Paso 2: Configuración de los ajustes de correo electrónico

 

En este artículo te enseñaremos a configurar los ajustes del correo electrónico de reclutamiento y a guardar plantillas personalizadas para tus correos. Esto, además de ahorrarte tiempo, te permitirá establecer un proceso de solicitud de empleo uniforme para toda la empresa.

 

Receiving and Sending Recruiting Emails

Personio te permite recibir mensajes de los candidatos en tu bandeja de entrada de reclutamiento personal y enviarles correos electrónicos directamente desde tu cuenta.

recruiting-smtp-setup_es.png

When candidates send emails to your company's recruiting address, you can forward them directly to your Personio mailbox through automatic redirection to myaccount-jobs@m.personio.de.

In order to use the email address for your company's recruiting mailbox as the sender address for outgoing emails, you can additionally enter your SMTP settings. You can store different email addresses for different sub-companies. Click here for more information. 

Please note that the maximum file size for incoming and outgoing emails via the Company's recruiting email address in Prsonio is 10MB.

 

Receiving Candidate Emails via Redirection

You'll find your Company recruiting email address in Personio under Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings. All outgoing messages will be sent from this email address by default, and all messages received in this mailbox will be shown in your Personio account. To receive candidate emails sent to your company's recruiting mailbox in Personio, follow these steps: 

    1. Navigate to Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings.
    2. Note the Company recruiting email address for your account and set up an email redirection from your company's email server. Make sure that the original header of the email is also transmitted and a copy stored on your company email server. If you are unsure about the required settings, please contact your IT department.settings-recruiting-mail-address_es.png
    3.  

 

Sending Emails from your Company's Recruiting Address

To send outgoing emails to candidates from your company's recruiting mailbox instead of from "myaccount-jobs@m.personio.de," you need to create a connection between Personio and your company's SMTP server. 

 

To do this, navigate to Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings > Use custom email address? Yes > Your domains > SMTP settings. For more details about setting up an SMTP connection, please refer to this article and the information provided here.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sending Recruiting Emails

Via the recruiting area in the main menu, go to the candidate profile and to Messages, where you can now select an email template. You can also attach documents. Either drag & drop to add a new document, or use an available document that has previously been sent. Click on the document name to open a preview of it in a separate browser tab. You can also schedule a date and time when the email will be sent. Next to the avatar, you'll see the email address from which the message to the candidate will be sent. This setting is made in the Recruiting settings for the sub-company stored in the position details for the respective position. 

Recuerda que puedes configurar los permisos de acceso a los documentos del candidato que envíes o recibas a través de la pestaña Mensajes utilizando los roles de reclutamiento. Te recomendamos que utilices estos permisos para definir qué empleados pueden ver o editar las diferentes categorías de documentos. 

recruiting-candidate-message_es.png

Podrás enviar correos electrónicos a varios candidatos al mismo tiempo a través de la pestaña Candidaturas del área de Reclutamiento.

 

 

Creación de las plantillas de correo electrónico

 

Una vez configurada la bandeja de entrada, podrás crear todas las plantillas de correo electrónico personalizadas que quieras para enviar respuestas automáticas, descartar a los candidatos que se hayan postulado o concertar entrevistas con ellos.

Ve a Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico y crea todas las plantillas de correo electrónico que quieras haciendo clic en Añadir nueva plantilla. A continuación, pincha en Editar para modificar el asunto y el contenido del correo. Para personalizar las comunicaciones con los candidatos, puedes utilizar marcadores de posición y variables de género:

  • Marcadores de posición: al seleccionar una plantilla, los marcadores de posición (p. ej., el nombre y los apellidos del candidato o el puesto vacante) se rellenan automáticamente con los datos del candidato correspondiente.
  • Variable de género: si se ha definido el género del candidato en Personio, podrás aplicar automáticamente las distinciones de género en tus correos electrónicos. El género que se aplica por defecto es el masculino.

Attach documents to your email template as required, such as directions on how to get to your office. You can attach further documents when emailing candidates.

En este enlace encontrarás algunos ejemplos de plantillas de correo electrónico que te resultarán muy útiles.

settings-recruiting-e-mail_es.png

Remember that the gender is not yet stored in the Personio candidate profile when an application is first received. It is therefore best to use gender-neutral expressions in automatic acknowledgments of receipt.

Por último, puedes crear respuestas automáticas para cada categoría de reclutamiento a través de la pestaña Categorías. Para ello, haz clic en Editar y define si se enviará una confirmación de recibo automática para las candidaturas recibidas a través de la herramienta en línea y/o por correo electrónico. Selecciona una plantilla y un remitente, y comprueba que el remitente seleccionado tiene configurada una firma en Personio.

settings-recruiting-categories_es.png

 

 

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