Paso 2: Configurar la comunicación por correo electrónico con los candidatos

En este artículo aprenderás cómo configurar las comunicaciones por correo electrónico para selección de personal. Esto te permite ponerte en contacto con los candidatos directamente desde Personio y usar plantillas de correo electrónico para una mayor eficiencia. 

 

¿Qué implica la comunicación con candidatos por correo electrónico en Personio?

Con Personio, podrás recibir mensajes de los candidatos a través de una bandeja de entrada de reclutamiento personal, y enviarles correos electrónicos directamente desde tu cuenta de Personio. La comunicación se establece a través de dos puntos que se pueden configurar por separado:

  1. Reenvío automático de los correos de los candidatos desde el correo electrónico de reclutamiento de tu propia empresa o filial a la dirección de correo electrónico de selección de personal para empresas de Personio myaccount-jobs@m.personio.de. ► Para ello, tendrás que configurar una redirección en la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa para recibir todas las candidaturas en Personio y poder gestionar fácilmente las comunicaciones con los candidatos.
  2. Envío de correos electrónicos de selección de personal desde Personio utilizando la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa o filial como remitente. ► Para ello, tendrás que configurar la dirección de correo electrónico personalizada del remitente y un Protocolo Simple de Transferencia de Correo (SMTP). 

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Para garantizar un proceso de comunicación eficaz, te recomendamos configurar tanto la redirección de correo electrónico a Personio (para las comunicaciones entrantes) como los ajustes de SMTP (para las comunicaciones salientes). No obstante, si lo prefieres puedes configurar únicamente la redirección.

 

Configurar una redirección para recibir los correos electrónicos de candidatos en Personio 

Para recibir solicitudes por correo electrónico y mensajes de candidatos directamente en mensajes no asignados o en el perfil del candidato en la sección de reclutamiento, tienes que configurar una redirección. Esta redirección envía correos electrónicos entrantes desde la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa a la dirección de correo electrónico de selección de personal de Personio para tu empresa.

Encontrarás tu dirección de correo electrónico de selección de personal de Personio en Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > General > Configuración del correo electrónico de selección de personal. Todos los mensajes salientes se enviarán por defecto desde esta dirección de correo electrónico, y todos los mensajes recibidos en este buzón se mostrarán en tu cuenta de Personio.

Settings-Recruiting-General-Recruiting-Email_es.png

Para recibir correos electrónicos de candidatos enviados al buzón de reclutamiento de tu empresa en Personio, sigue estos pasos: 

  1. Ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General > Configuración del correo electrónico de selección de personal.
  2. Anota la dirección de correo de selección de personal de la empresa para tu cuenta y configura una redirección de correo electrónico desde el servidor de correo electrónico de tu empresa.

    Es importante tener en cuenta que el encabezado original del correo electrónico también se transfiere y que se guarda una copia en tu propio servidor de correo. Si tienes dudas con respecto a la configuración de los ajustes, consulta al departamento informático de tu empresa.

  3. Ve a Nombre del remitente para definir quién se mostrará como remitente de los correos electrónicos: si el empleado que haya iniciado sesión en un momento dado (Ajustes > Organización > Empresa) o el nombre de la empresa. 

Puedes comprobar si el redireccionamiento está configurado correctamente siguiendo los pasos descritos en 1. Configurar la dirección de correo electrónico del remitente.

 

Configurar los ajustes de SMTP para correos electrónicos salientes desde tu dirección

Para que la comunicación con tus candidatos sea aún más eficiente y transparente, tienes la opción de gestionarla completamente a través de Personio utilizando la dirección de correo electrónico de tu empresa. En el caso de empresas con varias filiales, podrás guardar una dirección de correo electrónico para la empresa matriz, y una dirección de correo electrónico para cada una de las filiales.

Te recomendamos que tu departamento informático participe en la configuración de los ajustes de SMTP.

