Gestión de la nómina preliminar

 

En este artículo, encontrarás información sobre cómo gestionar todos los datos relevantes para el cálculo de la nómina preliminar y cómo generar un archivo de exportación en formato Excel. Las nóminas preliminares de Personio te serán de gran ayuda para el cálculo de las nóminas mensuales.

 

Procedimiento

  1. Accede directamente a la opción de menú Nómina.
  2. Comprueba todos los datos y sus modificaciones en la vista previa o en el archivo de exportación a Excel.
  3. Una vez generado el archivo de exportación a Excel, puedes aprobar la nómina y enviarla a tu departamento de Contabilidad o al departamento interno responsable.

Excepciones

  • Si los cambios realizados no aparecen en la exportación actual, actualiza estos cambios manualmente y compruébalos de nuevo en el archivo de exportación.
  • Si, una vez aprobada la nómina, no encuentras los cambios realizados, actualiza los datos manualmente. A continuación, genera una nueva exportación y envía de nuevo el archivo al departamento de Contabilidad.

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Vista previa

1. Tabla de vista previa

En la tabla de vista previa, podrás ver claramente todos los datos relevantes para el cálculo de la nómina de los empleados internos activos. En caso de que se hayan producido cambios en el mes anterior, el empleado correspondiente aparecerá en los primeros puestos de la tabla. Los nuevos empleados se identifican con un marcador verde al comienzo de la fila. Además, la fila correspondiente aparecerá resaltada en naranja.

Al hacer clic en el cambio correspondiente o en la línea naranja resaltada, se desplegará una sección en la parte derecha con contexto adicional sobre los cambios de datos realizados. De esta forma, ya no tendrás que ir al perfil del empleado para comprobar qué datos se han modificado. En esta sección desplegada podrás consultar además:

  • Una lista de los atributos modificados por empleado.
  • Los valores antiguos y nuevos.
  • La fecha de validez del nuevo valor introducido.
  • La fecha de modificación.

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Los empleados aparecen en la tabla si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

  • Al menos un día del período de facturación se encuentra entre la fecha de contratación y la fecha de rescisión.
  • El empleado recibe algún tipo de pago (incluidos los importes atrasados).
  • Se han modificado los atributos del empleado en el expediente desde que se aprobó la última nómina. En este caso, los atributos correspondientes deben haberse añadido como columnas en la nómina.

 

2. Hojas de cálculo separadas

Personio te permite mostrar los datos personales, los datos salariales y los períodos de ausencia en tres hojas de cálculo separadas tanto en la vista previa como en la exportación de Excel. En Ajustes > Salario y Nómina, podrás configurar la vista deseada.

 

3. Subempresas, grupos contables y períodos de facturación

 

Si gestionas varias subempresas en una cuenta de Personio, se generará una tabla de vista previa para cada una de ellas. Aquí podrás seleccionar los grupos contables y períodos de facturación que hayas definido para tu empresa o tus subempresas. Las nóminas se deben verificar y aprobar por separado para cada grupo contable y subempresa.

 

4. Personalizar las columnas de la tabla

Puedes añadir todos los atributos que desees a la exportación de la nómina. Haz clic en Personalizar las columnas de la tabla para acceder a los ajustes. Consulta los diferentes atributos de nómina disponibles y las mejores prácticas al respecto.

 

5. Exportar

Comprueba todos los datos en la tabla de vista previa y, a continuación, pulsa en Generar exportación. En caso de ser necesario, también podrás verificar los datos en el archivo de exportación después de la descarga.

Revisa y completa todas las aprobaciones de solicitudes pendientes antes de cerrar la nómina para poder realizar los cálculos correspondientes.

 

6. Aprobar nómina 

Para contabilizar la nómina y salir de la vista previa, pulsa el botón Aprobar nómina.

Una vez aprobada la nómina, no se podrá modificar la exportación generada ni la tabla de vista previa. Por tanto, te recomendamos que apruebes la nómina el último día del período de facturación. Si, después de haber aprobado la nómina, tienes que hacer cambios, genera una nueva exportación y envíala a tu departamento de Contabilidad o al departamento responsable.

 

7. Estado

La nómina pasa cada mes por dos estados:

Estado Descripción
En revisión En la fecha de pago de la nómina, se le asigna automáticamente el estado "en revisión". Entonces aparecerá una tarea pendiente en el panel y se podrán comprobar los datos correspondientes.
aprobada Se ha aprobado la nómina del mes correspondiente. 

 

8. Período de facturación

El período de facturación dependerá del grupo contable y es el período dentro del cual se totalizan las horas de asistencia y los días de ausencia del empleado. Los salarios fijos siempre se muestran mensualmente, independientemente del período de facturación.

 

9. Cambios marcados desde

Puedes ver fácilmente desde qué fecha se han producido los cambios. Todos los cambios desde la última nómina (o desde el último mes, si aún no se ha cerrado la nómina actual) se resaltan en naranja.

Recuerda que si apruebas la nómina antes de que termine el período de facturación actual, no se tendrán en cuenta correctamente los períodos de ausencia. Te recomendamos que apruebes la nómina el último día del período de facturación. Los nuevos cambios aparecerán destacados al inicio del siguiente mes.

 

  Visita nuestro blog para obtener más información sobre la preparación de la nómina preliminar.

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