El proceso de solicitud de empleo en Personio

 

Si has contratado el plan Essential, en este artículo te explicamos cómo puedes gestionar de manera eficiente tu proceso de solicitud de empleo desde la recepción de una candidatura hasta la contratación del candidato después de haber realizado todos los ajustes pertinentes.

  

Recepción de candidaturas

Dependiendo de la opción que utilices, las solicitudes pueden transferirse a tu cuenta de Personio de diferentes maneras. Para obtener más información, haz clic aquí.

 

Gestión de candidaturas

Dentro de cada oferta de empleo, encontrarás todos los perfiles de los candidatos y las candidaturas recién recibidas se asignarán de manera predeterminada a la primera fase de reclutamiento de tu proceso de solicitud. Haz clic en el nombre del candidato para abrir su perfil y navegar directamente por las diferentes pestañas y funciones para realizar las gestiones pertinentes.

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  • Comprobar los documentos adjuntos a la candidatura: revisa primero todos los documentos que acompañan a la solicitud de empleo y verifica si el candidato cumple los requisitos de la vacante. Para ello, puedes ir a la sección Documentos de la pestaña Perfil o hacer clic en el botón Documentos del candidato que se encuentra en el encabezado del perfil correspondiente.

  • Añadir datos al perfil del candidato: en la pestaña Perfil, añade cualquier otra información sobre el candidato que aparezca en la documentación de la solicitud de empleo. Aquí es importante que especifiques su género para poder utilizar correctamente las variables de género en las plantillas de oferta y de correo electrónico. Encontrarás más información aquí.

  • Añadir etiquetas: si es necesario, añade etiquetas a los candidatos haciendo clic en Añadir etiqueta. Esto te permite resaltar, por ejemplo, las recomendaciones realizadas por otros empleados sobre el candidato e identificar posteriormente en la lista de la pestaña Solicitudes a los diferentes grupos de candidatos durante el resto del proceso de selección.

  • Transferir de fase a los candidatos: si el candidato cumple los requisitos básicos, el siguiente paso del proceso es enviarle una invitación para realizar una entrevista telefónica. Para ello, debes transferir al candidato a la fase de reclutamiento correspondiente. Encontrarás más información sobre cómo crear fases de reclutamiento en Personio aquí.

  • Reasignar al candidato a otro puesto: si el candidato es más adecuado para otro puesto o se ha postulado para más de una vacante, haz clic en el botón de los tres puntos y selecciona Asignar a otro puesto. A continuación, en el menú desplegable, aparecerá la lista de puestos junto con sus respectivas categorías y oficinas, donde podrás seleccionar la vacante correspondiente. La reasignación se mostrará en la pestaña Resumen del perfil del candidato.

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  • Programar entrevistas: a través de la pestaña Entrevistas puedes añadir entrevistas en función de la fase de reclutamiento en que se encuentre el candidato. Si has activado la opción correspondiente en los ajustes de reclutamiento, todos los participantes recibirán por correo electrónico una invitación a la entrevista. Para saber cómo crear y programar entrevistas en Personio, haz clic aquí.

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  • Enviar mensajes: a continuación, invita al candidato a la entrevista por correo electrónico desde la pestaña Mensajes. Desde aquí podrás acceder también al historial de mensajes del candidato. Para obtener más información sobre la configuración del correo electrónico, haz clic aquí.

  • Respuesta del candidato: en cuanto se recibe una respuesta del candidato, aparecerá un punto azul junto a su nombre. Además, si se han definido los ajustes pertinentes en los roles de reclutamiento, también se te notificarán los mensajes entrantes por correo electrónico.

    En caso de que los mensajes se hayan asignado por error al candidato que no era, podrás reasignarlos manualmente a otro perfil de candidato utilizando el botón de los tres puntos y el mensaje conservará su estado original.

  • Solicitar revisión: mediante el botón Solicitar revisión puedes consultar la opinión de un compañero sobre un candidato o, por ejemplo, pedirle que eche un vistazo a su currículum con antelación. A continuación, encontrarás todos los comentarios sobre el candidato en la pestaña Comentarios. Otra opción es pedir que se complete un formulario de evaluación sobre el candidato. En este caso, los resultados aparecerían en la pestaña Evaluaciones.

Las solicitudes de revisión abiertas se cerrarán automáticamente y se eliminarán del panel del evaluador una vez que el candidato haya sido aceptado.  Ten en cuenta que, al tratarse de un proceso automático, el evaluador no recibirá ninguna notificación por correo electrónico.

  • Programar entrevistas adicionales: si la respuesta del supervisor es positiva, sigue los pasos anteriores para programar otra entrevista, enviar los mensajes correspondientes, pasar de fase al candidato y concertar finalmente una entrevista personal.

  • Rechazar: si los comentarios sobre el candidato son negativos, podrás rechazarlo en cualquier momento pulsando el botón Rechazar, independientemente de cuál sea tu proceso de solicitud de empleo. Encontrarás más información al respecto aquí. No te olvides de marcar la casilla "Anonimizar datos personales del candidato" si este ha solicitado expresamente la eliminación inmediata de todos sus datos personales.