 

1. Configurar la dirección de correo electrónico personalizada del remitente

Almacena la dirección de correo electrónico de selección de personal de tu empresa o filial a la que los candidatos deben enviar sus solicitudes. Para hacerlo, sigue estos pasos:

settings-recruiting-user-defined-address_es.png

  1. Ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General > Configuración del correo electrónico de selección de personal y haz clic en Modificar.
  2. En el campo ¿Utilizar una dirección de correo electrónico personalizada? selecciona . Guarda la dirección de correo electrónico requerida en el campo Dirección de correo electrónico personalizada para la empresa matriz o para una de las filiales.
  3. Una vez guardada la dirección, haz clic en Enviar correo de prueba. Personio enviará un correo electrónico de prueba y verificará si funciona la redirección de correos de tu servidor al correo electrónico de selección de personal de la empresa. Si la redirección se ha configurado correctamente (consulta Configurar una redirección para recibir los correos electrónicos de los candidatos), el correo electrónico de prueba (y las siguientes solicitudes) llegarán automáticamente a Mensajes no asignados

 

2. Establecer la conexión al servidor SMTP

En el siguiente paso, guarda los ajustes de SMTP (de la empresa matriz o filial elegidas) para poder enviar mensajes salientes desde Personio utilizando la propia dirección de correo electrónico de tu empresa.

Si no configuras los ajustes de SMTP, tus mensajes se enviarán a través de la dirección de correo electrónico de selección de personal de Personio (aquí: nombredecuenta@m.personio.de). Si tu servidor SMTP solo permite el envío de ciertas direcciones IP registradas en el sistema, incluye en la lista de "IP amigas" nuestras direcciones IP de reclutamiento 3.121.59.239/32, 3.65.146.216/32 y 18.158.122.164/32 para asegurarte de que todo funcione sin problemas.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

settings-recruiting-smtp-settings_de.png

  1. Ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General > Configuración de correo electrónico de selección de personal > ¿Utilizar una dirección de correo electrónico personalizada? Sí > ¿Usar para enviar correos electrónicos? y selecciona para abrir los Ajustes de SMTP.
  2. Introduce la información para Nombre del servidor, Puerto, Cifrado, Cuenta y Contraseña y haz clic en Guardar.

    Asegúrate de que el nombre de usuario que introduces sea la dirección de correo electrónico que hayas establecido como tu dirección de correo electrónico personalizada. Gracias a los ajustes de SMTP, los correos electrónicos mandados desde Personio se enviarán al candidato a través de tu servidor interno. Haz clic aquí para obtener información técnica más detallada sobre la configuración de SMTP para diferentes proveedores.

  3. Haz clic en el botón Comprobar conexión para verificar que los ajustes de SMTP se han configurado correctamente.  En caso de no poder establecer una conexión con tu servidor SMTP, recibirás un mensaje de error que podrás reenviar a tu departamento interno de TI para que identifiquen el error de configuración. 

Si has configurado direcciones de correo electrónico para las filiales, define a qué filial pertenece cada puesto en los detalles del puesto. De este modo, todos los mensajes que se envíen al candidato tendrán como remitente la dirección de correo electrónico que hayas definido en los Ajustes de SMTP de la filial. Para más información, consulta el artículo Configura las direcciones de correo electrónico de las subempresas.

 

Últimos detalles sobre la comunicación con los candidatos

Para ultimar la configuración del módulo de reclutamiento de Personio, te recomendamos que configures plantillas de correo electrónico para que la comunicación con los candidatos sea más eficaz y estandarizada.  Asegúrate también de que todos los empleados que participen en el proceso de selección tengan configurada una firma de correo electrónico adecuada en su perfil de Personio. Una vez que todo esté configurado, ya puedes iniciar la comunicación con los candidatos. Obtén más información sobre cómo administrar los mensajes de reclutamiento y descubre por qué recibes ciertos mensajes en Mensajes no asignados.

 

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