Paso 3: Creación de entrevistas de reclutamiento

 

 

En este artículo abordaremos la programación y gestión de las entrevistas con los candidatos. Para ello debes configurar primero todos los tipos de entrevistas que necesitas. Además, podrás enviar invitaciones de calendario directamente desde tu cuenta a todos los candidatos que vayan a participar en la entrevista. Personio también te permite vincular el calendario de tu empresa con tu cuenta de Personio. Utiliza esta función para comparar la disponibilidad de los participantes y las diferentes salas al crear una entrevista y poder programar la entrevista correspondiente directamente desde Personio.

 

Creación de los tipos de entrevista

Al igual que con las fases de reclutamiento, Personio te permite crear todos los tipos de entrevistas que desees (entrevistas telefónicas, entrevistas personales, centro de evaluación, etc.). Para ello, solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Entrevistas > Tipos de entrevistas.
  2. Haz clic en plus-icon.png y crea todos los tipos de entrevistas que quieras que aparezcan en Personio.
  3. Para cambiar el orden en el que aparecen, pincha en EditarEncontrarás más información en el artículo Cómo configurar diferentes tipos de entrevistas.

settings-recruiting-interviews_es.png

 

Configuración de las invitaciones de calendario para los entrevistadores

Para determinar si los entrevistadores deben recibir una invitación por correo electrónico, además de ver la entrada correspondiente en su calendario de Personio, sigue la secuencia de pasos a continuación:

Nota: este ajuste no es necesario si has activado la integración del calendario mediante la API. No obstante, puede seguir siendo útil si, por ejemplo, trabajas con una agencia de contratación externa que no dispone de una dirección de correo electrónico que pertenezca al dominio de tu empresa (p. ej., juan@headhunter.com). En este caso, debes dejar activada esta casilla para poder enviar invitaciones de iCal a estos usuarios.

  1. Antes de nada, tendrás que exportar las entrevistas programadas a tu calendario a través de ICal.
  2. A continuación, ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Entrevista > Ajustes de la entrevista.
  3. Haz clic en Editar y determina si los empleados que participan en la entrevista también recibirán una invitación por correo electrónico a través de iCal.
  4. Ahora haz clic en Guardar.

Consejo: dado que las invitaciones a las entrevistas contienen datos personales, la entrevista aparecerá por defecto como no disponible en el calendario. Para que los entrevistadores puedan verla, el organizador de la entrevista deberá publicarla en su propio programa de correo electrónico.

 

Activación de la integración del calendario

Para optimizar los flujos de trabajo y evitar errores al programar entrevistas, te recomendamos que sincronices tu calendario de empresa con tu cuenta Personio utilizando Cronofy, nuestro proveedor de servicios.

Esto te permitirá:

  • utilizar la funcionalidad Encontrar hueco en el calendario para comprobar la disponibilidad de los participantes y las diferentes salas cuando programes entrevistas,
  • crear enlaces de videoconferencia para Zoom, Google Meet, MS Teams y GoToMeeting directamente en Personio, o
  • utilizar la funcionalidad Programación inteligente de entrevistas para ofrecer a los candidatos una selección de fechas y horas disponibles en el calendario.

Por el momento, Personio admite la integración de los calendarios de Google Apps, Microsoft Office 365 y Microsoft Exchange. Encontrarás más información en el artículo Integración del calendario de empresa.

Nota: La integración del calendario solo podrán configurarla los empleados con permisos de administrador de tu cuenta. Para ello necesitarás la colaboración del administrador del calendario de la empresa y de tu administrador informático.

 

Cómo crear una entrevista

Personio te permite programar entrevistas directamente con los candidatos que hayan resultado aptos para el puesto de trabajo ofertado. Para hacerlo, solo tienes que seguir estos pasos:

Create-Recruiting-Interview_es.gif

  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
  2. Accede a la candidatura que corresponda y haz clic en la pestaña Entrevistas.
  3. Selecciona Nueva entrevista y, a continuación, elige el tipo de entrevista.
    Más información en el artículo Cómo configurar diferentes tipos de entrevistas.
  4. Selecciona los participantes (los entrevistadores y el organizador de la entrevista). El organizador debe incluirse también como participante para que la entrevista aparezca en el calendario.

