En este artículo te explicamos cómo desarrollar workflows de onboarding y offboarding. Para cada uno de ellos, tendrás que crear pasos, plantillas y grupos.

¿Qué ventajas tiene?

La creación de workflows de onboarding y offboarding es importante por las siguientes razones:

• Cuando utilices el Centro de workflows, podrás hacer un seguimiento de los workflows de onboarding y offboarding e identificar los cuellos de botella antes de que puedan provocar algún retraso.
• La creación de un proceso de onboarding automatizado garantiza que los nuevos empleados reciban la asistencia que necesitan en su recién adquirido puesto de trabajo y tengan a su alcance toda la información relevante.
• La automatización de las tareas de onboarding y offboarding permite recordar a todos los implicados qué acciones deben llevar a cabo y qué tareas deben completarse, lo que aumenta la eficiencia del proceso y ahorra tiempo.
• El uso de integraciones para potenciar tus workflows te permitirá optimizar aún más los procesos de onboarding y offboarding. Para ver un resumen de todas las integraciones disponibles que pueden ayudarte a impulsar tus workflows, haz clic en el icono del relámpago a la derecha del resumen de onboarding en el Centro de workflows.

Paso 1: Crear pasos de onboarding y offboarding

Consejo
Cuando crees los workflows de onboarding y offboarding en Personio, debes tener en mente los procesos ya existentes en la empresa y tratar de incorporarlos a dichos workflows, además de cualquier otro paso que pueda mejorarlos. Consulta nuestros artículos de mejores prácticas para encontrar algunos ejemplos de las plantillas y los pasos de onboarding y offboarding más habituales.

Para configurar los pasos de onboarding y offboarding, ve a Ajustes > Workflows > Onboarding y offboarding. Tanto en la pestaña de pasos de onboarding como en la de pasos de offboarding, encontrarás un campo en blanco a la izquierda con un icono de suma . Puedes crear dos tipos de pasos: un paso general y una acción de correo electrónico.

Paso general

Puedes configurar un paso general seleccionando un tipo de elemento o agregando varios tipos de elemento a dicho paso. Los tipos de elemento se explican con más detalle a continuación.

Envío del correo electrónico

Puedes configurar un correo electrónico para que se envíe en un momento determinado del workflow. Para configurar los parámetros de una acción de correo electrónico, sigue estos pasos:

1. Puedes elegir entre tres opciones de envío diferentes, tal como se muestra a continuación.

   Opción de envío	Detalles
   Enviar de forma manual	Los empleados a cargo recibirán un recordatorio para enviar el correo electrónico. Puedes definir el empleado o el grupo responsable de este paso al crear la plantilla de onboarding o de offboarding.
   En la fecha prevista	El correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha que definas en la plantilla de onboarding correspondiente.
   Cuando se completen los pasos previos	Personio generará el envío automático solo después de que se hayan marcado como completados todos los pasos previos de onboarding o de offboarding.

2. En el campo Remitente, selecciona qué empleado aparecerá como remitente del correo.
   Nota
   El correo electrónico mostrará la firma del correo electrónico establecida en Personio para el empleado seleccionado. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.
3. En el campo Destinatarios, selecciona quién va a recibir el correo electrónico. Puedes escoger entre los empleados que tienen que completar el paso, su supervisor o todos los empleados. También puedes seleccionar los empleados que formen parte de los grupos que hayas creado.

   Asegúrate de que al menos un destinatario que pertenezca al equipo de onboarding/offboarding o al equipo de empleados tenga un inicio de sesión activo. Esto significa que se debe cumplir uno de los siguientes criterios:
   ▶︎ Una dirección de correo electrónico válida
   ▶︎ Una cuenta activa
   ▶︎ Su estado de inicio de sesión es "unido" o "invitado"

   De lo contrario, el correo electrónico no se entregará correctamente y aparecerá un mensaje de advertencia en la página.

4. Selecciona el asunto del correo electrónico y escribe el contenido del correo en la plantilla del correo electrónico. Puedes usar el menú desplegable Insertar variable en correo electrónico para incluir los siguientes datos: atributos de empleado, atributos de onboarding y offboarding, foto de perfil, división de género. Sube los documentos que quieras adjuntar al correo electrónico. El tamaño máximo de los archivos es 256 MB.
5. Por último, pulsa en Guardar cambios.

Paso 2: Crear grupos de onboarding y offboarding

Consejo
Una vez que se asigna un grupo como responsable de un paso de onboarding, todos los empleados de ese grupo recibirán la notificación de la tarea en su panel de control. Sin embargo, solo uno de ellos tendrá que completar la tarea.

Los grupos de onboarding y offboarding son grupos de empleados asignados como responsables de un paso concreto de onboarding o de offboarding. También puedes definir este grupo de empleados como destinatarios de una acción de correo electrónico.

Para crear un grupo de onboarding o de offboarding, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > onboarding y offboarding.
2. Haz clic en la pestaña Grupos.
3. En Grupos, escribe el nombre que quieras ponerle al grupo en el campo en blanco y haz clic en el icono de suma .
4. El nombre del equipo aparecerá a la izquierda, junto con dos columnas. En la columna izquierda, haz clic en los nombres de los empleados que quieras agregar o utiliza el filtro para encontrarlos. Los nombres de los empleados seleccionados aparecerán en la columna derecha.
   Consejo
   Para eliminar a un empleado de un grupo, haz clic en su nombre en la columna derecha.
5. Por último, pulsa en Guardar cambios.

Paso 3: Crear plantillas de onboarding y offboarding

Consejo
También tienes la opción de duplicar las plantillas existentes, cambiarles el nombre y, finalmente, editarlas.

Ahora ya puedes generar una plantilla de onboarding o de offboarding mediante los pasos que acabas de crear. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Workflows > Onboarding y offboarding y haz clic en Plantillas de onboarding o en Plantillas de offboarding. 
2. Escribe el nombre de la nueva plantilla y haz clic en el icono de suma .
3. Haz clic en Agregar paso.
4. Selecciona el paso que quieres agregar, la persona, el grupo o el equipo responsable y la fecha límite. La fecha límite activa los recordatorios y las tareas de la siguiente manera:
   ▶︎ Para los pasos generales
   Siete días antes de la fecha límite, Personio envía el primer correo electrónico de notificación a todos los empleados responsables de completar el paso de onboarding correspondiente y crea una tarea en el widget Tareas en su panel de control y en su bandeja de entrada. Personio envía otra notificación dos días antes de la fecha límite. Si alguna tarea queda atrasada, los empleados responsables recibirán recordatorios diarios por correo electrónico.
   
   ▶ ︎Para las acciones de correo electrónico
   La fecha límite define la fecha de envío del correo electrónico cuando se establece la opción En la fecha prevista en el paso «Acción de correo electrónico de onboarding o de offboarding».
5. Haz clic en Agregar paso para añadir más pasos a la plantilla.
   Consejo
   Haz clic en el icono de la flecha situado a la izquierda de cada paso para arrastrar y cambiar el orden de los pasos.
6. Por último, haz clic en Guardar cambios.

Paso 4: Asignar plantillas

Plantillas de onboarding 

Consulta nuestro artículo Asignar y administrar plantillas de onboarding para descubrir cómo puedes asignar una plantilla de onboarding a un empleado determinado.

Plantillas de offboarding

A los empleados activos no se les pueden asignar plantillas de offboarding. La pestaña Offboarding solo aparecerá en el perfil del empleado una vez introducida la rescisión de la relación laboral en su perfil. Solo entonces podrás asignarle la plantilla de offboarding correspondiente.

Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: onboarding y offboarding antes pasar al siguiente paso.