Gestión de candidaturas en Personio

 

 

Si has contratado el plan Essential, en este artículo te explicamos cómo puedes gestionar de manera eficiente tus candidaturas después de haber configurado todos los ajustes pertinentes. 

Dependiendo de la opción que utilices, las candidaturas se pueden transferir a tu cuenta de Personio de diferentes maneras. Descubre cómo transferir candidaturas al módulo Reclutamiento de Personio.

 

Gestión de candidaturas con el plan Essential

Dentro de cada puesto de trabajo encontrarás todas las candidaturas presentadas. Las candidaturas recién recibidas se asignarán de manera predeterminada a la primera fase de reclutamiento de tu proceso de selección. Haz clic en el nombre del candidato para abrir su candidatura, navegar directamente por las diferentes pestañas y realizar las gestiones pertinentes.

Consejo: además, en función de los permisos de acceso que tengas concedidos, podrás acceder al perfil de tus candidatos utilizando la barra de búsqueda general que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

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Ten en cuenta que si un candidato se ha postulado para varios puestos (utilizando la misma dirección de correo electrónico), junto a su candidatura aparecerá un mensaje de advertencia. Encontrarás más información al respecto en el artículo Múltiples candidaturas de un mismo candidato.

  1. Comprobar los documentos adjuntos a la candidatura
    Revisa primero todos los documentos que acompañan a la candidatura y verifica si el candidato cumple los requisitos del puesto. Para ello, puedes ir a la sección Documentos de la pestaña Perfil o hacer clic en el botón Documentos de la candidatura Application-documents-icon_es.pngque se encuentra en la cabecera de la candidatura correspondiente. En el artículo Gestión de los documentos de los candidatos te explicamos cómo gestionar los documentos del candidato mediante las categorías de documentos, y cómo restringir los permisos de visualización y edición de los empleados.

  2. Completar los datos del perfil del candidato
    En la pestaña 
    Perfil, podrás rellenar todos los datos del candidato que figuran en los documentos de la candidatura. Es importante que introduzcas el género del candidato, ya que en función de ello se usará una u otra variable de género en las plantillas de oferta y de correo electrónico. Encontrarás más información al respecto en el artículo Paso 2: Configurar la comunicación por correo electrónico con los candidatos

    Ten en cuenta que para poder ver los atributos del candidato, tendrás que tener asignados los permisos de acceso pertinentes.

    Tan pronto como se haya subido un documento para el candidato, este aparecerá en la vista previa. Haz clic en el icono del lápiz para subir más documentos, cambiar la categoría asignada o eliminar un documento. También podrás subir varios documentos haciendo clic con el ratón sobre el recuadro, o arrastrando y soltando los archivos correspondientes. En el artículo Gestión de los documentos de los candidatos encontrarás más información sobre la gestión de los documentos del candidato y la asignación de los permisos de acceso correspondientes. 

  3. Añadir etiquetas
    Si es necesario, añade etiquetas a los candidatos haciendo clic en Añadir etiqueta
    . Esto te permite resaltar, por ejemplo, las recomendaciones realizadas por otros empleados sobre el candidato e identificar posteriormente en la lista de la pestaña Candidaturas a los diferentes grupos de candidatos durante el resto del proceso de selección.

  4. Transferir de fase a los candidatos
    Si el candidato cumple los requisitos básicos, el siguiente paso del proceso es enviarle una invitación para realizar una entrevista telefónica. Para ello, debes transferir al candidato a la fase de reclutamiento correspondiente. Encontrarás más información sobre la configuración de fases y categorías en el artículo Paso 1: Configurar fases y categorías.

  5. Asignar el candidato a otro puesto
    Si el candidato es más adecuado para otro puesto o se ha postulado para más de una vacante, haz clic en el
    botón de accionesAction-Menu_es.png y selecciona Asignar a otro puesto. A continuación, en el menú desplegable, se abrirá la lista de puestos junto con sus respectivas categorías y oficinas, donde podrás seleccionar el nombre del puesto correspondiente. Esta reasignación quedará reflejada en la pestaña Resumen de la candidatura.

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  6. Programar entrevistas
    A través de la pestaña Entrevistas puedes crear entrevistas en función de la fase de reclutamiento en que se encuentre el candidato.
    La forma de programar las entrevistas dependerá de si tienes activada o no una integración de calendario con Cronofy. Encontrarás más información en los artículos Programación de entrevistas con un calendario integrado y Cómo programar entrevistas sin usar una integración de calendario.

  7. Enviar mensajes
    A continuación, invita al candidato a la entrevista desde la pestaña Entrevistas haciendo clic en Enviar invitación al candidato. La invitación creará automáticamente un evento en el calendario del candidato. A través de la pestaña Mensajes, también podrás comunicarte con el candidato
    y acceder a su historial de mensajes. Encontrarás más información en el artículo Enviar mensajes de reclutamiento

  8. Respuesta del candidato
    En cuanto se reciba una respuesta del candidato, aparecerá un punto azul junto a su nombre en la lista de candidaturas. Además, si se han definido los ajustes correspondientes en los roles de reclutamiento, también se te notificarán los mensajes entrantes por correo electrónico. Recuerda que también puedes utilizar los roles de reclutamiento para definir el acceso a los documentos del candidato que se envían o reciben a través de la pestaña Mensajes.

    Ten en cuenta que en caso de haberle asignado un mensaje al candidato incorrecto, podrás reasignarlo manualmente haciendo clic en el botón de acciones Recruiting-messages-reassign_es.png y luego en Asignar, y el mensaje conservará su estado original.

