Este es el paso 7 de 9 del módulo de implementación «Reclutamiento».

En este artículo te explicamos cómo configurar los distintos tipos de entrevista en Personio, cómo activar las invitaciones de calendario para los participantes internos a las entrevistas y cómo vincular el calendario de la empresa con tu cuenta de Personio.

¿Qué ventajas tiene?

Tipos de entrevista: los tipos de entrevista se utilizan para dar una mejor idea de en qué fase se encuentra el candidato e informar a los entrevistadores sobre qué tipo de entrevista tendrán.
Invitaciones de calendario para los participantes internos: si activas las invitaciones de calendario, te asegurarás de que los participantes internos reciban un correo electrónico de recordatorio con una invitación a la reunión a través del calendario de iCal una vez que se haya programado la entrevista.
Integración del calendario mediante API: si integras el calendario de la empresa con Personio a través de la API, podrás comprobar la disponibilidad de los participantes de las entrevistas y las salas de reuniones y crear enlaces a videollamadas directamente mientras estás programando una entrevista en Personio. Esto también te da la opción de enviar enlaces de programación inteligente a los candidatos para que puedan seleccionar la fecha y hora que prefieran de tu calendario.

Paso 1: Configurar los tipos de entrevista

Al igual que con las fases de reclutamiento, Personio te permite crear todos los tipos de entrevista que desees (entrevistas telefónicas, entrevistas personales, centros de evaluación, etc.). Para configurar los tipos de entrevista, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento.
Selecciona la pestaña Entrevistas. En Tipos de entrevista, indica el nombre del nuevo tipo de entrevista. Puedes crear todos los tipos de entrevista que desees haciendo clic en el icono del signo más .
Para cambiar el orden de clasificación de los tipos de entrevista, selecciona el tipo de entrevista que quieras mover a otra posición.
A continuación, haz clic en Editar junto a ese tipo de entrevista e inserta el número de orden que desees. Para terminar, pulsa en Guardar.

Paso 2: Configurar las invitaciones de calendario para los entrevistadores

Para determinar si los entrevistadores deben recibir una invitación por correo electrónico, además de ver la entrada correspondiente en su calendario de Personio, sigue la secuencia de pasos a continuación:

Nota
Este paso no es necesario si configuras una integración de calendario a través de la API. Sin embargo, si trabajas con una agencia de reclutamiento externa (que no disponga de una dirección de correo electrónico que pertenezca al dominio de tu empresa, como, por ejemplo, juan@headhunter.com) deberás activar la casilla de verificación para que se puedan enviar las invitaciones de iCal a estos usuarios.

1. Activa las invitaciones de iCal

Primero, ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento.
Selecciona la pestaña Entrevistas y, junto a Ajustes de entrevista, haz clic en Editar.
Desde aquí podrás definir si los empleados que participen en las entrevistas también deben recibir una invitación de calendario por correo electrónico. Esta invitación se enviará a través de iCal.
Ahora haz clic en Guardar.

Consejo
Debido a que las invitaciones para las entrevistas de los candidatos contienen los datos personales del candidato, la cita del calendario está, de forma predeterminada, configurada como no disponible y no se mostrará ninguna información adicional. El anfitrión de la entrevista deberá configurar la fecha y hora de la entrevista en su propia cuenta de correo electrónico como pública para que los entrevistadores puedan verla.

2. Integra el calendario externo de la empresa con Personio a través de iCal

Nota
Cada empleado debe realizar este paso individualmente.

Ve a Calendarios > Calendario de eventos y haz clic en Exportar.
A continuación, selecciona el tipo de calendario que deseas exportar y el Departamento.
Consejo: Para añadir entrevistas a tu calendario, selecciona Reclutamiento como tipo de calendario para exportar todas las entrevistas o Mi calendario para exportar solo las entrevistas en las que participas.
Haz clic en Generar enlace.
Haz clic en Copiar para copiar el enlace iCal generado y pegarlo después en tu calendario de empresa externo.

Encontrarás más información en el artículo Exportación de entrevistas a un calendario externo a través de iCal.

Paso 3 (opcional): Configurar una integración de calendario

Para optimizar los flujos de trabajo y evitar errores al programar entrevistas, te recomendamos que sincronices tu calendario de empresa con tu cuenta Personio utilizando Cronofy, nuestro proveedor de servicios.

Esto te permitirá:

utilizar la funcionalidad Encontrar hueco en el calendario para comprobar la disponibilidad de los participantes y las diferentes salas cuando programes entrevistas,
crear enlaces de videoconferencia para Zoom, Google Meeting, Microsoft Teams y GoToMeeting directamente en Personio o
utilizar la funcionalidad Programación inteligente de entrevistas para ofrecer a los candidatos una selección de fechas y horas disponibles en el calendario.

Por el momento, Personio admite la integración de los calendarios de Google Apps, Microsoft Office 365 y Microsoft Exchange. Encontrarás más información en el artículo Integración del calendario de empresa.

Nota:
La integración del calendario solo podrán configurarla los empleados con permisos de administrador de tu cuenta. Para ello, necesitarás la colaboración del administrador del calendario de la empresa o del departamento informático.

Gestionar las entrevistas

Consulta los siguientes artículos para conocer las distintas formas de crear y programar entrevistas:

Siguiente paso

¡Enhorabuena! 🎉
Estás listo para continuar y crear los formularios de evaluación de los candidatos a fin de diseñar un método de evaluación estandarizado para después de las entrevistas.

¿En qué podemos ayudarte?

Configurar tipos de entrevista e invitaciones (implementación)