paso que quieres añadir. Esta selección contiene todos los pasos que hayas creado previamente en la pestaña Pasos de onboarding.
  5. En el segundo menú desplegable, selecciona a la persona (o grupo) responsable. Puedes escoger entre el empleado al que se asignará la plantilla, su supervisor o cualquiera de los grupos de onboarding/offboarding y cualquier equipo de empleados.  
  6. Puedes determinar la fecha límite introduciendo un número de días respecto a la fecha de contratación (antes o después). Dicha fecha genera recordatorios y tareas como los que se describen aquí:

    Pasos de nivel general:
    Los responsables del paso de onboarding recibirán una primera notificación con las tareas pendientes por correo electrónico y una Tarea en el widget Tareas del panel y en su bandeja de entrada siete días antes de la fecha límite, así como una segunda notificación dos días antes. Además, los responsables del onboarding recibirán una notificación diaria con las tareas atrasadas.
    Envío de correo electrónico:
    Si en el paso de onboarding has seleccionado la opción En la fecha prevista, el envío se efectuará en la fecha indicada en el campo Fecha límite.

  7. Repite los pasos 3. a 6. para añadir tantos pasos de onboarding como necesites. 
  8. Pulsa en el icono de flecha a la izquierda de cada paso de onboarding de la lista para arrastrarlos y reordenarlos.
  9. Por último, haz clic en Guardar cambios.

En estos artículos del Centro de ayuda, Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de onboarding y Recomendaciones para la creación de pasos y plantillas de offboarding, encontrarás un resumen con las plantillas y pasos más comunes.

 

4. Activación de los flujos de trabajo de onboarding y offboarding

Flujo de trabajo de onboarding

En el perfil del empleado en cuestión, ve a la pestaña Onboarding y selecciona una de las plantillas de onboarding que se muestran. En esta pantalla aparecerán todas las plantillas de onboarding que se crearon anteriormente.

Una vez seleccionada la plantilla, podrás ver los pasos de onboarding que hay que completar junto con la fecha límite y el estado correspondientes. Si quieres que los empleados vean únicamente los pasos de los que son responsables, asegúrate de desactivar el permiso de acceso Ver en la sección Onboarding. Para obtener más información sobre los permisos de acceso, haz clic aquí.

Así es como se asignan las diferentes tareas a los responsables para que puedan ir trabajando en ellas. Además, a través del código de colores podrás seguir el progreso realizado en cada uno de los pasos. 

 

Flujo de trabajo de offboarding

A los empleados activos no se les pueden asignar plantillas de offboarding. La pestaña Offboarding solo aparecerá en el perfil del empleado cuando se haya introducido la finalización de la relación laboral en su perfil. 

Solo entonces podrás asignarle la plantilla de offboarding correspondiente. 

 

5. Gestiona tus flujos de trabajo a través del Centro de workflows

1. Resumen de los pasos de onboarding y offboarding 

A través del widget Workflows de tu panel de control podrás ver todos los pasos de onboarding y offboarding pendientes. Haz clic en el widget para acceder al Centro de workflows y ver un resumen de todos los pasos de onboarding y offboarding y, a continuación, en el botón Ver todos... para acceder a una lista más detallada.

 

2. Optimiza tus flujos de trabajo con integraciones

Para ver un resumen de todas las integraciones disponibles que pueden ayudarte a impulsar este flujo de trabajo, haz clic en el icono de relámpago situado en el widget de onboarding del Centro de workflows. Se te dirigirá a la página Integraciones del Marketplace de integraciones de Personio, donde podrás seleccionar y configurar tantas integraciones como necesites.

 

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