    Ten en cuenta que el organizador será la persona responsable de la entrevista aunque no tiene por qué participar necesariamente en ella. Cada participante deberá tener asignado un rol de reclutamiento para determinar los permisos de acceso que se le conceden al invitarle a la entrevista. Encontrarás más información en el artículo Paso 7: Definición de los roles de reclutamiento.

  5. Ahora selecciona la duración, la fecha y la hora de inicio, y opcionalmente la sala y el lugar donde se celebrará la entrevista. Para más información, consulta el artículo Cómo programar entrevistas sin usar una integración de calendario.

    Recuerda que si has activado la integración del calendario de empresa, podrás:
    ▶︎ Hacer clic en Encontrar hueco en el calendario y comprobar la disponibilidad de los participantes y las diferentes salas directamente en el calendario. Encontrarás más información en el artículo Programación de entrevistas con un calendario integrado.
    ▶︎ Crear un enlace de programación inteligente y enviarlo a los candidatos. Encontrarás más información en el artículo Programación inteligente de entrevistas.

  6. En Método de la entrevista, selecciona si la entrevista se llevará a cabo en persona, por teléfono o a través de un proveedor de videoconferencias integrado (Google Meet, Zoom, MS Teams o GoToMeeting). Más información en el artículo Configuración de videoconferencias para las entrevistas.
  7. Si ya has creado formularios de evaluación, podrás seleccionar uno de ellos en el menú desplegable y configurar un recordatorio para que los entrevistadores reciban notificaciones automáticas por correo electrónico para recordarles esta tarea. Encontrarás más información en el artículo Paso 4: Creación de formularios de evaluación.

 

Gestionar una entrevista

Enviar una invitación al candidato

Una vez creada la entrevista, puedes hacer clic en Enviar invitación al candidato para enviar toda la información necesaria al candidato, ya sea mediante una plantilla de correo electrónico o utilizando la función Copiar los detalles de la entrevista. De esta forma, la invitación creará automáticamente un evento en el calendario del candidato y el cuerpo del mensaje se mostrará en el evento. Encontrarás más información al respecto en el artículo Enviar mensajes de reclutamiento.

Ten en cuenta que dependiendo de la configuración del proveedor de correo electrónico del candidato, la respuesta del candidato a la invitación (aceptada o rechazada) se enviará a Personio y se reflejará en el resumen de la entrevista.

 

Estado y descripción general de la entrevista

La entrevista programada recibirá automáticamente un estado:

  • Programada (si la entrevista es en una fecha futura): todos los participantes de la entrevista recibirán una invitación por correo electrónico siempre que esta opción se haya activado siguiendo los pasos anteriores.
  • Completada (si la entrevista es en una fecha pasada): al día siguiente de la fecha programada, la entrevista aparecerá como Completada, a menos que se haya definido manualmente como Cancelada.
  • Cancelada: haz clic en Cancelar esta entrevista y su estado cambiará automáticamente a Cancelada.

El icono de la entrevista variará en función del método de entrevista seleccionado. La hora de la entrevista se basará en la zona horaria del organizador, que aparecerá indicada entre paréntesis. Una vez creada la entrevista, las salas y los empleados aparecerán con uno de los siguientes estados:

  • Asistirá
  • Rechazada
  • Quizás
  • Esperando respuesta

Recruiting-Video-Interview-Scheduled_es.png

 

Cancelar una entrevista

Para cancelar la entrevista, haz clic en Cancelar la entrevista.

Nota: todos los participantes recibirán la notificación de la cancelación por correo electrónico. Recuerda que el candidato no recibirá la notificación automática de la cancelación de la entrevista, por lo que deberás comunicárselo por correo electrónico.

 

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