  9. Solicitar y proporcionar feedback
    Utiliza la pestaña Evaluaciones para pedir a un compañero que comparta sus impresiones sobre un candidato de manera formal rellenando un formulario de evaluación, y la pestaña Comentarios para compartir comentarios informales sobre el candidato.

    Ten en cuenta que las solicitudes de revisión abiertas se cerrarán automáticamente y se eliminarán del panel del evaluador una vez que el candidato haya sido aceptado. Ten en cuenta también que, al tratarse de un proceso automático, el evaluador no recibirá ninguna notificación por correo electrónico.

  10. Programar entrevistas adicionales
    Si la respuesta del supervisor es positiva, sigue los pasos anteriores para programar otra entrevista, enviar los mensajes correspondientes, pasar de fase al candidato y concertar finalmente una entrevista personal.

  11. Descartar
    Si los comentarios sobre el candidato son negativos, o si el candidato ya no tiene interés en el puesto, podrás descartarlo en cualquier momento pulsando el botón Descartar, independientemente de cuál sea tu proceso de selección. Encontrarás más información al respecto en el artículo Descarte de candidaturas durante el proceso de selección. No te olvides de marcar la casilla "Anonimizar datos personales del candidato" si este ha solicitado expresamente la eliminación inmediata de todos sus datos personales.

    Ten en cuenta que tanto la eliminación como la anonimización de los datos del candidato son irreversibles. Los datos ya no se podrán recuperar, pero sí se conservarán de forma anónima para la elaboración de informes. Encontrarás más información al respecto en el artículo Cómo anonimizar y eliminar los datos de los candidatos.

  12. Base de talentos
    Opcionalmente, puedes incluir al candidato en tu base de talentos. Para ello, crea una categoría adicional y transfiere al candidato a esa categoría.

  13. Crear ofertas
    Si el candidato te ha convencido durante el proceso de selección, puedes crear una oferta directamente en Personio y enviársela al candidato.

  14. Aceptar candidatos
    Para aceptar a un candidato, tienes dos opciones:

    ▶︎ La primera es hacer una oferta al candidato y, una vez que la haya aceptado, convertirlo en un nuevo empleado en Personio. Para ello, ve a la pestaña Oferta y haz clic en Oferta aceptada. El perfil del empleado permanecerá vinculado a la candidatura y se le asignará inicialmente el estado Onboarding. Descubre qué atributos se transfieren del perfil del candidato al perfil del empleado.

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    ▶︎ La segunda es aceptar al candidato sin enviarle una oferta previa. Para ello, transfiere manualmente al candidato a la fase Aceptado.

  15. Descarte en bloque
    Una vez que has encontrado al candidato idóneo para cubrir la vacante, puedes rechazar al resto de candidatos simultáneamente.  Para ello, ve a Reclutamiento > Candidaturas  y selecciona los candidatos que quieres contactar marcando las casillas junto a sus nombres. A continuación, pulsa en Acciones y selecciona la opción Descartar. En el menú modal podrás especificar si la candidatura se ha retirado o ha sido rechazada e indicar además por qué razón. Encontrarás más información al respecto en el artículo sobre cómo enviar correos electrónicos masivos de rechazo.

  16. Cancelar la publicación del puesto vacante
    Por último, accede al modo de edición del puesto publicado para cancelar la publicación y dejar de recibir candidaturas para ese puesto. En el artículo sobre ¿Cómo promocionar ofertas de empleo? encontrarás más información al respecto.

 

Funciones adicionales del plan Professional

▶︎ Programación de entrevistas
Si has contratado el plan Professional, al programar entrevistas, también tendrás la opción de incluir un formulario de evaluación para recibir posteriormente comentarios de todos los participantes sobre el candidato. Encontrarás más información al respecto en el artículo Paso 4: Creación de formularios de evaluación.

▶︎ Asignar plantillas de onboarding
Una vez que has seleccionado a un candidato, puedes asignarle una plantilla de onboarding para facilitar su integración en la empresa a través de una serie de procesos previamente establecidos. Encontrarás más información al respecto en el artículo sobre cómo crear y asignar plantillas de onboarding
.

 

Funciones adicionales con el complemento Productivity Plus

▶︎ Enviar mensajes usando plantillas de correo electrónico
Si quieres enviar un correo electrónico a los candidatos, por ejemplo para invitarlos a una entrevista, puedes utilizar plantillas de correo electrónico además de la función de correo electrónico convencional. También podrás utilizar estas plantillas para enviar correos electrónicos masivos de rechazo. Descubre cómo crear plantillas de correo electrónico.

▶︎ Crear ofertas utilizando plantillas de documentos
Crea una oferta con un documento contractual haciendo clic en Oferta y seleccionando la plantilla correspondiente. En los artículos Cómo configurar categorías de documentos y añadir plantillas y Cómo crear una oferta con un documento contractual encontrarás más información al respecto.

 

Funciones adicionales con el complemento Automation Plus

▶︎ Programar el envío de correos electrónicos
Si quieres enviar un correo electrónico a un candidato, por ejemplo para invitarlo a una entrevista, puedes programar el envío para más tarde y especificar qué día y a qué hora se enviará el correo. Esta función también está disponible si seleccionas a varios candidatos a la vez. En el artículo Enviar mensajes de reclutamiento encontrarás más información al respecto.

 

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