Paso 2: Configuración de los ajustes de correo electrónico

 

En este artículo te enseñaremos a configurar los ajustes del correo electrónico de reclutamiento y a guardar plantillas personalizadas para tus correos. Esto, además de ahorrarte tiempo, te permitirá establecer un proceso de solicitud de empleo uniforme para toda la empresa.

 

Configuración del correo electrónico

Personio te permite recibir mensajes de los candidatos en tu bandeja de entrada de reclutamiento personal y enviarles correos electrónicos directamente desde tu cuenta.

Además, podrás redireccionar automáticamente el correo de reclutamiento de tu empresa a tucuenta-jobs@m.personio.de para recibir todos los correos electrónicos de los candidatos en tu bandeja de entrada de Personio.

Para utilizar el correo electrónico de reclutamiento de tu empresa como remitente de los correos salientes, deberás configurar los ajustes del SMTP. Es posible almacenar diferentes direcciones de correo electrónico para las distintas subcontratas. En este enlace encontrarás más información. 

Ten en cuenta que el tamaño máximo para los archivos de los correos entrantes y salientes de la dirección de correo electrónico de reclutamiento de la empresa es de 10 MB.

recruiting-smtp-setup_es.png

 

    1. En Ajustes > Reclutamiento > General > Configuración del correo electrónico de selección de personal, encontrarás tu dirección de correo electrónico de reclutamiento de empresa. Por defecto, todos los mensajes salientes se enviarán desde esta dirección. Asimismo, todos los mensajes que lleguen a esta bandeja de entrada aparecerán en tu cuenta de Personio.
    2. Si quieres utilizar el correo de reclutamiento de tu empresa para las comunicaciones con los candidatos, ve a ¿Usar una dirección de correo electrónico diferente? > Dirección de correo electrónico personalizada e introduce la dirección correspondiente. Para ello, configura en tu propio servidor de correo el redireccionamiento automático a tu bandeja de entrada de Personio. Es importante tener en cuenta que el encabezado original del correo electrónico también se transfiere al tiempo que se guarda una copia en tu propio servidor de correo. Si tienes dudas con respecto a la configuración de los ajustes, consulta al departamento informático de tu empresa.

      settings-recruiting-mail-address_es.png
    3. En el campo Nombre del remitente, especifica si quieres que aparezca el nombre del empleado conectado o el de la empresa.
    4. Finalmente enlaza Personio con el servidor SMTP de tu empresa para asegurar que los correos salientes se envíen a través de tu propio correo de reclutamiento y no desde "tucuenta-jobs@m.personio.de". Para ello, configura los datos de conexión SMTP pertinentes en Ajustes > Reclutamiento > General > Ajustes de reclutamiento > Usar una dirección de correo electrónico diferente > Tus dominios > Ajustes de SMTP. Encontrarás más información sobre los ajustes de SMTP en este artículo y aquí.

Creación de las plantillas de correo electrónico

 

Una vez configurada la bandeja de entrada, podrás crear todas las plantillas de correo electrónico personalizadas que quieras para enviar respuestas automáticas, descartar a los candidatos que se hayan postulado o concertar entrevistas con ellos.

Ve a Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico y crea todas las plantillas de correo electrónico que quieras haciendo clic en Añadir nueva plantilla. A continuación, pincha en Editar para modificar el asunto y el contenido del correo. Para personalizar las comunicaciones con los candidatos, puedes utilizar marcadores de posición y variables de género:

  • Marcadores de posición: al seleccionar una plantilla, los marcadores de posición (p. ej., el nombre y los apellidos del candidato o el puesto vacante) se rellenan automáticamente con los datos del candidato correspondiente.
  • Variable de género: si se ha definido el género del candidato en Personio, podrás aplicar automáticamente las distinciones de género en tus correos electrónicos. El género que se aplica por defecto es el masculino.

También puedes adjuntar documentos a la plantilla, como por ejemplo un mapa del lugar o documentos adicionales para los candidatos.

En este enlace encontrarás algunos ejemplos de plantillas de correo electrónico que te resultarán muy útiles.

settings-recruiting-e-mail_es.png

Recuerda que Personio no guarda automáticamente el género del candidato al recibir una candidatura, por lo que te recomendamos que utilices siempre un lenguaje inclusivo cuando redactes la confirmación de recibo.

Por último, puedes crear respuestas automáticas para cada categoría de reclutamiento a través de la pestaña Categorías. Para ello, haz clic en Editar y define si se enviará una confirmación de recibo automática para las candidaturas recibidas a través de la herramienta en línea y/o por correo electrónico. Selecciona una plantilla y un remitente, y comprueba que el remitente seleccionado tiene configurada una firma en Personio.

settings-recruiting-categories_es.png

 

Envío de correos electrónicos

En el área de Reclutamiento del menú principal, en la pestaña Mensajes del perfil del candidato correspondiente, podrás seleccionar ahora las plantillas de correo creadas anteriormente. También tienes la posibilidad de adjuntar documentos adicionales. Para ello, solo tienes que arrastrar y soltar el documento que quieras añadir en el recuadro correspondiente o seleccionar un documento reciente disponible. Al hacer clic en el nombre del archivo, se abrirá la vista previa en una nueva pestaña del navegador. Y si no quieres enviar el correo en el momento, también puedes programar el envío para más tarde. Junto a la imagen de perfil, se puede ver desde qué dirección de correo electrónico se enviará el mensaje al candidato. Esto se configura en los ajustes de reclutamiento de la subcontrata que se haya especificado en los detalles del puesto de la vacante correspondiente. 

Recuerda que puedes configurar los permisos de acceso a los documentos del candidato que envíes o recibas a través de la pestaña Mensajes utilizando los roles de reclutamiento. Te recomendamos que utilices estos permisos para definir qué empleados pueden ver o editar las diferentes categorías de documentos. 

recruiting-candidate-message_es.png

Podrás enviar correos electrónicos a varios candidatos al mismo tiempo a través de la pestaña Candidaturas del área de Reclutamiento.

 

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