Ten en cuenta que la anonimización de los datos del candidato es irreversible. Los datos ya no se podrán recuperar, pero sí se conservarán de forma anónima para la elaboración de informes.

  • Base de talentos: opcionalmente, puedes incluir al candidato en tu base de talentos. Para ello, crea una fase adicional y transfiere al candidato a esa fase.

  • Crear ofertas: si el candidato te ha convencido durante el proceso de selección, puedes hacerle una oferta en el paso siguiente. Para ello, introduce todos los datos pertinentes en la pestaña Oferta y envíala directamente al candidato por correo electrónico. 

  • Aceptar candidatos: para aceptar a un candidato, tienes dos opciones:
    • La primera es realizar una oferta al candidato y, una vez que la haya aceptado, convertirlo en un nuevo empleado en Personio. Para ello, ve a la pestaña Oferta y haz clic en Oferta aceptada.
    • A continuación, tienes la opción de cerrar la vacante, archivarla o dejarla abierta. Si la cierras, al hacer clic en Ver detalles del puesto, podrás comprobar que el estado ha cambiado. Toda la información de la pestaña Oferta, así como todos los documentos, se almacenarán automáticamente en el perfil del empleado y se podrán editar fácilmente. El perfil del empleado permanecerá vinculado al perfil del candidato y se le asignará inicialmente el estado Incorporación.

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    • La segunda es aceptar al candidato sin enviarle una oferta previa. Para ello, transfiere manualmente al candidato a la fase Aceptado y todos sus datos y documentos se transferirán automáticamente a su perfil de empleado. 
  • Rechazo en bloque: una vez que has encontrado al candidato idóneo para cubrir la vacante, puedes rechazar al resto de candidatos simultáneamente desde la lista de candidatos de la pestaña Solicitudes. Para ello, ve a Reclutamiento > Solicitudes, marca las casillas de los candidatos que quieres rechazar y pulsa en Acciones. Selecciona la opción Rechazar > El candidato ha sido rechazado, no es adecuado y, a continuación, podrás decidir si quieres enviar un correo electrónico de rechazo a los candidatos marcando la casilla correspondiente. Utiliza marcadores de posición y variables de género para personalizar el correo electrónico de rechazo. Una vez completado el proceso, los candidatos pasarán automáticamente a la fase Rechazado.
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  • Cancelar la publicación de la oferta de empleo: por último, accede al modo de edición de la oferta de empleo para cancelar la publicación y dejar de recibir candidaturas para ese puesto. Descubre cómo gestionar las ofertas de empleo aquí.

Además, en función de los permisos de acceso que tengas concedidos, podrás acceder al perfil de tus candidatos en Personio en cualquier momento utilizando la barra de búsqueda general que se encuentra en la parte superior de la pantalla.


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Para que los responsables del reclutamiento puedan aprender rápidamente a trabajar con Personio, puedes descargar nuestro Manual para reclutadores y ponerlo a disposición de tus empleados. Este manual proporciona instrucciones claras sobre cómo pueden utilizar de manera óptima la herramienta de gestión de candidatos de Personio en su día a día (en su redacción se ha empleado el género masculino por razones de legibilidad).

 

Funciones del plan Professional 

 

  • Programación de entrevistas: si has contratado el plan Professional, al programar entrevistas, también tendrás la opción de incluir un formulario de evaluación para recibir posteriormente comentarios de todos los participantes sobre el candidato. Encontrarás más información sobre la creación de formularios de evaluación aquí
  • Asignar plantillas de incorporación: una vez que has seleccionado a un candidato, puedes asignarle una plantilla de incorporación para facilitar su integración en la empresa a través de una serie de procesos previamente establecidos. Para saber cómo crear y asignar plantillas de incorporación, haz clic aquí.

 

Funciones con el complemento Productivity Plus

 

  • Enviar mensajes usando plantillas de correo electrónico: si quieres enviar un correo electrónico a los candidatos, por ejemplo para invitarlos a una entrevista, puedes utilizar plantillas de correo electrónico además de la función de correo electrónico convencional. Para ello ve a la pestaña Mensajes y haz clic en Seleccionar plantilla... para elegir entre las plantillas de correo electrónico que hayas configurado en Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico. Además, también podrás utilizar estas plantillas de correo electrónico para rechazar en bloque a varios candidatos a la vez. Consulta el punto anterior sobre Rechazos en bloque para descubrir cómo hacerlo.
  • Crear ofertas utilizando plantillas de documentos: crea una oferta con un documento contractual haciendo clic en Oferta y seleccionando la plantilla correspondiente. Para saber cómo hacer ofertas a los candidatos, haz clic aquí.

 

Funciones con el complemento Automation Plus

 

  • Programar el envío de correos electrónicos: si quieres enviar un correo electrónico a un candidato, por ejemplo para invitarlo a una entrevista, puedes programar el envío para más tarde y especificar qué día y a qué hora se enviará el correo. Esta función también está disponible si seleccionas a varios candidatos a la vez. 

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